06.02
hamzah manajemen
PRODUKKonsumen membeli produk karena mereka menyukai apa yang dapat dilakukan produk tersebut kepada mereka, baik secara fisik maupun emosional. Suatu produk harus mencakup ciri khas yang tepat dan menawarkan manfaat yang tepat. Ciri khas (feature) produk adalah kualitas, berwujud dan tidak berwujud, yang ditanamkan oleh perusahaan ke dalam produknya
Klasifikasi Produk-produk Konsumsi terbagi menjadi tiga kategori yang mencerminkan perilaku pembeli:
- Barang / jasa kenyamanan (convenience goods / services) adalah produk yang relatif tidak mahal yang dibeli dan dikonsumsi secara cepat dan teratur) contohnya susu, koran, restoran cepat saji.
- Barang / jasa belanja : Produk yang cukup mahal dan lebih jarang dibeli seperti televisi, mobil dan asuransi.
- Barang / jasa khusus, produk yang mahal dan jarang dibeli seperti gaun pengantin dan catering untuk resepsi pernikahan.
Klasifikasi Produk Industri
Terbagi dalam dua kategori yaitu barang biaya beban dan barang modal.
- Barang biaya beban adalah produk industri yang dibeli dan dikonsumsi secara cepat dan teratur dalam operasi sehari-hari misalnya barang industri yang langsung digunakan dalam proses produksi, bahan produksi pendukung, barang habis pakai.
- Barang modal adalah produk industri yang mahal, tahan lama dan jarang dibeli misalnya gedung kantor, pabrik, computer, jasa yang dibuat untuk komitmen jangka panjang misalnya jasa makanan karyawan, pemeliharaan gedung atau jasa hukum.
Bauran Produk adalah kelompok produk yang dibuat oleh suatu perusahaan agar tersedia untuk dijual. Misalnya PT. Sharp Indonesia membuat televisi, mesin cuci, home theater, kulkas, ac.
Lini Produk adalah sekelompok produk yang serupa yang ditujukan untuk sekelompok pembeli yang serupa yang akan menggunakan mereka dengan cara yang serupa, misalnya mobil BMW ada bermacam macam seri, HP Nokia bermacam-macam seri dan melayani berbagai segmen, dll.
Pengembangan lini produk bisa ke atas dan ke bawah, sedangkan bauran produk bisa melebar contohnya PT. Unilever
Mengembangkan produk baru, merupakan hal yang penting bagi kelangsungan hidup perusahaan atau merek. Pengembangan produk atau merek biasanya dilakukan oleh divisi R&D (riset dan pengembangan).
Tujuh Tahap Proses Pengembangan
1. Gagasan Produk : didapat dari konsumen, internal perusahaan, pesaing, badan penelitian dari luar perusahaan.
2. Penyaringan : usaha untuk menghilangkan seluruh gagasan yang tidak berhubungan dengan kemampuan, keahlian atau tujuan perusahaan.
3. Pengujian konsep dengan menggunakan riset pasar untuk mendapatkan input dari konsumen.
4. Analisis bisnis: perbandingan biaya dan manfaat untuk melihat apakan produk tersebut memenuhi tujuan profitabilitas minimum.
5. Pengembangan prototipe / sample
6. Pengujian produk dan uji pemasaran
7. Komersialisasi.
Daur Hidup Produk (Product Life Cycle = PLC)
Yaitu : serangkaian tahapan yang dilewati produk selama masa hidupnya untuk menghasilkan laba.
Empat Tahap PLC yaitu:
1. Perkenalan, Tahap perkenalan dimulai sewaktu produk mencapai pasar. Selama tahapan ini, tenaga-tenaga pemasaran berfokus pada usaha membuat konsumen potensial sadar akan keberadaan produk dan manfaat. Karenanya biaya promosi dan pengembangannya sangat besar, maka labanya belum terlihat. Contohnya Ize Pop – Sun Miguel, motor Bajaj, 3G - XL
2. Pertumbuhan. Jika produk baru menarik perhatian dan cukup memuaskan konsumen, penjualan mulai menanjak secara cepat. Selama tahapan ini, produk mulai memperlihatkan laba, pesaing juga mulai mengikuti, mengeluarkan produk versi mereka. Minuman bervitamin - You C 1000, Minuman Isotonik - Pocari Sweat
3. Dewasa. Pertumbuhan penjualan mulai melambat. Walaupun produknya menghasilkan laba tertinggi di awal tahap ini, meningkatnya persaingan dapat mengarah pada pemotongan harga dan laba yang lebih rendah. Pada akhir tahap ini, penjualan mulai jatuh. Contohnya Mie instant - Indomie, Air mineral - Aqua
4. Penurunan. Selama tahap akhir, penjualan dan laba terus jatuh. Produk-produk baru dalam tahap perkenalan mengambil alih penjualan. Perusahaan membuang atau mengurangi dukungan promosi, tetapi tetap membiarkan produk tersebut beredar untuk memberikan laba tambahan contohnya VCD Player, Kamera saku analog
Produk yang baru tahap perkenalan kemudian mati contohnya Nasi Instant - Tara Nasiku dari Unilever dikembangkan lagi oleh pesaingnya yaitu Nasi Instant dari Garuda Food, Chatz Mie, mie untuk anak muda.
Menyesuaikan Strategi Pemasaran selama Daur Hidup
Mengidentifikasi Produk melalui pemberian merek, pengemasan, pelabelan.
Pemberian Merek merupakan proses menggunakan simbol untuk mengkomunikasikan kualitas suatu produk tertentu yang dibuat oleh suatu produsen tertentu.
Jenis-jenis nama merek:
- Merek nasional : Produk bermerek yang diproduksi dan didistribusikan secara luas oleh produsen serta membawa nama produsen
- Merek lisensi : Penggunaan nama merek yang telah mapan dengan membeli hak dari organisasi atau individu yang memilikinya. Contohnya Disney jadi merek tas anak-anak, pakaian anak-anak.
- Merek Pribadi / Private label : Produk bermerek yang dikomisikan kepada pedagang grosir atau pengecer dari suatu produsen misalnya Hero Save, No1 Carrefour, Value Plus – Hypermart.
Pengemasan : Wadah fisik yang memuat produk yang akan dijual, diiklankan atau dilindungi.
Pengemasan berperan sebagai suatu iklan dalam toko yang dapat membuat produknya terlihat menarik, memamerkan nama merek, mengidentifikasi ciri dan manfaatnya, mengurangi resiko kerusakan, pecah, pembusukan, pencurian barang-barang kecil.
Pelabelan produk: Bagian dari pengemasan produk yang mengidentifikasikan nama, produsen dan isinya.
PENENTUAN HARGA
Penentuan harga adalah proses menentukan apa yang akan diterima suatu perusahaan dalam penjualan produknya.
Tujuan penetapan harga bermacam-macam antara lain:
1. Tujuan Memaksimalkan Laba : harga rendah – unit terjual banyak, harga tinggi – unit terjual sedikit, maka dicari harga optimal untuk memaksimalkan laba..
2. Tujuan Pangsa Pasar : harga rendah – rugi untuk mendapatkan pangsa pasar
3. Untuk menutup kerugian
Alat-alat penetapan harga:
1. Penetapan harga berorientasi biaya
2. Analisis titik impas (BEP = break even point)
1. Penetapan harga berorientasi biaya mempertimbangkan kebutuhan perusahaan untuk memperoleh laba dan kebutuhan untuk menutup biaya-biaya produksi.
Contoh : toko sepatu memberi harga pada sepatunya dengan cara menghitung biaya yang mencakup biaya pembelian sepatu, sewa toko, upah pegawai, listrik, telp, iklan, dll dan menetapkan laba yang diinginkan. Angka-angka ini bersama-sama membentuk mark-up. Misalnya biaya pembelian sepatu Rp. 100.000,- dan markup yang dapat diterima sebesar Rp. 40.000,- Jadi harga penjualanya sebesar Rp. 140.000,-. Markup biasanya ditentukan sebagai suatu persentase dari harga penjualan dan dihitung sebagai berikut:
Persentase markup =
=
Markup dapat dilihat juga sebagi persentase dari biaya. Markup Rp. 40.000,- merupakan 40% dari biaya Rp. 100.000,- untuk sepasang sepatu(Rp. 40.000,- / Rp. 100.000,- )
2. Analisis titik impas
Titik impas dalam unit =
Biaya tetap : biaya yang tidak dipengaruhi oleh kuantitas suatu produk yang diproduksi atau dijual misalnya biaya penerangan, upah pegawai, sewa toko, asuransi, dll
Biaya variabel yaitu biaya yang berubah sejalan dengan kuantitas suatu produk yang diproduksi atau dijual misalnya biaya pembelian produk, biaya pengiriman.
Titik impas sepatu = = 375 pasang sepatu
Jadi jika toko menjual kurang dari 375 pasang perbulan akan rugi, jika lebih akan merupakan keuntungan.
Strategi Penetapan Harga
1. Penetapan Harga Produk yang telah beredar memiliki tiga piilihan yaitu:
- Penetapan harga di atas harga pasar yang berlaku bagi produk-produk serupa.
- Penetapan harga di bawah harga pasar
- Penetapan harga pada atau di dekat harga pasar
Pemimpin harga (price leaders) yaitu perusahaan dominan yang menetapkan harga-harga produk yang diikuti oleh perusahaan-perusahaan lain.
2. Penetapan harga produk baru, ada dua macam kebijakan yaitu penetapan harga yang sangat tinggi ( penetapan harga mengapung / price skimming) atau penetapan harga yang sangat rendah ( penetapan harga penetrasi / penetration pricing).
Penetapan harga mengapung adalah menetapkan suatu harga tinggi di awal untuk mendukung biaya-biaya produk baru dan menghasilkan laba. Skimming berhasil dilakukan bila tenaga pemasaran dapat meyakinkan konsumen bahwa produknya sangat berbeda dari produk lain yang telah ada di pasaran contohnya: HP, kamera digital.
Penetapan harga penetrasi yaitu menetapkan suatu harga rendah di awal untuk mendukung suatu produk baru di pasar agar menarik minat konsumen dan mendorong pembelian percobaan dari suatu produk baru misalnya makanan, kue.
Taktik Penetapan Harga
1. Penetapan harga lini (Pricing Lining) yaitu menetapkan sejumlah harga terbatas untuk kategori tertentu, misalnya toko kaset menetapkan lima macam harga untuk lima jenis kaset misalnya Rp. 15.000, - Rp. 25.000,-
2. Penetapan harga psikologis yaitu taktik penetapan harga yang mengambil manfaat dari fakta bahwa konsumen tidak selalu menanggapi harga yang secara rasional tercantum. Salah satu jenis penetapan harga psikologis adalah penetapan harga ganjil-genap yaitu taktik penetapan harga yang didasarkan pada pengetahuan bahwa pelanggan memilih harga-harga yang tercantum dalam jumlah rupiah yang pas misalnya Rp. 19.900 daripada Rp. 20.000,-, Rp. 399.900 daripada Rp. 400.000,-
3. Pendiskonan yaitu pengurangan harga yang ditawarkan sebagai suatu intensif terhadap pembelian untuk meningkatkan penjualan.
SALURAN DISTRIBUSI
Bauran Distribusi yaitu kombinasi saluran-saluran distribusi untuk menyampaikan produk suatu perusahaan kepada pengguna akhir.
Perantara yaitu individual atau perusahaan yang membantu mendistribusikan suatu produk. Perantara ada dua macam yaitu pedagang grosir dan pengecer.
Pegadang grosir yaitu perantara yang menjaul produk ke bisnis lain untuk dijual kembali pada konsumen final.
Pengecer yaitu perantara yang menjual produknya langsung ke konsumen.
Keputusan perusahaan untuk menggunakan saluran distribusi tergantung pada
1. Target pasar perusahaan
2. Sifat dasar produk
3. Biaya pemeliharaan distribusi dan jaringan penjualan
Saluran distribusi adalah jaringan antar perusahaan yang dilalui suatu produk dari produsen ke pengguna akhir.
Strategi Distribusi
Strategi distribusi tergantung pada kelas produk dan tingkat keterpapasan pasar (market exposure) yang paling efektif dalam menyampaikan produk kepada jumlah pelanggan terbesar. Tujuannya adalah untuk menjadikan suatu produk dapat dicapai dalam jumlah lokasi yang cukup untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
Ada tiga macam strategi distribusi yaitu :
1. Distribusi Intensif yaitu strategi pendistribusian suatu produk melalui sebanyak mungkin saluran dan anggota saluran. Biasanya untuk barang-barang konsumsi biaya rendah dengan daya tarik yang luas contoh : permen dan majalah
2. Distribusi Eksklusif yaitu strategi yang digunakan suatu manufaktur untuk memberikan hak eksklusif untuk mendistribusikan atau menjual suatu produk kepada sejumlah grosir atau pengecer tertentu dalam wilayah geografis tertentu. Umumnya untuk produk bergengsi dengan biaya tinggi, misalnya mobil jaguar.
3. Distribusi selektif yaitu strategi perusahaan yang hanya menggunakan grosir dan pengecer yang memberikan perhatian khusus kepada produk tertentu. Biasanya peralatan dan perabotan rumah tangga seperti elektrolux.
Pedagangan Partai Besar : Pegadang Grosir dan Agen atau broker
Perdagangan Eceran : toko serba ada (departement store), pasar swalayan, minimarket, Hypermarket, toko, warung , Toko khusus (speciality store), Toko Diskon, Factory Outlet (adalah toko milik pabrikan yang menghindari grosir dan pengecer dengan menjual barang-barang dagangan langsung dari pabrik ke konsumen.)
Pengecer tanpa toko dan pengecer elektronis :
Direct – response retailing adalah pengecer tanpa toko yang menggunakan interaksi langsung dengan para pelanggan untuk menginformasikan tentang produk kepada mereka dan untuk menerima pesanan penjualan. Jenis eceran ini meliputi mail order / catalog marketing, Mail Marketing, Telemarketing, Direct selling (Tuppeware, Avon), Pemasaran melalui internet / website / blog misalnya toko buku Amazone, Bhineka.com.
Konflik saluran
Ketidaksepakatan di antara saluran anggota pemasaran terhadap sasaran dan peran siapa yang harus melakukan apa dan apa imbalannya.
Konflik horisontal terjadi di antara perusahaan pada tingkat saluran yang sama.
Konflik vertikal adalah konflik antara tingkat yang berbeda dari saluran yang sama.
Umumnya konflik terjadi karena masalah pelayanan, penetapan harga dan iklan atau menjual di luar wilayah yang sudah ditetapkan.
PROMOSI
Perusahaan menggunakan metode promosi untuk menyampaikan informasi tentang diri dan produknya kepada konsumen dan pembeli industri. Tujuannya untuk mempengaruhi keputusan belanja.
Promosi bertujuan untuk menyampaikan empat hal kepada calon pelanggan yaitu :
1. Membuat mereka sadar terhadap produk
2. Membuat mereka banyak mengetahui tentang produk
3. Membujuk mereka untuk menyukai produk
4. Membujuk mereka untuk membeli produk
Tujuan akhir dari promosi adalah untuk meningkatkan penjualan, menyampaikan informasi, memposisikan produk, menambah nilai dan mengontrol volume penjualan.
Strategi Promosi:
- Strategi tarik (Pull Strategy) adalah strategi promosi yang dirancang untuk langsung menarik pelanggan yang akan meminta suatu produk dari pengecer. Misalnya dengan iklan
- Strategi dorong (Push Strategy) adalah strategi promosi yang dirancang untuk mendorong grosir dan atau pengecer untuk memasarkan produk kepada konsumen, misalnya dengan memberikan bonus, diskon bertingkat.
Bauran promosi (Promotional Mix) adalah kombinasi alat-alat yang digunakan untuk mempromosikan suatu produk. Alat promosi ada 4 tipe yaitu pemasangan iklan, penjualan pribadi, promosi penjualan serta publisitas dan hubungan masyarakat. Kombinasi ini tergantung pada banyak faktor antara lain produk perusahaan, biaya alat-alat yang berbeda dan karakteristik target pasar.
Strategi periklanan yang digunakan untuk sebuah produk tergantung pada tahap mana produk tersebut berada dalam daur produk. Dalam tahap pengenalan, iklan informatif dapat membantu mengembangkan kesadaran para pembeli mengenai perusahaan dan produknya serta membantu meningkatkan permintaan akan produk tersebut.
Selama masa pertumbuhan dan dewasa, pemasar dapat memilih satu dari tiga pendekatan umum:
- Iklan persuasif (persuasive advertising) yaitu strategi periklanan yang mencoba mempengaruhi konsumen untuk membeli produk satu perusahaan daripada produk pesaingnya.
- Iklan perbandingan (comparative advertising) yaitu strategi periklanan yang secara langsung membandingkan dua produk atau lebih.
- Iklan pengingat (reminder advertising) adalah strategi periklanan untuk menjaga nama suatu produk dalam ingatan konsumen.
Media periklanan
Para pemasar harus mengetahui siapakah pelanggan mereka (STP), media apa yang digunakan, pesan apa yang akan menarik bagi mereka dan bagaimana mendapatkan perhatian dari mereka.
Media periklanan yang umum adalah koran, majalah, televisi, radio, direct mail (brosur), iklan luar ruangan (billboard, iklan di bus, taxi), internet, katalog, yellow pages, dll.
Bauran media adalah kombinasi media periklanan yang dipilih untuk membawa pesan mengenai sebuah produk.
Jenis-jenis iklan ada tiga kategori yaitu :
1. Iklan merek (brand advertising) mempromosikan sebuah merek tertentu, iklan produk yang mempromosikan barang atau jasa.
2. Iklan dukungan (advocacy advertising) adalah iklan yang mempromosikan suatu maksud, pandangan atau calon/kandidat.
3. Iklan institusi (institutional advertising) mempromosikan citra jangka panjang dari sebuah perusahaan.
Tipe promosi penjualan antara lain :
- Kupon diskon
- Titik pembelian (POP / Point of Purchase) yang terletak didekat kasir atau pintu masuk / pintu keluar.
- Sampel gratis (produk lain) dan hadiah (premium) misalnya berupa pena, mainan, kalender, dsb.
- Pameran dagang industri
- Lomba atau kontes
Jenis Promosi
ATL : Above the Line : iklan di TV, radio, media cetak, bilboard, dll dimana target audiencenya lebih masih massive
BTL : Below the line : consumer promotion / promosi langsung ke konsumen, hadiah bazzar, pameran dimana BTL mempunyai ruang lingkup audience yang lebih terbatas.
Wednesday, November 29, 2006
FUNGSI PEMASARAN
Pemasaran memiliki arti yang berbeda-beda:
1. Menurut Kotler, pemasaran adalah kegiatan manusia untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan melalui proses pertukaran.
2. Menurut Stanton, pemasaran meliputi seluruh sistem yang berhubungan dengan kegiatan untuk merencanakan dan menentukan harga, hingga mempromosikan dan mendistribusikan barang atau jasa yang dapat memuaskan kebutuhan pembeli, baik yang aktual maupun potensial.
3. Menurut Griffin dan Ebert, pemasaran adalah proses perencanaan dan pelaksanaan konsepsi, penetapan harga, promosi dan distribusi dari gagasan, barang dan jasa untuk menciptakan pertukaran yang memuaskan tujuan perseorangan atau organisasi.
4. Menurut American Marketing Asociation, pemasaran merupakan pelaksanaan kegiatan usaha niaga yang diarahkan pada arus aliran barang dan jasa dari produsen ke konsumen.
Konsep-konsep inti pemasaran
Kebutuhan
Konsep paling pokok yang melandasi pemasaran adalah kebutuhan manusia. Kebutuhan adalah suatu keadaan perasaan yang membutuhkan pemenuhan terhadap sesuatu seperti makanan, pakaian, perumahan, harga diri, rasa aman dan kasih sayang.
Keinginan
Konsep pokok kedua dalam pemasaran adalah yang menyangkut keinginan manusia, yaitu kebutuhan yang dibentuk oleh budaya dan pribadi seseorang.
Permintaan
Manusia memiliki kebutuhan dan keinginan yang tidak terbatas, namun sumber dayanya terbatas. Karena itu dengan keterbatasan su,ber daya yang ada, mereka memilih produk-produk yang menghasilkan kepuasan maksimal. Keinginan manusia akan menjadi permintaan bila didukung oleh daya beli. Jadi permintaan adalah kebutuhan/keinginan manusia yang didukung oleh daya beli.
Produk
Produk adalah sesuatu yang dapat ditawarkan kepada pasar untuk mendapat perhatian, untuk dimiliki, digunakan, ataupun dikonsumsi dalam rangka memenuhi kebutuhan atau keinginan. Produsen perlu mengetahui apa yang diinginkan konsumen untuk kemudian menyediakan produk yang sedekat mungkin dengan pemuasan keinginan tsb.
Dalam kaitannya dengan tingkat pemuasan keinginan, ada tiga tingkat pemuasan keinginan sebagai berikut:
A. Tidak ada Pemuasan keinginan
B. Pemenuhan Kepuasan Sebagian
C. Pemenuhan Lengkap
Pertukaran
Pemasaran terjadi apabila orang memutuskan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginannya melalui pertukaran. Pertukaran adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa yang diinginkan dari pihak lain dengan memberikan sesuatu sebagai gantinya.
Transaksi
Transaksi mengandaikan adanya nilai-nilai yang dipertukarkan diantara dua pihak. Transaksi melibatkan sedikitnya dua barang atau jasa yang bernilai, syarat-syarat yang disepakati, waktu kesepakatan dan tempat kesepakatan.
Pasar
Konsep transaksi mengarah pada konsep pasar. Pasar adalah himpunan pembeli nyata dan pembeli potensial atas suatu produk.
LINGKUNGAN PEMASARAN
Lingkungan Mikro: Berbagai kekuatan yang dekat dengan perusahaan yang mempengaruhi kemampuannya untuk melayani pelanggan yaitu perusahaan, pemasok, perusahaan saluran pemasaran, pasar pelanggan, pesaing dan masyarakat.
Lingkungan Makro : Kekuatan masyarakat lebih luas yang mempengaruhi seluruh lingkungan mikro : demografi, ekonomi, alam, teknologi, politik dan budaya.
Manajemen pemasaran adalah suatu analisis, perencanaan, implementasi dan pengendalian dari program-program yang dirancang untuk menciptakan, membangun dan mempertahankan pertukaran yang bermanfaat dengan pembeli untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.
Manajer Pemasaran
Manajer yang bertanggung jawab dalam perencanaan dan pelaksanaan seluruh kegiatan bauran pemasaran yang menghasilkan transfer barang atau jasa kepada konsumennya.
Rencana pemasaran
Strategi rinci dan terfokus untuk mengarahkan bauran pemasaran agar dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan konsumen.
Pesaing
Dalam lingkungan yang persaingannya ketat, tenaga pemasaran harus meyakinkan pembeli untuk membeli produk mereka bukan produk yang dijual penjual lain. Setiap program pemasaran mencari cara agar produknya terlihat paling menarik.
Ada tiga tipe persaingan yaitu:
- Persaingan Merek terjadi antara produk-produk yang serupa. Persaingan didasarkan pada persepsi pembeli mengenai manfaat produk yang ditawarkan perusahaan yang bersangkutan, misalnya Aqua, Ades, Vit, dll
- Produk substitusi, yaitu produk yang berbeda dari produk pesaing tetapi dapat mengisi kebutuhan yang sama. Misalnya minuman.Aqua, The Botol dan Coca Cola.
- Persaingan Internasional, yaitu pemasaran kompetitif dari produk-produk domestik terhadap produk luar negeri. Misalnya komputer Zyrex dengan HP / Acer, sepatu Cibaduyut dengan sepatu Nike, dll.
Suppliers / Pemasok
Pemasok menyediakan sumber daya yang diperlukan oleh perusahaan untuk menghasilkan barang dan jasa. Manajer pemsaran harus mengawasi ketersediaan pasokan – kekurangan atau penundaan pengiriman pasokan, pemogokan tenaga kerja dan peristiwa lain dapat mengurangi penjualan dalam jangka pendek dan merusak kepuasan pelanggan dalam jangka panjang. Manajer pemasaran juga memantau harga dari sumber pemasok utama mereka. Kenaikan harga pasok bisa memaksa perusahaan menaikan harga yang dapat menurunkan volume penjualan.
- Single Supplier / Pemasok Tunggal – monopoli
- Multi Suppliers
Marketing Channel / Perantara Pemasaran
Perantara pemasaran membantu perusahaan untuk mempromosikan, menjual dan mendistribusikan barang ke pembeli akhir. Perantara pemasaran meliputi penjual (pedagang besar, agen / pengecer), perusahaan distribusi fisik, agen jasa pemasaran (perusahaan riset pemasaran, agen periklanan, perusahaan media dan konsultan pemasaran) dan perantara keuangan (bank, perusahaan kredit, perusahaan asuransi)
Lingkungan Politik dan Hukum
Kegiatan-kegiatan politis, baik luar negeri maupun domestik, telah berpengaruh pada dunia usaha.
Lingkungan Sosial dan Budaya
Semakin banyak orang yang berkantor di rumah, jumlah keluarga dengan orang tua tunggal semakin meningkat, pilihan makanan dan kegiatan fisik / olah raga, mencerminkan semakin meningkatnya kepedulian terhadap gaya hidup sehat, kriminaltas yang semakin meningkat serta bertumbuhnya pemahaman atas keragaman budaya sehingga mendorong tenaga pemasaran untuk memperbaiki cara-cara mereka melakukan bisnis yaitu dengan cara mengembangkan dan mempromosikan produk-produk baru bagi konsumen maupun industri.
Lingkungan Teknologi
Teknologi-teknologi baru mempengaruhi pemasaran karena teknologi menciptakan barang dan jasa baru. Misalnya DVD, kamera digital, handphone, internet, cara belanja baru melalui internet.
Lingkungan Ekonomi
Kondisi ekonomi menentukan pola pengeluaran konsumen, dunia usaha dan pemerintahan. Kondisi ekonomi mempengaruhi setiap rencana pelaku pemasaran dalam penawaran produk, penetapan harga, dan strategi promosi. Variabel ekonomi yang diperhatikan antara lain inflasi, tingkat suku bunga, resesi dan pemulihan ekonomi.
BAURAN PEMASARAN
Bauran Pemasaran adalah gabungan strategi produk, penetapan harga, promosi dan distribusi yang digunakan untuk memasarkan produk. Disebut juga konsep 4 P yaitu Product, Price, Promotion and Place.
A. Produk
Produk adalah barang atau jasa yang bisa ditawarkan di pasar untuk mendapat perhatian, permintaan, pemakaian atau konsumsi yang dapat memenuhi keinginan atau kebutuhan konsumen.
Pembeli akan membeli produk kalau merasa cocok. Karena itu produk harus disesuaikan dengan keinginan maupun kebutuhan pembeli, agar pemasaran produk berhasil. Jadi pembuatan produk lebih baik diorientasikan pada keinginan pasar atau selera konsumen, misalnya dalam hal mutu, kemasan, dll. Karena itu tugas bagian pemasaran harus menyesuaikan kemampuan perusahaan dengan keinginan pasar (konsumen).
Diferensiasi produk adalah penciptaan suatu produk atau citra produk yang cukup berbeda dengan produk-produk yang telah beredar dengan maksud menarik konsumen.
B. Harga
Harga adalah sejumlah kompensasi (uang maupun barang) yang dibutuhkan untuk mendapatkan sejumlah kombinasi barang atau jasa. Saat ini harga masih merupakan komponen terpenting sebagai penentu dalam pengambilan keputusan untuk membeli suatu barang atau jasa.
Penentuan harga merupakan salah satu keputusan penting bagi manajemen perusahaan. Harga yang ditetapkan harus dapat menutup semua biaya yang telah dikeluarkan untuk produksi ditambah besarnya persentase laba yang diinginkan.
Strategi harga rendah dan strategi harga tinggi dapat efektif pada situasi yang berbeda. Harga rendah umumnya mengakibatkan volumen penjualan yang lebih besar. Harga tinggi biasanya membatasi ukuran pasar tetapi meningkatkan laba per unit. Harga tinggi dapat juga menarik konsumen mengisyaratkan bahwa produk memiliki kualitas yang sangat tinggi.
C. Promosi
Promosi merupakan kegiatan-kegiatan yang secara aktif dilakukan perusahaan untuk mendorong konsumen membeli produk yang ditawarkan..
Kegiatan dalam promosi antara lain periklanan, personal selling, promosi penjualan, pemasaran langsung, hubungan masyarakat dan publisitas.
Iklan adalah bentuk komunikasi bukan pribadi yang digunakan oleh sponsor tertentu untuk membujuk atau menginformasikan kepada konsumen atau calon konsumen mengenai suatu produk.
Penjualan pribadi (personal selling).
Banyak produk yang dipromosikan melalui penjualan pribadi atau penjualan dari satu orang ke orang yang lain misalnya asuransi, MLM, rumah. Barang-barang industri menerima banyak penjualan pribadi. Sewaktu perusahaan membeli dari perusahaan lain, para petugas pembelian dan orang lain yang memerlukan informasi teknis dan rinci biasanya meminta informasi ke wakil penjualan perusahaan penjual.
Promosi penjualan
Barang-barang yang relative murah seringkali dipasarkan melalui promosi penjualan yang melibatkan bujukan langsung seketika kepada pembeli. Premium (biasanya barang-barang gratisan), kupon, sisipan dalam paket semuanya adalah promosi penjualan yang dilakukan untuk membujuk konsumen supaya membeli produk.
Hubungan masyarakat
Hubungan masyarakat mencakup seluruh komunikasi yang ditujukan untuk membangun nama baik. Usaha itu berusaha membangun sikap yang menguntungkan terhadap organisasi dan produk-produknya. Publisitas mengacu ke usaha-usaha perusahaan berkomunikasi kepada masyarakat umum, biasanya melalui media massa. Publisitas tidak dibayar oleh perusahaan dan isi publisitas tidak dapat dikendalikan oleh perusahaan dan terkadang merugikan suatu bisnis.
D. Place / penempatan / distribusi.
Saluran distribusi adalah saluran yang digunakan oleh produsen untuk menyalurkan produk sampai ke konsumen atau berbagai aktivitas perusahaan yang mengupayakan agar produk sampai ke tangan konsumen.
Perusahaan harus membuat keputusan mengenai saluran yang akan digunakan mendistribusikan produk-produk mereka, misalnya menjualnya via pengecer, agen, took grosir maupun langsung ke konsumen.
Penentuan jumlah penyalur disesuaikan dengan sifat produk yang ditawarkan contoh barang kebutuhan sehari-hari membutuhkan banyak penyalur, agar mudah didapat oleh konsumen.
Bila jumlah penyalur terlau sedikit menyebabkan penyebaran produk kurang luas, tapi bila jumlah penyalur terlalu banyak mengakibatkan pemborosan waktu, perhatian dan biaya.
Menempatkan suatu produk ke outlet yang sesuai memerlukan sejumlah aktivitas distribusi yang berkaitan dengan cara penyampaian produk dari produsen ke konsumen. Misalnya pilihan transportasi, pergudangan, pengendalian persediaan.
SEGMENTASI PASAR
Tiga langkah dalam pemasaran terarah adalah
1. Segmentasi pasar (Segmenting)
2. Pentargetan Pasar (Targeting)
3. Pemosisian Pasar (Positioning)
Segmentasi Pasar adalah
Membagi pasar menjadi kelompok pembeli yang terbedakan dengan kebutuhan, karakteristik atau tingkah laku berbeda yang mungkin membutuhkan produk atau bauran pemasaran terpisah
Mentargetkan pasar
Proses mengevaluasi daya tarik setiap segmen pasar dan memilih satu atau beberapa segmen pasar untuk dimasuki.
Memposisikan pasar
Mengatur agar suatu produk menduduki tempat yang jelas, berbeda dan dikehendaki relatif terhadap produk pesaing di benak konsumen sasaran. Menetapkan pemosisian bersaing bagi produk dan bauran pemasaran yang terinci. Misalnya : Mobil Volvo mempunyai positioning kuat pada keamanan, BMW – mobil eksekutif muda, Mercy – mobil mewah untuk orang yang sudah mapan.
Mengidentifikasi Pangsa Pasar
Anggota pangsa pasar (market segment) harus memiliki beberapa sifat umum yang akan mempengaruhi keputusan pembelian mereka. Dalam mengidentifikasi pangsa pasar, dicari sejumlah pengaruh berbeda pada perilaku konsumen antara lain yaitu variabel geografis, demografis, psikografis dan variabel penggunaan produk.
Segmentasi geografis adalah membagi pasar menjadi beberapa unit secara geografis seperti negara, regional, negara bagian, daerah, kota atau kompleks perumahan. Contoh koran Jawa Pos
Segmentasi demografis adalah membagi pasar menjadi kelompok berdasarkan pada variabel seperti umur, jenis kelamin, ukuran keluaran, daur kehidupan keluarga, pendapatan, pekerjaan, pendidikan, agama, ras dan kebangsaan. Contoh majalah Hai, Gadis, Bobo, baju
Segmentasi Psikografis yaitu membagi pembeli menjadi kelompok berbeda berdasarkan pada karakteristik kelas sosial, gaya hidup, pendapat, minat atau kepribadian. Orang yang berada dalam kelompok demografis yang sama dapat mempunyai ciri psikografis berbeda. Contoh majalah Full Frame tentang fotografi, restoran.
Segmentasi Penggunaan Produk yaitu membagi pembeli berdasarkan pada cara-cara bagaimana konsumen menggunakan suatu produk, kesetiaan mereka terhadap merek tertentu dan alasan mereka membeli. Contoh produsen sepatu wanita, mengidentifikasikan ada tiga segmen: pemakai sepatu olah raga, casual, dan sepatu pesta.
Latihan: Buat STP dari Majalah Playboy Indonesia
RISET PASAR
Riset Pemasaran adalah
Fungsi yang menghubungkan pemasar dengan konsumen, pelanggan dan publik lewat informasi. Informasi tersebut dipergunakan untuk mengetahui dan menentukan peluang serta masalah pemasaran untuk menghasilkan, mempertajam dan mengevaluasi tindakan pemasaran, untuk memantau kinerja pemasaran dan memperbaiki pemahaman mengenai proses pemasaran.
Proses Riset
Ada lima tahap dasar dalam melaksanakan riset pasar:
1. Mempelajari situasi terakhir
2. Memilih metode riset
3. Mengumpulkan data.
Ada dua jenis data yaitu
- data primer : data yang dikembangkan dari riset yang baru dilakukan misalnya melalui observasi, survei langsung / survei lapangan, wawancara
- data sekunder : data yang telah tersedia sebagai hasil riset sebelumnya, misalnya riset pustaka, data dari biro statistik.
4. Menganalisa data. Data tidak berguna sampai data tersebut diorganisasikan menjadi informasi.
5. Mempersiapkan laporan. Laporan ini harus mencakup metodologi dan riset pada studi laporan. Laporan harus mengindentifikasi alternatif pemecahan masalah dan rekomendasi tindakan perbaikan.
Metode Riset
Empat metode dasar riset pasar adalah observasi (pengamatan), survei, kelompok fokus dan percobaan.
Observasi (Pengamatan) adalah tehnik riset pemasaran yang dilakukan dengan hanya melihat, mengamati dan mencatat perilaku konsumen dan situasi yang relevan.
Survei yaitu tehnik riset pemasaran dengan menggunakan kuesioner yang dikirimkan kepada perseorangan ataupun digunakan sebagai dasar wawancara.
Kelompok Fokus (FGD = Focus Group Discussion) adalah tehnik riset pemasaran dengan sekelompok individu yang berkumpul di satu tempat, mengemukakan suatu permasalahan dan diminta untuk membahasnya. Idealnya kelompok fokus terdiri dari 6 – 15 orang. FGD sering digunakan sebagai langkah awal riset.
Percobaan adalah tehnik riset pemasaran yang mencoba untuk membandingkan tanggapan individu yang sama atau serupa dalam situasi yang berbeda.
Pemasaran memiliki arti yang berbeda-beda:
1. Menurut Kotler, pemasaran adalah kegiatan manusia untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan melalui proses pertukaran.
2. Menurut Stanton, pemasaran meliputi seluruh sistem yang berhubungan dengan kegiatan untuk merencanakan dan menentukan harga, hingga mempromosikan dan mendistribusikan barang atau jasa yang dapat memuaskan kebutuhan pembeli, baik yang aktual maupun potensial.
3. Menurut Griffin dan Ebert, pemasaran adalah proses perencanaan dan pelaksanaan konsepsi, penetapan harga, promosi dan distribusi dari gagasan, barang dan jasa untuk menciptakan pertukaran yang memuaskan tujuan perseorangan atau organisasi.
4. Menurut American Marketing Asociation, pemasaran merupakan pelaksanaan kegiatan usaha niaga yang diarahkan pada arus aliran barang dan jasa dari produsen ke konsumen.
Konsep-konsep inti pemasaran
Kebutuhan
Konsep paling pokok yang melandasi pemasaran adalah kebutuhan manusia. Kebutuhan adalah suatu keadaan perasaan yang membutuhkan pemenuhan terhadap sesuatu seperti makanan, pakaian, perumahan, harga diri, rasa aman dan kasih sayang.
Keinginan
Konsep pokok kedua dalam pemasaran adalah yang menyangkut keinginan manusia, yaitu kebutuhan yang dibentuk oleh budaya dan pribadi seseorang.
Permintaan
Manusia memiliki kebutuhan dan keinginan yang tidak terbatas, namun sumber dayanya terbatas. Karena itu dengan keterbatasan su,ber daya yang ada, mereka memilih produk-produk yang menghasilkan kepuasan maksimal. Keinginan manusia akan menjadi permintaan bila didukung oleh daya beli. Jadi permintaan adalah kebutuhan/keinginan manusia yang didukung oleh daya beli.
Produk
Produk adalah sesuatu yang dapat ditawarkan kepada pasar untuk mendapat perhatian, untuk dimiliki, digunakan, ataupun dikonsumsi dalam rangka memenuhi kebutuhan atau keinginan. Produsen perlu mengetahui apa yang diinginkan konsumen untuk kemudian menyediakan produk yang sedekat mungkin dengan pemuasan keinginan tsb.
Dalam kaitannya dengan tingkat pemuasan keinginan, ada tiga tingkat pemuasan keinginan sebagai berikut:
A. Tidak ada Pemuasan keinginan
B. Pemenuhan Kepuasan Sebagian
C. Pemenuhan Lengkap
Pertukaran
Pemasaran terjadi apabila orang memutuskan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginannya melalui pertukaran. Pertukaran adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa yang diinginkan dari pihak lain dengan memberikan sesuatu sebagai gantinya.
Transaksi
Transaksi mengandaikan adanya nilai-nilai yang dipertukarkan diantara dua pihak. Transaksi melibatkan sedikitnya dua barang atau jasa yang bernilai, syarat-syarat yang disepakati, waktu kesepakatan dan tempat kesepakatan.
Pasar
Konsep transaksi mengarah pada konsep pasar. Pasar adalah himpunan pembeli nyata dan pembeli potensial atas suatu produk.
LINGKUNGAN PEMASARAN
Lingkungan Mikro: Berbagai kekuatan yang dekat dengan perusahaan yang mempengaruhi kemampuannya untuk melayani pelanggan yaitu perusahaan, pemasok, perusahaan saluran pemasaran, pasar pelanggan, pesaing dan masyarakat.
Lingkungan Makro : Kekuatan masyarakat lebih luas yang mempengaruhi seluruh lingkungan mikro : demografi, ekonomi, alam, teknologi, politik dan budaya.
Manajemen pemasaran adalah suatu analisis, perencanaan, implementasi dan pengendalian dari program-program yang dirancang untuk menciptakan, membangun dan mempertahankan pertukaran yang bermanfaat dengan pembeli untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.
Manajer Pemasaran
Manajer yang bertanggung jawab dalam perencanaan dan pelaksanaan seluruh kegiatan bauran pemasaran yang menghasilkan transfer barang atau jasa kepada konsumennya.
Rencana pemasaran
Strategi rinci dan terfokus untuk mengarahkan bauran pemasaran agar dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan konsumen.
Pesaing
Dalam lingkungan yang persaingannya ketat, tenaga pemasaran harus meyakinkan pembeli untuk membeli produk mereka bukan produk yang dijual penjual lain. Setiap program pemasaran mencari cara agar produknya terlihat paling menarik.
Ada tiga tipe persaingan yaitu:
- Persaingan Merek terjadi antara produk-produk yang serupa. Persaingan didasarkan pada persepsi pembeli mengenai manfaat produk yang ditawarkan perusahaan yang bersangkutan, misalnya Aqua, Ades, Vit, dll
- Produk substitusi, yaitu produk yang berbeda dari produk pesaing tetapi dapat mengisi kebutuhan yang sama. Misalnya minuman.Aqua, The Botol dan Coca Cola.
- Persaingan Internasional, yaitu pemasaran kompetitif dari produk-produk domestik terhadap produk luar negeri. Misalnya komputer Zyrex dengan HP / Acer, sepatu Cibaduyut dengan sepatu Nike, dll.
Suppliers / Pemasok
Pemasok menyediakan sumber daya yang diperlukan oleh perusahaan untuk menghasilkan barang dan jasa. Manajer pemsaran harus mengawasi ketersediaan pasokan – kekurangan atau penundaan pengiriman pasokan, pemogokan tenaga kerja dan peristiwa lain dapat mengurangi penjualan dalam jangka pendek dan merusak kepuasan pelanggan dalam jangka panjang. Manajer pemasaran juga memantau harga dari sumber pemasok utama mereka. Kenaikan harga pasok bisa memaksa perusahaan menaikan harga yang dapat menurunkan volume penjualan.
- Single Supplier / Pemasok Tunggal – monopoli
- Multi Suppliers
Marketing Channel / Perantara Pemasaran
Perantara pemasaran membantu perusahaan untuk mempromosikan, menjual dan mendistribusikan barang ke pembeli akhir. Perantara pemasaran meliputi penjual (pedagang besar, agen / pengecer), perusahaan distribusi fisik, agen jasa pemasaran (perusahaan riset pemasaran, agen periklanan, perusahaan media dan konsultan pemasaran) dan perantara keuangan (bank, perusahaan kredit, perusahaan asuransi)
Lingkungan Politik dan Hukum
Kegiatan-kegiatan politis, baik luar negeri maupun domestik, telah berpengaruh pada dunia usaha.
Lingkungan Sosial dan Budaya
Semakin banyak orang yang berkantor di rumah, jumlah keluarga dengan orang tua tunggal semakin meningkat, pilihan makanan dan kegiatan fisik / olah raga, mencerminkan semakin meningkatnya kepedulian terhadap gaya hidup sehat, kriminaltas yang semakin meningkat serta bertumbuhnya pemahaman atas keragaman budaya sehingga mendorong tenaga pemasaran untuk memperbaiki cara-cara mereka melakukan bisnis yaitu dengan cara mengembangkan dan mempromosikan produk-produk baru bagi konsumen maupun industri.
Lingkungan Teknologi
Teknologi-teknologi baru mempengaruhi pemasaran karena teknologi menciptakan barang dan jasa baru. Misalnya DVD, kamera digital, handphone, internet, cara belanja baru melalui internet.
Lingkungan Ekonomi
Kondisi ekonomi menentukan pola pengeluaran konsumen, dunia usaha dan pemerintahan. Kondisi ekonomi mempengaruhi setiap rencana pelaku pemasaran dalam penawaran produk, penetapan harga, dan strategi promosi. Variabel ekonomi yang diperhatikan antara lain inflasi, tingkat suku bunga, resesi dan pemulihan ekonomi.
BAURAN PEMASARAN
Bauran Pemasaran adalah gabungan strategi produk, penetapan harga, promosi dan distribusi yang digunakan untuk memasarkan produk. Disebut juga konsep 4 P yaitu Product, Price, Promotion and Place.
A. Produk
Produk adalah barang atau jasa yang bisa ditawarkan di pasar untuk mendapat perhatian, permintaan, pemakaian atau konsumsi yang dapat memenuhi keinginan atau kebutuhan konsumen.
Pembeli akan membeli produk kalau merasa cocok. Karena itu produk harus disesuaikan dengan keinginan maupun kebutuhan pembeli, agar pemasaran produk berhasil. Jadi pembuatan produk lebih baik diorientasikan pada keinginan pasar atau selera konsumen, misalnya dalam hal mutu, kemasan, dll. Karena itu tugas bagian pemasaran harus menyesuaikan kemampuan perusahaan dengan keinginan pasar (konsumen).
Diferensiasi produk adalah penciptaan suatu produk atau citra produk yang cukup berbeda dengan produk-produk yang telah beredar dengan maksud menarik konsumen.
B. Harga
Harga adalah sejumlah kompensasi (uang maupun barang) yang dibutuhkan untuk mendapatkan sejumlah kombinasi barang atau jasa. Saat ini harga masih merupakan komponen terpenting sebagai penentu dalam pengambilan keputusan untuk membeli suatu barang atau jasa.
Penentuan harga merupakan salah satu keputusan penting bagi manajemen perusahaan. Harga yang ditetapkan harus dapat menutup semua biaya yang telah dikeluarkan untuk produksi ditambah besarnya persentase laba yang diinginkan.
Strategi harga rendah dan strategi harga tinggi dapat efektif pada situasi yang berbeda. Harga rendah umumnya mengakibatkan volumen penjualan yang lebih besar. Harga tinggi biasanya membatasi ukuran pasar tetapi meningkatkan laba per unit. Harga tinggi dapat juga menarik konsumen mengisyaratkan bahwa produk memiliki kualitas yang sangat tinggi.
C. Promosi
Promosi merupakan kegiatan-kegiatan yang secara aktif dilakukan perusahaan untuk mendorong konsumen membeli produk yang ditawarkan..
Kegiatan dalam promosi antara lain periklanan, personal selling, promosi penjualan, pemasaran langsung, hubungan masyarakat dan publisitas.
Iklan adalah bentuk komunikasi bukan pribadi yang digunakan oleh sponsor tertentu untuk membujuk atau menginformasikan kepada konsumen atau calon konsumen mengenai suatu produk.
Penjualan pribadi (personal selling).
Banyak produk yang dipromosikan melalui penjualan pribadi atau penjualan dari satu orang ke orang yang lain misalnya asuransi, MLM, rumah. Barang-barang industri menerima banyak penjualan pribadi. Sewaktu perusahaan membeli dari perusahaan lain, para petugas pembelian dan orang lain yang memerlukan informasi teknis dan rinci biasanya meminta informasi ke wakil penjualan perusahaan penjual.
Promosi penjualan
Barang-barang yang relative murah seringkali dipasarkan melalui promosi penjualan yang melibatkan bujukan langsung seketika kepada pembeli. Premium (biasanya barang-barang gratisan), kupon, sisipan dalam paket semuanya adalah promosi penjualan yang dilakukan untuk membujuk konsumen supaya membeli produk.
Hubungan masyarakat
Hubungan masyarakat mencakup seluruh komunikasi yang ditujukan untuk membangun nama baik. Usaha itu berusaha membangun sikap yang menguntungkan terhadap organisasi dan produk-produknya. Publisitas mengacu ke usaha-usaha perusahaan berkomunikasi kepada masyarakat umum, biasanya melalui media massa. Publisitas tidak dibayar oleh perusahaan dan isi publisitas tidak dapat dikendalikan oleh perusahaan dan terkadang merugikan suatu bisnis.
D. Place / penempatan / distribusi.
Saluran distribusi adalah saluran yang digunakan oleh produsen untuk menyalurkan produk sampai ke konsumen atau berbagai aktivitas perusahaan yang mengupayakan agar produk sampai ke tangan konsumen.
Perusahaan harus membuat keputusan mengenai saluran yang akan digunakan mendistribusikan produk-produk mereka, misalnya menjualnya via pengecer, agen, took grosir maupun langsung ke konsumen.
Penentuan jumlah penyalur disesuaikan dengan sifat produk yang ditawarkan contoh barang kebutuhan sehari-hari membutuhkan banyak penyalur, agar mudah didapat oleh konsumen.
Bila jumlah penyalur terlau sedikit menyebabkan penyebaran produk kurang luas, tapi bila jumlah penyalur terlalu banyak mengakibatkan pemborosan waktu, perhatian dan biaya.
Menempatkan suatu produk ke outlet yang sesuai memerlukan sejumlah aktivitas distribusi yang berkaitan dengan cara penyampaian produk dari produsen ke konsumen. Misalnya pilihan transportasi, pergudangan, pengendalian persediaan.
SEGMENTASI PASAR
Tiga langkah dalam pemasaran terarah adalah
1. Segmentasi pasar (Segmenting)
2. Pentargetan Pasar (Targeting)
3. Pemosisian Pasar (Positioning)
Segmentasi Pasar adalah
Membagi pasar menjadi kelompok pembeli yang terbedakan dengan kebutuhan, karakteristik atau tingkah laku berbeda yang mungkin membutuhkan produk atau bauran pemasaran terpisah
Mentargetkan pasar
Proses mengevaluasi daya tarik setiap segmen pasar dan memilih satu atau beberapa segmen pasar untuk dimasuki.
Memposisikan pasar
Mengatur agar suatu produk menduduki tempat yang jelas, berbeda dan dikehendaki relatif terhadap produk pesaing di benak konsumen sasaran. Menetapkan pemosisian bersaing bagi produk dan bauran pemasaran yang terinci. Misalnya : Mobil Volvo mempunyai positioning kuat pada keamanan, BMW – mobil eksekutif muda, Mercy – mobil mewah untuk orang yang sudah mapan.
Mengidentifikasi Pangsa Pasar
Anggota pangsa pasar (market segment) harus memiliki beberapa sifat umum yang akan mempengaruhi keputusan pembelian mereka. Dalam mengidentifikasi pangsa pasar, dicari sejumlah pengaruh berbeda pada perilaku konsumen antara lain yaitu variabel geografis, demografis, psikografis dan variabel penggunaan produk.
Segmentasi geografis adalah membagi pasar menjadi beberapa unit secara geografis seperti negara, regional, negara bagian, daerah, kota atau kompleks perumahan. Contoh koran Jawa Pos
Segmentasi demografis adalah membagi pasar menjadi kelompok berdasarkan pada variabel seperti umur, jenis kelamin, ukuran keluaran, daur kehidupan keluarga, pendapatan, pekerjaan, pendidikan, agama, ras dan kebangsaan. Contoh majalah Hai, Gadis, Bobo, baju
Segmentasi Psikografis yaitu membagi pembeli menjadi kelompok berbeda berdasarkan pada karakteristik kelas sosial, gaya hidup, pendapat, minat atau kepribadian. Orang yang berada dalam kelompok demografis yang sama dapat mempunyai ciri psikografis berbeda. Contoh majalah Full Frame tentang fotografi, restoran.
Segmentasi Penggunaan Produk yaitu membagi pembeli berdasarkan pada cara-cara bagaimana konsumen menggunakan suatu produk, kesetiaan mereka terhadap merek tertentu dan alasan mereka membeli. Contoh produsen sepatu wanita, mengidentifikasikan ada tiga segmen: pemakai sepatu olah raga, casual, dan sepatu pesta.
Latihan: Buat STP dari Majalah Playboy Indonesia
RISET PASAR
Riset Pemasaran adalah
Fungsi yang menghubungkan pemasar dengan konsumen, pelanggan dan publik lewat informasi. Informasi tersebut dipergunakan untuk mengetahui dan menentukan peluang serta masalah pemasaran untuk menghasilkan, mempertajam dan mengevaluasi tindakan pemasaran, untuk memantau kinerja pemasaran dan memperbaiki pemahaman mengenai proses pemasaran.
Proses Riset
Ada lima tahap dasar dalam melaksanakan riset pasar:
1. Mempelajari situasi terakhir
2. Memilih metode riset
3. Mengumpulkan data.
Ada dua jenis data yaitu
- data primer : data yang dikembangkan dari riset yang baru dilakukan misalnya melalui observasi, survei langsung / survei lapangan, wawancara
- data sekunder : data yang telah tersedia sebagai hasil riset sebelumnya, misalnya riset pustaka, data dari biro statistik.
4. Menganalisa data. Data tidak berguna sampai data tersebut diorganisasikan menjadi informasi.
5. Mempersiapkan laporan. Laporan ini harus mencakup metodologi dan riset pada studi laporan. Laporan harus mengindentifikasi alternatif pemecahan masalah dan rekomendasi tindakan perbaikan.
Metode Riset
Empat metode dasar riset pasar adalah observasi (pengamatan), survei, kelompok fokus dan percobaan.
Observasi (Pengamatan) adalah tehnik riset pemasaran yang dilakukan dengan hanya melihat, mengamati dan mencatat perilaku konsumen dan situasi yang relevan.
Survei yaitu tehnik riset pemasaran dengan menggunakan kuesioner yang dikirimkan kepada perseorangan ataupun digunakan sebagai dasar wawancara.
Kelompok Fokus (FGD = Focus Group Discussion) adalah tehnik riset pemasaran dengan sekelompok individu yang berkumpul di satu tempat, mengemukakan suatu permasalahan dan diminta untuk membahasnya. Idealnya kelompok fokus terdiri dari 6 – 15 orang. FGD sering digunakan sebagai langkah awal riset.
Percobaan adalah tehnik riset pemasaran yang mencoba untuk membandingkan tanggapan individu yang sama atau serupa dalam situasi yang berbeda.
MANAJEMEN PRODUKSI
Produksi adalah
- suatu kegiatan atau proses yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output).
- kegiatan yang menghasilkan barang, baik barang jadi, setengah jadi, barang industri, suku cadang maupun komponen-komponen penunjang.
- kegiatan yang berhubungan dengan usaha penciptaan dan penambahan kegunaan suatu barang atau jasa.
Utilitas / Kegunaan (Utility) adalah kemampuan suatu produk untuk memuaskan keinginan manusia (konsumen).
Terdapat empat jenis utilitas berbasis produksi:
1. Utilitas waktu : perusahaan membuat produk tersedia sewaktu konsumen menginginkannnya. Misalnya hiasan pohon natal di waktu natal
2. Utilitas tempat: Produk-produk tersedia di tempat yang sesuai bagi konsumen
3. Utilitas kepemilikan : Dengan membuat suatu produk tersedia bagi konsumen untuk dimiliki dan digunakan.
4. Utilitas bentuk : Dengan mengubah bahan mentah menjadi barang jadi, produksi menyebabkan produk-produk menjadi tersedia.
Proses Operasi / Produksi adalah serangkaian metode dan teknologi yang digunakan dalam memproduksi barang atau jasa.
Jenis produksi dapat diklasifikasikan menurut perbedaan dalam proses-proses operasinya. Barang-barang produk berdasarkan apakah proses operasinya mengkombinasikan sumber daya atau dipecah menjadi beberapa bagian komponen. Kita dapat menjabarkan jasa berdasarkan tingkat kontak dengan pelanggan yang dibutuhkan.
Proses Pabrikasi Barang : Proses Analitis vs Sintetis
Seluruh proses pabrikan dapat diklasifikasikan berdasarkan sifat analitis atau sintetis dari proses transformasi.
• Proses analitis: proses produksi yang menguraikan sumber-sumber daya menjadi komponen untuk menciptakan produk-produk jadi.
• Produksi sintetis : proses produksi yang mengkombinasikan bahan-bahan mentah untuk memproduksi suatu barang jadi.
Proses jasa : Tingkat kontak dengan pelanggan
Satu cara mengklasifikasikan jasa adalah menanyakan apakah suatu jasa tertentu dapat diberikan tanpa pelanggan menjadi bagian dalam sistem produksi.
• Proses kontak tinggi: Tingkat kontak antara jasa dengan konsumen dimana konsumen menerima jasa sebagai bagian dari sistem. Misalnya jasa transportasi.
• Proses kontak rendah: tingkat kontak antara jasa dengan konsumen dimana konsumen tidak perlu menjadi bagian dari sistem dalam menerima jasa. Misalnya penyetoran giro di bank, nasabah tidak mengikuti proses perbankannya.
Proses Produksi dapat ditinjaui dari dua segi yaitu:
1. Kelangsungan Hidup
a. Produksi terus-menerus (Continuous Production)
Produksi terus menerus dilakukan sebagai proses untuk mengubah bentuk barang-barang. Dalam proses produksi ini, walaupun terjadi perubahan model, susunan dan fungsi alat-alat mesin yang dipakai tidak berubah. Misalnya penggergajian kayu mengubah balok menjadi papan, karet menjadi ban atau pun proses perakitan mobil, walaupun terjadi perubahan bentuk tetapi tidak mengubah susunan dan fungsi alat-alat mesin. Proses produksi ini menghasilkan produk yang standar (massal).
b. Produksi yang terputus-putus (Intermitten Production)
Proses produksi tidak terus menerus atau operasi seringkali terhenti guna mengubah alat-alat, pengaturan kembali alat-alat dan penyesuaian yang terus menerus diadakan sesuai dengan tuntutan produk yang akan dihasilkan. Proses produksi ini dilakukan berdasarkan pesanan yang sesuai dengan keperluan pemesan.
2. Teknik
a. Proses ekstraktif : suatu proses pengambilan langsung dari alam seperti kayu, perikanan, pertambangan.
b. Analitis : Proses memisahkan bahan-bahan seperti minyak mentah menjadi minyak bersih.
c. Proses Pengubahan: Proses perubahan bentuk seperti alat-alat rumah tangga.
d. Proses Sintetis: Proses mencampur dengan unsur-unsur lain seperti bahan-bahan kimia
Manajemen Operasi / Produksi
- pengarahan dan pengendalian suatu proses secara sistematis untuk mengubah sumber daya menjadi barang atau jasa.
- Merupakan kegiatan untuk mengatur dan mengkoordinasi penggunaan sumber-sumber daya berupa sumber daya manusia, sumber daya alat dan sumber daya dana serta bahan secara efektif dan efisien untuk menciptakan dan menambah kegunaan suatu barang atau jasa.
Perkembangan manajemen produksi didorong oleh beberapa faktor antara lain:
1. Adanya pembagian kerja dan spesialisasi
Pembagian kerja memungkinkan dicapainya tingkat dan kualitas produksi yang lebih baik bila disertai pengelolaan yang baik. Pekerjaan yang semula terkonsentrasi pada satu pihak dapat dibagikan untuk ditangani oleh pihak-pihak lain sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik pada waktu yang telah ditentukan.
Spesialisasi kerja memungkinkan peningkatan keahlian seseorang sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan dalam waktu lebih singkat dengan kualitas yang lebih baik. Sehingga hal ini akan mengurangi biaya produksi dan mencapai tingkat produksi yang lebih tinggi.
2. Revolusi Industri
Revolusi industri merupakan penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin dan merupakan proses yang berkaitan dengan berbagai permasalahan sosial ekonomi, budaya dan politik.
3. Perkembangan alat dan teknologi yang mencakup penggunaan komputer, penggunaan robot serta otomatisasi mesin dan alat perkantoran.
4. Perkembangan ilmu dan metode kerja yang mencakup metode ilmiah, hubungan antar manusia dan model keputusan.
Penggunaan metode ilmiah dalam mengkaji pekerjaan memungkinkan ditemukannya metode kerja terbaik dengan pendekatan sebagai berikut:
- Pengamatan (observasi) atas metode kerja yang berlaku.
- Pengamatan terhadap metode kerja yang lebih baik melalui pengukuran dan analisis ilmiah.
- Pelatihan pekerja dengan metode baru
- Pemanfaatan umpan balik dan pengelolaan atas proses kerja.
Pengambilan keputusan dalam Manajemen Produksi
Dalam mengatur dan mengkoordinasi penggunaan sumber-sumber daya, manajer produksi perlu membuat keputusan-keputusan yang berhubungan dengan upaya-upaya untuk mencapai tujuan, agar barang dan jasa yang dihasilkan sesuai dan tepat seperti yang diharapkan yaitu tepat mutu (kualitas), tepat jumlah (kuantitas) dan tepat waktu dengan biaya yang rendah.
Ditinjau dari kondisi keputusan yang harus diambil, terdapat empat macam pengambilan keputusan yaitu:
1. Pengambilan keputusan atas peristiwa yang pasti (certainty).
2. Pengambilan keputusan atas peristiwa yang mengandung resiko.
3. Pengambilan keputusan atas peristiwa yang tidak pasti (uncertainty).
4. Pengambilan keputusan atas peristiwa yang timbul karena pertentangan dengan keadaan lain.
Bidang produksi mempunyai lima tanggung jawab keputusan utama yaitu:
1. Proses
Keputusan-keputusan dalam kategori ini menentukan proses fisik atau fasilitas yang digunakan untuk untuk memproduksi barang atau jasa. Keputusan mencakup jenis peralatan dan teknologi, arus proses, tata letak (lay out) peralatan dan seluruh aspek fisik pabrik atau fasilitas jasa pelayanan.
2. Kapasitas
Keputusan kapasitas dimaksudkan untuk menentukan besarnya kapasitas yang tepat dan penyediaan waktu yang tepat. Kapasitas jangka panjang ditentukan oleh besarnya fasilitas fisik yang dibangun. Dalam jangka pendek kapasitas kadang-kadang diperbesar dengan mengadakan sub-kontrak kepada pihak luar atau penambahan regu (shift) atau menyewa ruangan / peralatan tambahan.
3. Persediaan
Manajer persediaan membuat keputusan-keputusan dalam bidang produksi, menyangkut apa yang dipesan, berapa banyak pemesanan, serta kapan pemesanan dilakukan.
4. Tenaga kerja
Dalam manajemen produksi, penentuan dan pengelolaan tenaga kerja atau sumber daya manusia menempati posisi sangat penting. Proses produksi tidak mungkin berlangsung tanpa tenaga kerja yang menggarap kegiatan untuk menghasilkan produk, baik berupa barang atau jasa. Keputusan tentang tenaga kerja mencakup seleksi, penggajian, pelatihan, penempatan, penyelian atau supervisi.
5. Mutu / kualitas.
Fungsi produksi ditandai dengan penekanan tanggung jawab yang lebih besar terhadap mutu barang atau jasa yang dihasilkan. Mutu merupakan tanggung jawab produksi yang penting dan harus didukung oleh organisasi secara keseluruhan.
Perencanaan Operasi
Rencana dan Ramalan Bisnis
Keseluruhan rencana dan ramalan bisnis dikembangkan oleh top manajemen dan menjadi panduan perencanaan operasi. Rencana bisnis memuat garis besar tujuan dan sasaran perusahaan, termasuk barang dan jasa tertentu yang akan ditawarkan pada tahun-tahun mendatang. Selain rencana bisnis, para manajer juga membuat rencana jangka panjang melalui ramalan atau forecast terhadap permintaan di masa mendatang baik untuk produk baru maupun untuk produk yang sudah ada. Rencana jangka panjang mencakup periode 2-5 tahun dan memerinci jumlah pabrik atau fasilitas jasa, tenaga kerja, permesinan, fasilitas transportasi, gudang atau penyimpanan yang akan diperlukan untuk memenuhi permintaan.
Perencanaan Kapasitas
Kapasitas adalah jumlah suatu produk yang dapat diproduksi suatu perusahaan pada kondisi kerja normal.
Perencanaan kapasitas berarti menjamin bahwa suatu kapasitas perusahaan sedikit melebihi permintaan normal akan produk-produknya. Jika kapasitas terlalu kecil untuk memenuhi permintaan, perusahaan harus merencanakan alternatif-alternatif lain untuk memenuhi permintaan misalnya outsourching, sub-contract, dll. Jika kapasitas terlalu besar perlu dicarikan alternatif penyelesaiannya. Misalnya pengurangan karyawan, menerima sub-contract, dsb.
Perencanaan lokasi
Lokasi suatu pabrik mempengaruhi biaya produksi dan flexibilitasnya, maka lokasi harus direncanakan dengan cermat.
Para manajer harus mempertimbangkan banyak faktor dalam perencanaan lokasi fasilitasnya antara lain
- daya tarik lokasi yang dipengaruhi oleh kedekatan lokasi dengan bahan mentah dan pasar / konsumen
- ketersediaan tenaga kerja, energi, biaya transportasi
- peraturan pemerintah, pajak lokal dan kondisi kehidupan masyarakat
Perencanaan Tata ruang
Tata ruang menentukan apakah suatu perusahaan dapat cepat tanggap dan efisien terhadap permintaan konsumen atau untuk dapat menyamai kecepatan produksi pesaing.
Perencanaan Tata Ruang untuk memproduksi barang direncanakan dalam tiga jenis ruang yang berbeda yaitu :
- Fasilitas produktif : bengkel kerja dan peralatan untuk mengubah bahan-bahan mentah
- Fasilitas non-produktif : daerah penyimpanan dan pemeliharaan
- Fasilitas pendukung : kantor, kamar kecil, area parkir, dsb.
Pada fasilitas produktif terdapat alternatif pilihan yaitu
- Tata Ruang Proses : Pengaturan kegiatan produksi yang mengelompokkan peralatan dan orang-orangnya berdasarkan fungsinya. Misalnya Bengkel mesin, toko kue, binatu
- Tata Ruang Selular : Pengaturan kegiatan produksi yang dirancang untuk memindahkan satu keluarga produk melalui alur yang sejenis.
Keuntungannya: Karena produk yang serupa membutuhkan lebih sedikit penyesuaian peralatan, waktu persiapan peralatan lebih singkat, jarak antar alur lebih dekat sehingga penanganan bahan prduksi dan waktu transit menjadi lebih efisien, persediaan barang dalam proses lebih sedikit dan administrasinya menjadi lebih sederhana karena alur bahan produksi menjadi lebih teratur.
Kerugiannya adalah penggandaan peralatan.
- Tata Ruang Produk : Pengaturan kegiatan produksi yang dirancang untuk memindahkan sumber daya melalui serangkaian tahap yang lancar dan tetap. Peralatan dan manusianya dipersiapkan untuk memproduksi hanya satu jenis barang dan diatur sesuai dengan kebutuhan produksi. Tata ruang produk efisien untuk memproduksi produk dalam jumlah besar dan biasanya menggunakan lini perakitan atau assembly line yaitu suatu produk setengah jadi yang bergerak dari satu tahap ke tahap berikutnya melalui pabrik dengan menggunakan ban berjalan atau peralatan lain sampai barang tersebut jadi. Contoh pabrik mobil, pabrik motor, pabrik elektronik.
Perencanaan Kualitas
Setiap rencana operasi yang lengkap harus memastikan bahwa barang-barang diproduksi untuk memenuhi standar kualitas perusahaan. Kualitas ditingkatkan melalui perbaikan metode kerja secara terus menerus. Pengawasan dilakukan pada setiap tahap produksi dari awal sampai akhir, dari bahan mentah sampai barang jadi. Program perbaikan kualitas bertujuan mengurangi pemborosan dan meningkatkan kemampuan produksi.
Perencanaan Metode
Dalam merancang sistem operasi, para manajer harus secara jelas mengidentifikasi setiap tahap produksi dan metode spesifik untuk melaksanakannya. Deskripsi rinci dari suatu prosedur biasanya dijabarkan dengan menggunakan diagram yang disebut flow chat proses. Diagram tersebut mengidentifikasi serangkaian kegiatan produksi, pergerakan bahan produksi dan pekerjaan yang dilaksanakan pada setiap tahap sewaktu produk menempuh produksi. Alur inilah yang dapat dianalisa untuk menentukan adanya aktivitas pemborosan, sumber-sumber keterlambatan dalam alur produksi dan inefisien lainnya. Tahap akhir adalah menerapkan perbaikan-perbaikan tersebut.
Penjadwalan Operasi
Apabila rencana telah mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan dan merinci maksud dari penggunaannya untuk mencapai tujuan suatu perusahaan, para manajer harus mengembangkan daftar jam (time table) untuk mendapatkan sumber daya. Aspek operasi ini disebut penjadwalan.
Penjadwalan terjadi pada berbagai tingkat. Pertama, suatu tingkat puncak atau jadwal produksi induk (master production schedule) yaitu jadwal yang memperlihatkan produk mana yang akan diproduksi, kapan produksi akan dimulai dan sumber daya apa yang akan digunakan selama periode waktu yang sudah ditentukan.
Pengendalian Operasi
Pengendalian operasi membutuhkan manajer produksi untuk memonitor kinerja produksi dengan cara membandingkan hasil dengan rencana. Jika jadwal atau standar kualitas tidak sesuai maka diperlukan tindakan korektif. Tindak lanjut (follow up) pemeriksaan untuk memastikan bahwa keputusan produksi telah dilaksanakan adalah merupakan hal yang penting dan harus terus menerus dilakukan dalam pengendalian operasi.
Pengendalian operasi meliputi dua bidang yaitu manajemen bahan produksi dan pengendalian proses produksi.
Manajemen Bahan Produksi
Manajemen bahan produksi meliputi perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian alur bahan produksi.
Lima bidang utama dalam manajemen bahan produksi adalah:
- Transportasi: mencakup alat-alat transportasi sumber daya ke perusahaan dan barang jadi ke pembeli
- Pergudangan baik bahan mentah, bahan pendukung, bahan setengah jadi maupun barang jadi.
- Pembelian (purchasing) adalah perolehan seluruh bahan produksi dan jasa yang diperlukan suatu perusahaan untuk memproduksi produk-produknya.
- Seleksi Pemasok (supplier selection) yaitu menemukan dan menentukan pemasok mana yang dipilih untuk membeli kebutuhan jasa dan bahan produksi.
- Pengendalian persediaan (inventory control) termasuk penerimaan, penyimpanan, penanganan, serta penghitungan seluruh bahan mentah, barang setengah jadi maupun barang jadi. Hal ini untuk memastikan bahwa persediaan bahan produksi cukup tersedia untuk memenuhi jadwal produksi. Salah satu caranya dengan menetapkan batas minimum persediaan dengan memperhatikan minimum order dan jangka waktu pengiriman barang sampai ke pabrik dari tanggal pemesanan.
Alat untuk pengendalian Operasi
Sejumlah alat (tool) yang membantu manajer dalam mengendalikan operasi adalah pelatihan pekerja, just in time production systems, dan pengendalian mutu.
Pelatihan pekerja
Kepuasan pelanggan sangat berkaitan dengan karyawan yang memberikan layanannya. Pekerja jasa dilatih dan dimotivasi dalam sikap dan perilaku yang berorientasi kepada pelanggan.
Just in time (JIT) production system adalah metode produksi yang mengumpulkan keseluruhan bahan dan komponen yang diperlukan di setiap tahap produksi pada waktu yang tepat saat mereka dibutuhkan untuk setiap tahap produksi. Tujuan JIT adalah untuk meminimalkan kelebihan biaya persediaan, mengurangi sampai hampir tidak ada barang yang berada dalam tahap pemrosesan.
Material Requirment Planning (MRP) yaitu metode pengendalian produksi yang menggunakan bill of material untuk menjamin bahwa jumlah bahan yang tepat telah dikirim ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat.
Bill of material adalah alat pengendali produksi yang menspesifikasikan bahan-bahan kandungan yang penting dari suatu produk (bahan-bahan mentah dan komponen), pesanan yang harus digabungkan dan seberapa banyak yang dibutuhkan untuk membuat satu batch.
Manufacturing Resource Planning (MRP II) adalah versi lanjutan dari MRP yang mengumpulkan seluruh bagian dari organisasi ke dalam kegiatan produksi perusahaan.
Pengendalian Mutu / Kualitas (Quality Control)
Adalah manajemen dari proses produksi yang dirancang untuk manufaktur barang atau menyediakan jasa yang sesuai dengan standar kualitas tertentu.
Dengan memonitor produk dan jasa, perusahaan dapat mendeteksi kesalahan dan membuat koreksinya.
Pengendaliaan mutu ini harus dimulai dari tahap awal yaitu dari bahan mentah, proses produksi, sampai barang jadi.
Untuk mengelola kualitas, perusahaan ada yang menggunakan cara Manajemen Kualitas Total atau Total Quality Management (TQM) yaitu jumlah seluruh kegiatan yang diperlukan untuk menempatkan kualitas barang dan jasa ke dalam tempat pasar.
Alat yang sering digunakan dalam manajemen kualitas total adalah
- analisa nilai tambah
- kontrol proses statistik
- studi kualitas / biaya
- tim gugus kendali mutu
- benchmarking
Produksi adalah
- suatu kegiatan atau proses yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output).
- kegiatan yang menghasilkan barang, baik barang jadi, setengah jadi, barang industri, suku cadang maupun komponen-komponen penunjang.
- kegiatan yang berhubungan dengan usaha penciptaan dan penambahan kegunaan suatu barang atau jasa.
Utilitas / Kegunaan (Utility) adalah kemampuan suatu produk untuk memuaskan keinginan manusia (konsumen).
Terdapat empat jenis utilitas berbasis produksi:
1. Utilitas waktu : perusahaan membuat produk tersedia sewaktu konsumen menginginkannnya. Misalnya hiasan pohon natal di waktu natal
2. Utilitas tempat: Produk-produk tersedia di tempat yang sesuai bagi konsumen
3. Utilitas kepemilikan : Dengan membuat suatu produk tersedia bagi konsumen untuk dimiliki dan digunakan.
4. Utilitas bentuk : Dengan mengubah bahan mentah menjadi barang jadi, produksi menyebabkan produk-produk menjadi tersedia.
Proses Operasi / Produksi adalah serangkaian metode dan teknologi yang digunakan dalam memproduksi barang atau jasa.
Jenis produksi dapat diklasifikasikan menurut perbedaan dalam proses-proses operasinya. Barang-barang produk berdasarkan apakah proses operasinya mengkombinasikan sumber daya atau dipecah menjadi beberapa bagian komponen. Kita dapat menjabarkan jasa berdasarkan tingkat kontak dengan pelanggan yang dibutuhkan.
Proses Pabrikasi Barang : Proses Analitis vs Sintetis
Seluruh proses pabrikan dapat diklasifikasikan berdasarkan sifat analitis atau sintetis dari proses transformasi.
• Proses analitis: proses produksi yang menguraikan sumber-sumber daya menjadi komponen untuk menciptakan produk-produk jadi.
• Produksi sintetis : proses produksi yang mengkombinasikan bahan-bahan mentah untuk memproduksi suatu barang jadi.
Proses jasa : Tingkat kontak dengan pelanggan
Satu cara mengklasifikasikan jasa adalah menanyakan apakah suatu jasa tertentu dapat diberikan tanpa pelanggan menjadi bagian dalam sistem produksi.
• Proses kontak tinggi: Tingkat kontak antara jasa dengan konsumen dimana konsumen menerima jasa sebagai bagian dari sistem. Misalnya jasa transportasi.
• Proses kontak rendah: tingkat kontak antara jasa dengan konsumen dimana konsumen tidak perlu menjadi bagian dari sistem dalam menerima jasa. Misalnya penyetoran giro di bank, nasabah tidak mengikuti proses perbankannya.
Proses Produksi dapat ditinjaui dari dua segi yaitu:
1. Kelangsungan Hidup
a. Produksi terus-menerus (Continuous Production)
Produksi terus menerus dilakukan sebagai proses untuk mengubah bentuk barang-barang. Dalam proses produksi ini, walaupun terjadi perubahan model, susunan dan fungsi alat-alat mesin yang dipakai tidak berubah. Misalnya penggergajian kayu mengubah balok menjadi papan, karet menjadi ban atau pun proses perakitan mobil, walaupun terjadi perubahan bentuk tetapi tidak mengubah susunan dan fungsi alat-alat mesin. Proses produksi ini menghasilkan produk yang standar (massal).
b. Produksi yang terputus-putus (Intermitten Production)
Proses produksi tidak terus menerus atau operasi seringkali terhenti guna mengubah alat-alat, pengaturan kembali alat-alat dan penyesuaian yang terus menerus diadakan sesuai dengan tuntutan produk yang akan dihasilkan. Proses produksi ini dilakukan berdasarkan pesanan yang sesuai dengan keperluan pemesan.
2. Teknik
a. Proses ekstraktif : suatu proses pengambilan langsung dari alam seperti kayu, perikanan, pertambangan.
b. Analitis : Proses memisahkan bahan-bahan seperti minyak mentah menjadi minyak bersih.
c. Proses Pengubahan: Proses perubahan bentuk seperti alat-alat rumah tangga.
d. Proses Sintetis: Proses mencampur dengan unsur-unsur lain seperti bahan-bahan kimia
Manajemen Operasi / Produksi
- pengarahan dan pengendalian suatu proses secara sistematis untuk mengubah sumber daya menjadi barang atau jasa.
- Merupakan kegiatan untuk mengatur dan mengkoordinasi penggunaan sumber-sumber daya berupa sumber daya manusia, sumber daya alat dan sumber daya dana serta bahan secara efektif dan efisien untuk menciptakan dan menambah kegunaan suatu barang atau jasa.
Perkembangan manajemen produksi didorong oleh beberapa faktor antara lain:
1. Adanya pembagian kerja dan spesialisasi
Pembagian kerja memungkinkan dicapainya tingkat dan kualitas produksi yang lebih baik bila disertai pengelolaan yang baik. Pekerjaan yang semula terkonsentrasi pada satu pihak dapat dibagikan untuk ditangani oleh pihak-pihak lain sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik pada waktu yang telah ditentukan.
Spesialisasi kerja memungkinkan peningkatan keahlian seseorang sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan dalam waktu lebih singkat dengan kualitas yang lebih baik. Sehingga hal ini akan mengurangi biaya produksi dan mencapai tingkat produksi yang lebih tinggi.
2. Revolusi Industri
Revolusi industri merupakan penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin dan merupakan proses yang berkaitan dengan berbagai permasalahan sosial ekonomi, budaya dan politik.
3. Perkembangan alat dan teknologi yang mencakup penggunaan komputer, penggunaan robot serta otomatisasi mesin dan alat perkantoran.
4. Perkembangan ilmu dan metode kerja yang mencakup metode ilmiah, hubungan antar manusia dan model keputusan.
Penggunaan metode ilmiah dalam mengkaji pekerjaan memungkinkan ditemukannya metode kerja terbaik dengan pendekatan sebagai berikut:
- Pengamatan (observasi) atas metode kerja yang berlaku.
- Pengamatan terhadap metode kerja yang lebih baik melalui pengukuran dan analisis ilmiah.
- Pelatihan pekerja dengan metode baru
- Pemanfaatan umpan balik dan pengelolaan atas proses kerja.
Pengambilan keputusan dalam Manajemen Produksi
Dalam mengatur dan mengkoordinasi penggunaan sumber-sumber daya, manajer produksi perlu membuat keputusan-keputusan yang berhubungan dengan upaya-upaya untuk mencapai tujuan, agar barang dan jasa yang dihasilkan sesuai dan tepat seperti yang diharapkan yaitu tepat mutu (kualitas), tepat jumlah (kuantitas) dan tepat waktu dengan biaya yang rendah.
Ditinjau dari kondisi keputusan yang harus diambil, terdapat empat macam pengambilan keputusan yaitu:
1. Pengambilan keputusan atas peristiwa yang pasti (certainty).
2. Pengambilan keputusan atas peristiwa yang mengandung resiko.
3. Pengambilan keputusan atas peristiwa yang tidak pasti (uncertainty).
4. Pengambilan keputusan atas peristiwa yang timbul karena pertentangan dengan keadaan lain.
Bidang produksi mempunyai lima tanggung jawab keputusan utama yaitu:
1. Proses
Keputusan-keputusan dalam kategori ini menentukan proses fisik atau fasilitas yang digunakan untuk untuk memproduksi barang atau jasa. Keputusan mencakup jenis peralatan dan teknologi, arus proses, tata letak (lay out) peralatan dan seluruh aspek fisik pabrik atau fasilitas jasa pelayanan.
2. Kapasitas
Keputusan kapasitas dimaksudkan untuk menentukan besarnya kapasitas yang tepat dan penyediaan waktu yang tepat. Kapasitas jangka panjang ditentukan oleh besarnya fasilitas fisik yang dibangun. Dalam jangka pendek kapasitas kadang-kadang diperbesar dengan mengadakan sub-kontrak kepada pihak luar atau penambahan regu (shift) atau menyewa ruangan / peralatan tambahan.
3. Persediaan
Manajer persediaan membuat keputusan-keputusan dalam bidang produksi, menyangkut apa yang dipesan, berapa banyak pemesanan, serta kapan pemesanan dilakukan.
4. Tenaga kerja
Dalam manajemen produksi, penentuan dan pengelolaan tenaga kerja atau sumber daya manusia menempati posisi sangat penting. Proses produksi tidak mungkin berlangsung tanpa tenaga kerja yang menggarap kegiatan untuk menghasilkan produk, baik berupa barang atau jasa. Keputusan tentang tenaga kerja mencakup seleksi, penggajian, pelatihan, penempatan, penyelian atau supervisi.
5. Mutu / kualitas.
Fungsi produksi ditandai dengan penekanan tanggung jawab yang lebih besar terhadap mutu barang atau jasa yang dihasilkan. Mutu merupakan tanggung jawab produksi yang penting dan harus didukung oleh organisasi secara keseluruhan.
Perencanaan Operasi
Rencana dan Ramalan Bisnis
Keseluruhan rencana dan ramalan bisnis dikembangkan oleh top manajemen dan menjadi panduan perencanaan operasi. Rencana bisnis memuat garis besar tujuan dan sasaran perusahaan, termasuk barang dan jasa tertentu yang akan ditawarkan pada tahun-tahun mendatang. Selain rencana bisnis, para manajer juga membuat rencana jangka panjang melalui ramalan atau forecast terhadap permintaan di masa mendatang baik untuk produk baru maupun untuk produk yang sudah ada. Rencana jangka panjang mencakup periode 2-5 tahun dan memerinci jumlah pabrik atau fasilitas jasa, tenaga kerja, permesinan, fasilitas transportasi, gudang atau penyimpanan yang akan diperlukan untuk memenuhi permintaan.
Perencanaan Kapasitas
Kapasitas adalah jumlah suatu produk yang dapat diproduksi suatu perusahaan pada kondisi kerja normal.
Perencanaan kapasitas berarti menjamin bahwa suatu kapasitas perusahaan sedikit melebihi permintaan normal akan produk-produknya. Jika kapasitas terlalu kecil untuk memenuhi permintaan, perusahaan harus merencanakan alternatif-alternatif lain untuk memenuhi permintaan misalnya outsourching, sub-contract, dll. Jika kapasitas terlalu besar perlu dicarikan alternatif penyelesaiannya. Misalnya pengurangan karyawan, menerima sub-contract, dsb.
Perencanaan lokasi
Lokasi suatu pabrik mempengaruhi biaya produksi dan flexibilitasnya, maka lokasi harus direncanakan dengan cermat.
Para manajer harus mempertimbangkan banyak faktor dalam perencanaan lokasi fasilitasnya antara lain
- daya tarik lokasi yang dipengaruhi oleh kedekatan lokasi dengan bahan mentah dan pasar / konsumen
- ketersediaan tenaga kerja, energi, biaya transportasi
- peraturan pemerintah, pajak lokal dan kondisi kehidupan masyarakat
Perencanaan Tata ruang
Tata ruang menentukan apakah suatu perusahaan dapat cepat tanggap dan efisien terhadap permintaan konsumen atau untuk dapat menyamai kecepatan produksi pesaing.
Perencanaan Tata Ruang untuk memproduksi barang direncanakan dalam tiga jenis ruang yang berbeda yaitu :
- Fasilitas produktif : bengkel kerja dan peralatan untuk mengubah bahan-bahan mentah
- Fasilitas non-produktif : daerah penyimpanan dan pemeliharaan
- Fasilitas pendukung : kantor, kamar kecil, area parkir, dsb.
Pada fasilitas produktif terdapat alternatif pilihan yaitu
- Tata Ruang Proses : Pengaturan kegiatan produksi yang mengelompokkan peralatan dan orang-orangnya berdasarkan fungsinya. Misalnya Bengkel mesin, toko kue, binatu
- Tata Ruang Selular : Pengaturan kegiatan produksi yang dirancang untuk memindahkan satu keluarga produk melalui alur yang sejenis.
Keuntungannya: Karena produk yang serupa membutuhkan lebih sedikit penyesuaian peralatan, waktu persiapan peralatan lebih singkat, jarak antar alur lebih dekat sehingga penanganan bahan prduksi dan waktu transit menjadi lebih efisien, persediaan barang dalam proses lebih sedikit dan administrasinya menjadi lebih sederhana karena alur bahan produksi menjadi lebih teratur.
Kerugiannya adalah penggandaan peralatan.
- Tata Ruang Produk : Pengaturan kegiatan produksi yang dirancang untuk memindahkan sumber daya melalui serangkaian tahap yang lancar dan tetap. Peralatan dan manusianya dipersiapkan untuk memproduksi hanya satu jenis barang dan diatur sesuai dengan kebutuhan produksi. Tata ruang produk efisien untuk memproduksi produk dalam jumlah besar dan biasanya menggunakan lini perakitan atau assembly line yaitu suatu produk setengah jadi yang bergerak dari satu tahap ke tahap berikutnya melalui pabrik dengan menggunakan ban berjalan atau peralatan lain sampai barang tersebut jadi. Contoh pabrik mobil, pabrik motor, pabrik elektronik.
Perencanaan Kualitas
Setiap rencana operasi yang lengkap harus memastikan bahwa barang-barang diproduksi untuk memenuhi standar kualitas perusahaan. Kualitas ditingkatkan melalui perbaikan metode kerja secara terus menerus. Pengawasan dilakukan pada setiap tahap produksi dari awal sampai akhir, dari bahan mentah sampai barang jadi. Program perbaikan kualitas bertujuan mengurangi pemborosan dan meningkatkan kemampuan produksi.
Perencanaan Metode
Dalam merancang sistem operasi, para manajer harus secara jelas mengidentifikasi setiap tahap produksi dan metode spesifik untuk melaksanakannya. Deskripsi rinci dari suatu prosedur biasanya dijabarkan dengan menggunakan diagram yang disebut flow chat proses. Diagram tersebut mengidentifikasi serangkaian kegiatan produksi, pergerakan bahan produksi dan pekerjaan yang dilaksanakan pada setiap tahap sewaktu produk menempuh produksi. Alur inilah yang dapat dianalisa untuk menentukan adanya aktivitas pemborosan, sumber-sumber keterlambatan dalam alur produksi dan inefisien lainnya. Tahap akhir adalah menerapkan perbaikan-perbaikan tersebut.
Penjadwalan Operasi
Apabila rencana telah mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan dan merinci maksud dari penggunaannya untuk mencapai tujuan suatu perusahaan, para manajer harus mengembangkan daftar jam (time table) untuk mendapatkan sumber daya. Aspek operasi ini disebut penjadwalan.
Penjadwalan terjadi pada berbagai tingkat. Pertama, suatu tingkat puncak atau jadwal produksi induk (master production schedule) yaitu jadwal yang memperlihatkan produk mana yang akan diproduksi, kapan produksi akan dimulai dan sumber daya apa yang akan digunakan selama periode waktu yang sudah ditentukan.
Pengendalian Operasi
Pengendalian operasi membutuhkan manajer produksi untuk memonitor kinerja produksi dengan cara membandingkan hasil dengan rencana. Jika jadwal atau standar kualitas tidak sesuai maka diperlukan tindakan korektif. Tindak lanjut (follow up) pemeriksaan untuk memastikan bahwa keputusan produksi telah dilaksanakan adalah merupakan hal yang penting dan harus terus menerus dilakukan dalam pengendalian operasi.
Pengendalian operasi meliputi dua bidang yaitu manajemen bahan produksi dan pengendalian proses produksi.
Manajemen Bahan Produksi
Manajemen bahan produksi meliputi perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian alur bahan produksi.
Lima bidang utama dalam manajemen bahan produksi adalah:
- Transportasi: mencakup alat-alat transportasi sumber daya ke perusahaan dan barang jadi ke pembeli
- Pergudangan baik bahan mentah, bahan pendukung, bahan setengah jadi maupun barang jadi.
- Pembelian (purchasing) adalah perolehan seluruh bahan produksi dan jasa yang diperlukan suatu perusahaan untuk memproduksi produk-produknya.
- Seleksi Pemasok (supplier selection) yaitu menemukan dan menentukan pemasok mana yang dipilih untuk membeli kebutuhan jasa dan bahan produksi.
- Pengendalian persediaan (inventory control) termasuk penerimaan, penyimpanan, penanganan, serta penghitungan seluruh bahan mentah, barang setengah jadi maupun barang jadi. Hal ini untuk memastikan bahwa persediaan bahan produksi cukup tersedia untuk memenuhi jadwal produksi. Salah satu caranya dengan menetapkan batas minimum persediaan dengan memperhatikan minimum order dan jangka waktu pengiriman barang sampai ke pabrik dari tanggal pemesanan.
Alat untuk pengendalian Operasi
Sejumlah alat (tool) yang membantu manajer dalam mengendalikan operasi adalah pelatihan pekerja, just in time production systems, dan pengendalian mutu.
Pelatihan pekerja
Kepuasan pelanggan sangat berkaitan dengan karyawan yang memberikan layanannya. Pekerja jasa dilatih dan dimotivasi dalam sikap dan perilaku yang berorientasi kepada pelanggan.
Just in time (JIT) production system adalah metode produksi yang mengumpulkan keseluruhan bahan dan komponen yang diperlukan di setiap tahap produksi pada waktu yang tepat saat mereka dibutuhkan untuk setiap tahap produksi. Tujuan JIT adalah untuk meminimalkan kelebihan biaya persediaan, mengurangi sampai hampir tidak ada barang yang berada dalam tahap pemrosesan.
Material Requirment Planning (MRP) yaitu metode pengendalian produksi yang menggunakan bill of material untuk menjamin bahwa jumlah bahan yang tepat telah dikirim ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat.
Bill of material adalah alat pengendali produksi yang menspesifikasikan bahan-bahan kandungan yang penting dari suatu produk (bahan-bahan mentah dan komponen), pesanan yang harus digabungkan dan seberapa banyak yang dibutuhkan untuk membuat satu batch.
Manufacturing Resource Planning (MRP II) adalah versi lanjutan dari MRP yang mengumpulkan seluruh bagian dari organisasi ke dalam kegiatan produksi perusahaan.
Pengendalian Mutu / Kualitas (Quality Control)
Adalah manajemen dari proses produksi yang dirancang untuk manufaktur barang atau menyediakan jasa yang sesuai dengan standar kualitas tertentu.
Dengan memonitor produk dan jasa, perusahaan dapat mendeteksi kesalahan dan membuat koreksinya.
Pengendaliaan mutu ini harus dimulai dari tahap awal yaitu dari bahan mentah, proses produksi, sampai barang jadi.
Untuk mengelola kualitas, perusahaan ada yang menggunakan cara Manajemen Kualitas Total atau Total Quality Management (TQM) yaitu jumlah seluruh kegiatan yang diperlukan untuk menempatkan kualitas barang dan jasa ke dalam tempat pasar.
Alat yang sering digunakan dalam manajemen kualitas total adalah
- analisa nilai tambah
- kontrol proses statistik
- studi kualitas / biaya
- tim gugus kendali mutu
- benchmarking
Manajemen SDM
A. Lingkup fungsi SDM
Manajemen sumber daya manusia
- serangkaian aktivitas organisasi yang diarahkan ke usaha menarik, mengembangkan dan mempertahankan angkatan kerja yang efektif.
- merupakan suatu proses menganalisis dan mengelola kebutuhan organisasi terhadap sumber daya manusia sehingga dapat menjamin tercapainya sasaran strategis perusahaan.
Fungsi-fungsi SDM
1. Perencanaan sumber daya manusia
yaitu peramalan secara sistematis terhadap permintaan dan penawaran tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang
2. Rekrutmen
yaitu proses pencarian dan penarikan calon tenaga kerja yang mampu
3. Seleksi
yaitu serangkaian kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau ditolak.
4. Orientasi
memperkenalkan karyawan baru pada peranan atau kedudukan mereka dalam organisasi dan pada karyawan lain.
5. Latihan dan Pengembangan
Latihan bertujuan untuk memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan tehnik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin.
Pengembangan bertujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan kepribadian.
6. Pemeliharaan
Merupakan fungsi personalia yang berkaitan dengan pemberian kompensasi, hubungan perburuhan, pelayanan karyawan, program kesehatan dan keselamatan kerja.
7. Pemberhentian
Pemberhentian dan pemutusan hubungan kerja bisa terjadi karena karyawan mengundurkan diri, pensiun, tidak mampu / produktif, dipecat atau dikeluarkan.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan organisasi agar mempunyai tenaga kerja yang tetap produktif dan mempunyai moril tinggi antara lain:
a. Analisis dan desain pekerjaan
Analisa pekerjaan (job analysis) adalah
- Suatu analisa sitematis terhadap pekerjaan-pekerjaan di dalam suatu organisasi.
- Suatu pekerjaan adalah organisasi dari satuan kerja. Suatu pekerjaan terdiri dari sekumpulan tugas, kewajiban, penugasan dan tanggung jawab.
Analisa pekerjaan terdiri dari dua bagian yaitu:
1. Deskripsi pekerjaan (job description) merincikan tugas-tugas suatu pekerjaan, lingkungan kerja, serta alat, bahan dan perlengkapan yang digunakan dalam melakukan pekerjaan tersebut.
2. Spesifikasi pekerjaan (job spesification) merincikan ketrampilan, kemampuan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Analisis pekerjaan dibuat agar dapat :
- Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan
- Menentukan persyaratan-persyaratan untuk mengukur prestasi karyawan dan sistem penilaian kinerja yang berkaitan dengan pekerjaan
- Menetapkan tingkat kompensasi yang adil.
- Mengidentifikasi bahaya-bahaya yang potensial bagi keselamatan kerja karyawan
- Mengidenifikasi informasi dasar tentang prosedir operasional.
- Menjelaskan batas-batas wewenang dan tanggung jawab.
- Menyediakan data yang diperlukan untuk mengembangkan sistem klasifikasi pekerjaan.
b. Uraian Pekerjaan
adalah dekripsi tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh seorang dalam kaitannya dengan pekerjaan tertentu, misalnya:
- Nama pekerjaan
- Ciri-ciri yang khusus
- Tugas-tugas khusus yang harus dilaksanakan
- Hubungan pekerjaasn tersebut dengan pekerjaan lain
- Kecakapan, alat-alat dan perlengkapan yang digunakan serta bagaimana menggunakannya.
- Material dan perbekalan yang digunakan
- Kecakapan fisik dan mental yang diperlukan
- Tugas-tugas dan tanggung jawab khusus yang diberikan kepada pekerjaan tersebut
c. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menjelaskan kecakapan seseorang dan digunakan sebagai persyaratan dalam merekrut tenaga kerja, sedangkan uraian pekerjaan menjelaskan pekerjaan yang harus dilaksanakan.
Contoh spesifikasi pekerjaan
- Persyaratan fisik: kesehatan yang baik, tidak memakai kaca mata
- Pendidikan, pengetahuan dan keahlian
- Pengalaman kerja
- Bakat: harus mempunyai kemampuan untuk mempelajari dan tetap mengingat petunjuk-petunjuk.
- Ciri-ciri pribadi: harus mempunyai emosi stabil, dan mampu menyesuaikan diri pada keadaan yang berubah-ubah serta mampu bekerja secara harmonis bersama rekan kerja
d. Evaluasi Pekerjaan
adalah membandingkan suatu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain untuk menjamin bahwa pekerjaan tersebut dihargai secara adil. Evaluasi pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memberikan nilai atau bobot kepada tiap bagian, kemudian dievaluasi menurut komponen-komponennya seperti berdasarkan kecakapan kerja, tanggung jawab, upaya dan lingkungan kerja.
B. Perencanaan SDM
Perencanaan sumber daya manusia melibatkan analisa pekerjaan dan prediksi permintaan dan penawaran tenaga kerja
Meramalkan permintaan dan Penawaran SDM di masa depan dengan cara menilai trend penggunaan SDM di masa lalu, rencana organisasi di masa depan dan tren ekonomi umum. Ramalan penjualan yang baik dapat menjadi dasar perhitungan kebutuhan SDM.
Peramalan penawaran tenaga kerja terdiri dari dua tugas:
- Meramalkan penawaran internal (internal supply) : jumlah dan jenis karyawan yang akan berada di perusahaan pada satu waktu tertentu di masa mendatang
- Meramalkan penawaran eksternal (external supply) : jumlah dan jenis orang yang akan tersedia bagi proses rekrutmen dari pasar tenaga kerja manapun.
Bagan pergantian adalah daftar setiap posisi manajerial, siapa yang menduduki jabatan tersebut, berapa lama orang tersebut akan bekerja sebelum pindah ke tempat lain, dan siapa yang saat ini memenuhi syarat sebagai penggantinya.
Sistem Informasi Karyawan yaitu sistem terkomputerisasi yang mengandung informasi mengenai pendidikan, ketrampilan, pengalaman kerja dan aspirasi masing-masing karyawan.
Menyesuaikan penawaran dan permintaan SDM
Setelah membandingkan permintaan mendatang dan penawaran internal, manajer dapat membuat rencana untuk mengelola kekurangan atau surplus staf yang telah diprediksi. Bila akan terjadi kekurangan, karyawan baru dapat dipekerjakan, karyawan yang ada dilatih kembali dan dipindahkan ke pekerjaan yang kekurangan tenaga kerja. Bila surplus staf dan diperkirakan akan menimbulkan masalah, pilihan utamanya adalah memindahkan karyawan ekstra, mendukung pensiun dini dan menghentikan orang-orang.
Staffing / Penyusunan staf dalam organisasi
Penyusunan staf dari dalam maupun dari luar harus diawali dengan rekruitmen yang efektif.
Rekrutmen
adalah proses menarik orang-orang yang yang memenuhi persyaratan untuk mengajukan lamaran atas pekerjaan yang belum terisi.
Rekrutmen ada dua macam yaitu:
- Rekrutmen Internal : promosi, mutasi
- Rekrutmen Eksternal meliputi antara lain pemasangan iklan, wawancara di kampus, referensi dari karyawan yang ada, dll
Menyeleksi Sumber Daya Manusia
Setelah proses rekrutmen menarik sejumlah pelamar untuk dipekerjakan. Tujuan proses seleksi adalah untuk mengumpulkan informasi yang akan memperkirakan tingkat keberhasilan kerja para pelamar dan kemudian mempekerjakan kandidat yang dianggap berpeluang paling berhasil. Proses penentuan nilai prediktif atas informasi disebut validasi.
Formulir aplikasi
Tahap pertama dalam seleksi biasanya meminta para kandidat untuk mengisi lembar aplikasi lamaran. Formulir aplikasi merupakan metode yang efisien untuk mengumpulkan informasi mengenai pengalaman kerja pelamar, latar belakang pendidikan dan data demografis yang terkait dengan pekerjaan lainnya.
Tes
Tes terhadap kemampuan, ketrampilan, sikap atau pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu biasanya menjadi alat prediksi yang terbaik terhadap keberhasilan pekerjaan.
Wawancara
Wawancara merupakan alat seleksi yang populer, tapi mempunyai kelemahan karena dapat terjadi bias dan ada unsur subyektivitasnya.
Validitas wawancara dapat ditingkatkan dengan cara melatih para pewawancara untuk sadar akan adanya potensi bias dan dengan cara meningkatkan struktur wawancara. Dalam wawancara terstruktur, pertanyaan ditulis sebelumnya dan semua kandidat ditanya dengan daftar pertanyaan yang sama. Struktur wawancara akan menghasilkan prosedur wawancara yang konsisten dan menyebabkan organisasi dapat memvalidasi isi pertanyaannya.
Tehnik lain misalnya dengan tes obat-obatan, tes kesehatan, tes fisik, dll.
Pengembangan SDM
Sebagian besar karyawan memerlukan pelatihan tambahan supaya mereka dapat tumbuh dan berkembang dalam pekerjaannya. Proses itu dimulai dengan proses orientasi dan pemilihan metode serta tenhik pelatihan terbaik.
Orientasi Karyawan Baru
Orientasi adalah proses memperkenalkan karyawan baru kepada organisasi sehingga mereka dapat lebih cepat menjadi kontributor yang efektif.
Orientasi yang efektif dapat berperan penting bagi kepuasan kerja, kinerja, retensi / mempertahankan karyawan. Program orientasi yang efektif membantu para pendatang baru merasa menjadi bagian dari tim dengan segera memperkenalkan mereka dengan rekan sekerja, penyelia dan karyawan baru lainnya.
Tehnik dan metode pelatihan dan pengembangan antara lain :
1. Program atas dasar pekerjaan yaitu Tehnik pelatihan yang menghubungkan aktivitas pelatihan dan pengembangan langsung kepada kinerja tugas-tugas.
Metode pelatihan berdasarkan pekerjaan antara lain :
a. Pelatihan pada saat bekerja (on the job training) yaitu program pelatihan pada waktu karyawan bekerja dalam situasi kerja aktual dan diperlihatkan cara melakukan tugas secara lebih efektif oleh penyelia atau karyawan yang berpengalaman.
b. Pelatihan kokpit yaitu pelatihan yang meliputi simulasi pelaksanaan pekerjaan di bawah kondisi yang hampir menyerupai lingkungan kerja yang sebenarnya.
c. Rotasi dan transfer kerja sistematis yaitu pelatihan karyawan dengan cara memindahkan karyawan secara sistematis dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain sehingga mereka dapat mempelajari berbagai macam tugas dan ketrampilan.
2. Program atas dasar instruksional yaitu program pelatihan yang dirancang untuk memberikan pengetahuan dan informasi baru.
Program yang paling sering digunakan adalah
a. Pendekatan kuliah atau diskusi yaitu pelatihan atas dasar instruksional yang menyajikan pengetahuan dan informasi secara deskriptif.
b. Instruksi dengan bantuan komputer, pelatihan yang menyajikan pengetahuan informasi melalui komputer. Keuntungannya adalah pelatihan dapat dilaksanakan dalam tingkat belajar yang dapat diatur sendiri dan dapat langsung memberikan umpan balik.
Teknologi pelatihan:
- Dulu: pelatihan menggunakan kertas dan pensil, instruksi individu dan reproduksi tugas secara mekanis.
- Sekarang: komputer, video telekonferen, video interaktif
- Pelatihan pembentukan tim dan pelatihan berdasarkan kelompok : Outward bond.
Evaluasi Kinerja Karyawan
Bagian penting dalam manajemen sumber daya manusia adalah penilaian kinerja (performance appraisal) yaitu evaluasi yang dilakukan secara khusus dan formal untuk menentukan tingkat keefektifan pelaksanaan pekerjaan seorang karyawan.
Tujuan evaluasi penilaian adalah
- Menjadi pembanding dalam menilai secara lebih baik proses rekrutmen dan seleksi.
- Membantu manajer menilai apakah telah merekrut dan memilih karyawan terbaik.
- Menjadi acuan untuk pelatihan, pengembangan dan pemberian kompensasi yang efektif.
Proses Penilaian Kinerja
1. Melaksanakan Penilaian Kinerja
Penyelia seorang karyawan adalah orang yang melakukan penilaian kinerja langsung terhadap karyawan karena ia memiliki pengetahuan yang terbanyak mengenai persayaratan pekerjaan dan berpeluang mengamati karyawan yang melakukan pekerjaannya serta bertanggung jawab atas kinerja bawahannya.
2. Memberikan Umpan Balik Kinerja
Kinerja karyawan baik atau buruk harus diberitahukan kepada karyawan tersebut serta diberikan pelatihan dan konsultasi.
Metode Penilaian Kinerja
1. Metode Pengurutan Sederhana (Simple Ranking Method) yaitu metode penilaian kinerja yang memberikan peringkat para karyawan dari yang terbaik sampai yang terburuk pada setiap kelompok kerja atau departemen.
2. Metode Distribusi Dipaksakan (Force Distribution Method) yaitu metode penilaian kinerja yang mengelompokkan karyawan ke dalam berbagai kategori kinerja berdasarkan pada distribusi yang telah ditentukan sebelumnya dan ditetepkan oleh penilai.
3. Metode Pemeringkatan Grafis (Graphic Rating Scale) yaitu metode penilaian kinerja yang menggunakan skala mengurutkan angka untuk menilai serangkaian dimensi kinerja karyawan. Skala yang digunakan antara lain skala likert bisa skala 3-9. Untuk mengembangkan pengukuran kinerja, manajer hanya perlu untuk menambahkan nilai-nilai bagi tanggapan seorang untuk mendapat indeks kinerja secara keseluruhan.
4. Metode Kejadian Kritis yaitu metode penilaian kinerja berdasarkan contoh-contoh yang mencerminkan kinerja yang baik ataupun yang buruk dari para karyawan.
Pemberian Kompensasi dan Tunjangan
Kompensasi adalah serangkaian penghargaan yang diberikan oleh suatu organisasi kepada karyawannya atas imbalan atas keinginan mereka melakukan berbagai pekerjaan dan tugas. Kompensasi dapat berupa gaji pokok, insentif, bonus, tunjangan dan hadiah-hadiah lain.
Untuk menentukan besarnya nilai kompensasi dasar digunakan cara antara lain:
a. Survey Upah yaitu survey kompensasi yang dibayarkan kepada karyawan oleh organisasi lain dalam satu wilayah geografis, industri atau kelompok jabatan tertentu.
b. Evaluasi pekerjaan adalah metode untuk menentukan nilai atau harga relatif suatu pekerjaan bagi organisasi sehingga seseorang yang melakukan pekerjaan tersebut dapat diberi kompensasi secara lebih tepat.
c. Menetapkan stuktur upah yaitu kompensasi untuk berbagai pekerjaan didasarkan pada penilaian nilai relatif masing-masing kelas pekerjaan bagi organisasi, dapat juga berdasarkan senioritas atau gabungan keduanya.
A. Lingkup fungsi SDM
Manajemen sumber daya manusia
- serangkaian aktivitas organisasi yang diarahkan ke usaha menarik, mengembangkan dan mempertahankan angkatan kerja yang efektif.
- merupakan suatu proses menganalisis dan mengelola kebutuhan organisasi terhadap sumber daya manusia sehingga dapat menjamin tercapainya sasaran strategis perusahaan.
Fungsi-fungsi SDM
1. Perencanaan sumber daya manusia
yaitu peramalan secara sistematis terhadap permintaan dan penawaran tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang
2. Rekrutmen
yaitu proses pencarian dan penarikan calon tenaga kerja yang mampu
3. Seleksi
yaitu serangkaian kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau ditolak.
4. Orientasi
memperkenalkan karyawan baru pada peranan atau kedudukan mereka dalam organisasi dan pada karyawan lain.
5. Latihan dan Pengembangan
Latihan bertujuan untuk memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan tehnik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin.
Pengembangan bertujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan kepribadian.
6. Pemeliharaan
Merupakan fungsi personalia yang berkaitan dengan pemberian kompensasi, hubungan perburuhan, pelayanan karyawan, program kesehatan dan keselamatan kerja.
7. Pemberhentian
Pemberhentian dan pemutusan hubungan kerja bisa terjadi karena karyawan mengundurkan diri, pensiun, tidak mampu / produktif, dipecat atau dikeluarkan.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan organisasi agar mempunyai tenaga kerja yang tetap produktif dan mempunyai moril tinggi antara lain:
a. Analisis dan desain pekerjaan
Analisa pekerjaan (job analysis) adalah
- Suatu analisa sitematis terhadap pekerjaan-pekerjaan di dalam suatu organisasi.
- Suatu pekerjaan adalah organisasi dari satuan kerja. Suatu pekerjaan terdiri dari sekumpulan tugas, kewajiban, penugasan dan tanggung jawab.
Analisa pekerjaan terdiri dari dua bagian yaitu:
1. Deskripsi pekerjaan (job description) merincikan tugas-tugas suatu pekerjaan, lingkungan kerja, serta alat, bahan dan perlengkapan yang digunakan dalam melakukan pekerjaan tersebut.
2. Spesifikasi pekerjaan (job spesification) merincikan ketrampilan, kemampuan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Analisis pekerjaan dibuat agar dapat :
- Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan
- Menentukan persyaratan-persyaratan untuk mengukur prestasi karyawan dan sistem penilaian kinerja yang berkaitan dengan pekerjaan
- Menetapkan tingkat kompensasi yang adil.
- Mengidentifikasi bahaya-bahaya yang potensial bagi keselamatan kerja karyawan
- Mengidenifikasi informasi dasar tentang prosedir operasional.
- Menjelaskan batas-batas wewenang dan tanggung jawab.
- Menyediakan data yang diperlukan untuk mengembangkan sistem klasifikasi pekerjaan.
b. Uraian Pekerjaan
adalah dekripsi tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh seorang dalam kaitannya dengan pekerjaan tertentu, misalnya:
- Nama pekerjaan
- Ciri-ciri yang khusus
- Tugas-tugas khusus yang harus dilaksanakan
- Hubungan pekerjaasn tersebut dengan pekerjaan lain
- Kecakapan, alat-alat dan perlengkapan yang digunakan serta bagaimana menggunakannya.
- Material dan perbekalan yang digunakan
- Kecakapan fisik dan mental yang diperlukan
- Tugas-tugas dan tanggung jawab khusus yang diberikan kepada pekerjaan tersebut
c. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menjelaskan kecakapan seseorang dan digunakan sebagai persyaratan dalam merekrut tenaga kerja, sedangkan uraian pekerjaan menjelaskan pekerjaan yang harus dilaksanakan.
Contoh spesifikasi pekerjaan
- Persyaratan fisik: kesehatan yang baik, tidak memakai kaca mata
- Pendidikan, pengetahuan dan keahlian
- Pengalaman kerja
- Bakat: harus mempunyai kemampuan untuk mempelajari dan tetap mengingat petunjuk-petunjuk.
- Ciri-ciri pribadi: harus mempunyai emosi stabil, dan mampu menyesuaikan diri pada keadaan yang berubah-ubah serta mampu bekerja secara harmonis bersama rekan kerja
d. Evaluasi Pekerjaan
adalah membandingkan suatu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain untuk menjamin bahwa pekerjaan tersebut dihargai secara adil. Evaluasi pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memberikan nilai atau bobot kepada tiap bagian, kemudian dievaluasi menurut komponen-komponennya seperti berdasarkan kecakapan kerja, tanggung jawab, upaya dan lingkungan kerja.
B. Perencanaan SDM
Perencanaan sumber daya manusia melibatkan analisa pekerjaan dan prediksi permintaan dan penawaran tenaga kerja
Meramalkan permintaan dan Penawaran SDM di masa depan dengan cara menilai trend penggunaan SDM di masa lalu, rencana organisasi di masa depan dan tren ekonomi umum. Ramalan penjualan yang baik dapat menjadi dasar perhitungan kebutuhan SDM.
Peramalan penawaran tenaga kerja terdiri dari dua tugas:
- Meramalkan penawaran internal (internal supply) : jumlah dan jenis karyawan yang akan berada di perusahaan pada satu waktu tertentu di masa mendatang
- Meramalkan penawaran eksternal (external supply) : jumlah dan jenis orang yang akan tersedia bagi proses rekrutmen dari pasar tenaga kerja manapun.
Bagan pergantian adalah daftar setiap posisi manajerial, siapa yang menduduki jabatan tersebut, berapa lama orang tersebut akan bekerja sebelum pindah ke tempat lain, dan siapa yang saat ini memenuhi syarat sebagai penggantinya.
Sistem Informasi Karyawan yaitu sistem terkomputerisasi yang mengandung informasi mengenai pendidikan, ketrampilan, pengalaman kerja dan aspirasi masing-masing karyawan.
Menyesuaikan penawaran dan permintaan SDM
Setelah membandingkan permintaan mendatang dan penawaran internal, manajer dapat membuat rencana untuk mengelola kekurangan atau surplus staf yang telah diprediksi. Bila akan terjadi kekurangan, karyawan baru dapat dipekerjakan, karyawan yang ada dilatih kembali dan dipindahkan ke pekerjaan yang kekurangan tenaga kerja. Bila surplus staf dan diperkirakan akan menimbulkan masalah, pilihan utamanya adalah memindahkan karyawan ekstra, mendukung pensiun dini dan menghentikan orang-orang.
Staffing / Penyusunan staf dalam organisasi
Penyusunan staf dari dalam maupun dari luar harus diawali dengan rekruitmen yang efektif.
Rekrutmen
adalah proses menarik orang-orang yang yang memenuhi persyaratan untuk mengajukan lamaran atas pekerjaan yang belum terisi.
Rekrutmen ada dua macam yaitu:
- Rekrutmen Internal : promosi, mutasi
- Rekrutmen Eksternal meliputi antara lain pemasangan iklan, wawancara di kampus, referensi dari karyawan yang ada, dll
Menyeleksi Sumber Daya Manusia
Setelah proses rekrutmen menarik sejumlah pelamar untuk dipekerjakan. Tujuan proses seleksi adalah untuk mengumpulkan informasi yang akan memperkirakan tingkat keberhasilan kerja para pelamar dan kemudian mempekerjakan kandidat yang dianggap berpeluang paling berhasil. Proses penentuan nilai prediktif atas informasi disebut validasi.
Formulir aplikasi
Tahap pertama dalam seleksi biasanya meminta para kandidat untuk mengisi lembar aplikasi lamaran. Formulir aplikasi merupakan metode yang efisien untuk mengumpulkan informasi mengenai pengalaman kerja pelamar, latar belakang pendidikan dan data demografis yang terkait dengan pekerjaan lainnya.
Tes
Tes terhadap kemampuan, ketrampilan, sikap atau pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu biasanya menjadi alat prediksi yang terbaik terhadap keberhasilan pekerjaan.
Wawancara
Wawancara merupakan alat seleksi yang populer, tapi mempunyai kelemahan karena dapat terjadi bias dan ada unsur subyektivitasnya.
Validitas wawancara dapat ditingkatkan dengan cara melatih para pewawancara untuk sadar akan adanya potensi bias dan dengan cara meningkatkan struktur wawancara. Dalam wawancara terstruktur, pertanyaan ditulis sebelumnya dan semua kandidat ditanya dengan daftar pertanyaan yang sama. Struktur wawancara akan menghasilkan prosedur wawancara yang konsisten dan menyebabkan organisasi dapat memvalidasi isi pertanyaannya.
Tehnik lain misalnya dengan tes obat-obatan, tes kesehatan, tes fisik, dll.
Pengembangan SDM
Sebagian besar karyawan memerlukan pelatihan tambahan supaya mereka dapat tumbuh dan berkembang dalam pekerjaannya. Proses itu dimulai dengan proses orientasi dan pemilihan metode serta tenhik pelatihan terbaik.
Orientasi Karyawan Baru
Orientasi adalah proses memperkenalkan karyawan baru kepada organisasi sehingga mereka dapat lebih cepat menjadi kontributor yang efektif.
Orientasi yang efektif dapat berperan penting bagi kepuasan kerja, kinerja, retensi / mempertahankan karyawan. Program orientasi yang efektif membantu para pendatang baru merasa menjadi bagian dari tim dengan segera memperkenalkan mereka dengan rekan sekerja, penyelia dan karyawan baru lainnya.
Tehnik dan metode pelatihan dan pengembangan antara lain :
1. Program atas dasar pekerjaan yaitu Tehnik pelatihan yang menghubungkan aktivitas pelatihan dan pengembangan langsung kepada kinerja tugas-tugas.
Metode pelatihan berdasarkan pekerjaan antara lain :
a. Pelatihan pada saat bekerja (on the job training) yaitu program pelatihan pada waktu karyawan bekerja dalam situasi kerja aktual dan diperlihatkan cara melakukan tugas secara lebih efektif oleh penyelia atau karyawan yang berpengalaman.
b. Pelatihan kokpit yaitu pelatihan yang meliputi simulasi pelaksanaan pekerjaan di bawah kondisi yang hampir menyerupai lingkungan kerja yang sebenarnya.
c. Rotasi dan transfer kerja sistematis yaitu pelatihan karyawan dengan cara memindahkan karyawan secara sistematis dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain sehingga mereka dapat mempelajari berbagai macam tugas dan ketrampilan.
2. Program atas dasar instruksional yaitu program pelatihan yang dirancang untuk memberikan pengetahuan dan informasi baru.
Program yang paling sering digunakan adalah
a. Pendekatan kuliah atau diskusi yaitu pelatihan atas dasar instruksional yang menyajikan pengetahuan dan informasi secara deskriptif.
b. Instruksi dengan bantuan komputer, pelatihan yang menyajikan pengetahuan informasi melalui komputer. Keuntungannya adalah pelatihan dapat dilaksanakan dalam tingkat belajar yang dapat diatur sendiri dan dapat langsung memberikan umpan balik.
Teknologi pelatihan:
- Dulu: pelatihan menggunakan kertas dan pensil, instruksi individu dan reproduksi tugas secara mekanis.
- Sekarang: komputer, video telekonferen, video interaktif
- Pelatihan pembentukan tim dan pelatihan berdasarkan kelompok : Outward bond.
Evaluasi Kinerja Karyawan
Bagian penting dalam manajemen sumber daya manusia adalah penilaian kinerja (performance appraisal) yaitu evaluasi yang dilakukan secara khusus dan formal untuk menentukan tingkat keefektifan pelaksanaan pekerjaan seorang karyawan.
Tujuan evaluasi penilaian adalah
- Menjadi pembanding dalam menilai secara lebih baik proses rekrutmen dan seleksi.
- Membantu manajer menilai apakah telah merekrut dan memilih karyawan terbaik.
- Menjadi acuan untuk pelatihan, pengembangan dan pemberian kompensasi yang efektif.
Proses Penilaian Kinerja
1. Melaksanakan Penilaian Kinerja
Penyelia seorang karyawan adalah orang yang melakukan penilaian kinerja langsung terhadap karyawan karena ia memiliki pengetahuan yang terbanyak mengenai persayaratan pekerjaan dan berpeluang mengamati karyawan yang melakukan pekerjaannya serta bertanggung jawab atas kinerja bawahannya.
2. Memberikan Umpan Balik Kinerja
Kinerja karyawan baik atau buruk harus diberitahukan kepada karyawan tersebut serta diberikan pelatihan dan konsultasi.
Metode Penilaian Kinerja
1. Metode Pengurutan Sederhana (Simple Ranking Method) yaitu metode penilaian kinerja yang memberikan peringkat para karyawan dari yang terbaik sampai yang terburuk pada setiap kelompok kerja atau departemen.
2. Metode Distribusi Dipaksakan (Force Distribution Method) yaitu metode penilaian kinerja yang mengelompokkan karyawan ke dalam berbagai kategori kinerja berdasarkan pada distribusi yang telah ditentukan sebelumnya dan ditetepkan oleh penilai.
3. Metode Pemeringkatan Grafis (Graphic Rating Scale) yaitu metode penilaian kinerja yang menggunakan skala mengurutkan angka untuk menilai serangkaian dimensi kinerja karyawan. Skala yang digunakan antara lain skala likert bisa skala 3-9. Untuk mengembangkan pengukuran kinerja, manajer hanya perlu untuk menambahkan nilai-nilai bagi tanggapan seorang untuk mendapat indeks kinerja secara keseluruhan.
4. Metode Kejadian Kritis yaitu metode penilaian kinerja berdasarkan contoh-contoh yang mencerminkan kinerja yang baik ataupun yang buruk dari para karyawan.
Pemberian Kompensasi dan Tunjangan
Kompensasi adalah serangkaian penghargaan yang diberikan oleh suatu organisasi kepada karyawannya atas imbalan atas keinginan mereka melakukan berbagai pekerjaan dan tugas. Kompensasi dapat berupa gaji pokok, insentif, bonus, tunjangan dan hadiah-hadiah lain.
Untuk menentukan besarnya nilai kompensasi dasar digunakan cara antara lain:
a. Survey Upah yaitu survey kompensasi yang dibayarkan kepada karyawan oleh organisasi lain dalam satu wilayah geografis, industri atau kelompok jabatan tertentu.
b. Evaluasi pekerjaan adalah metode untuk menentukan nilai atau harga relatif suatu pekerjaan bagi organisasi sehingga seseorang yang melakukan pekerjaan tersebut dapat diberi kompensasi secara lebih tepat.
c. Menetapkan stuktur upah yaitu kompensasi untuk berbagai pekerjaan didasarkan pada penilaian nilai relatif masing-masing kelas pekerjaan bagi organisasi, dapat juga berdasarkan senioritas atau gabungan keduanya.
Wednesday, October 18, 2006
Organisasi Bisnis
Organisasi merupakan alat manajemen untuk mencapai tujuannya. Organisasi adalah bentuk perserikatan untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan menurut Cyril Soffer, organisasi adalah persekutuan atau perkumpulan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian kerja di mana pekerjaan dipilah-pilah menjadi tugas dan dibagikan kepada para pelaksana tugas atau pemegang jabatan untuk mendapatkan kesatuan hasil.
Dalam organisasi terdapat tiga unsur penting yaitu:
1. Adanya sekelompok orang
2. Adanya hubungan dan pembagian kerja diantara mereka
3. Adanya tujuan yang ingin dicapai
Batasan Organisasi adalah sebagai berikut:
1. Dalam arti badan, organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Dalam arti bagan, organisasi adalah gambaran skematis tentang hubungan kerja sama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu badan untuk mencapai suatu tujuan.
3. Dalam arti dinamis, organisasi adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan, pembatasan tugas dan tanggung jawab, serta penetapan hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang bekerja sama secara efektif untuk mencapai tujuan.
Fungsi yang dijalankan oleh para manajer perusahaan untuk membagikan pekerjaan kepada para pelaksana tugas serta mengembangkan struktur hubungan antara pelaksana tugas yang satu dengan pelaksana tugas lainnya sehingga tugas tersebut dapat dilakukan dan menunjang tercapainya tujuan organisasi disebut Fungsi pengorganisasian (Organizing).
Desain organisasi yaitu suatu pemilihan struktur organisasi yang paling sesuai dengan tujuan, strategi, sumber daya organisasi dan tugas-tugas yang dimiliki sebuah perusahaan.
Struktur Organisasi menunjukkan bagaimana berbagai aktivitas yang terdapat di dalam organisasi dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan hubungan baik hubungan antara manajer dengan karyawan, manajer dengan manajer dan karyawan dengan karyawan.
Kegiatan utama yang harus dilakukan manajer dalam kegiatan pengorganisasian atau disebut sebagai proses pengorganisasian:
1, Membagi seluruh beban kerja menjadi tugas-tugas yang secara logis dapat dilakukan oleh individu-individu maupun kelompok dalam suatu organisasi perusahaan. Proses pembagian kerja terjadi karena adanya keterbatasan dalam segi fisik dan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan dalam jumlah yang sangat besar, seorang manajer maupun karyawan memiliki keterbatasan keahlian untuk memahami seluruh tugas organisasi perusahaan secara memadai. Dengan demikian pembagian tugas dapat merangsang terjadinya spesialisasi kerja (job spesialization), dimana para manajer maupun karyawan yang memperoleh pembagian tugas tertentu dapat mengembangkan keahlian sesuai dengan bidang tugasyang sedang dikerjakan. Contohnya, pembagian kerja telah menghasilkan sumber daya perusahaan yang memiliki spesialisasi di bidang keuangan, akuntansi, pajak, produksi, riset pemasaran, penjualan, periklanan, dll.
2. Mengelompokkan tugas-tugas dan juga sumber daya manusia yang memiliki kesamaan rumpun tugas ke dalam suatu kelompok. Proses pengelompokkan tugas-tugas yang memiliki kesamaan rumpun tugas ini disebut sebagai proses departementalisasi (departmentalization).
Dalam kaitannya dengan departementalisasi yang dilakukan sebuah perusahaan, terdapat tiga struktur organisasi utama yang dapat dikembangkan perusahaan yaitu:
a. Pengembangan struktur organisasi berdasarkan departementalisasi menurut fungsi.
Departementalisasi menurut fungsi digunakan oleh perusahaan kecil yang memiliki lini produk terbatas sehingga penggunaan sumber daya organisasi dapat dilakukan secara lebih efisien. Departementalisasi menurut fungsi akan memudahkan proses supervisi karena manajer mempunyai keahlian dalam bidang yang spesifik dan melakukan pengawasan hanya kepada bawahan yang memilki keahlian relatif sama dengan para manajer. Misalnya manajer pemasaran mengawasi supervisor penjualan yang memiliki keahlian yang sama yakni marketing.
Kendala yang ada jika perusahaan semakin berkembang, pengambilan keputusan di daerah menjadi lambat karena menunggu keputusan dari pusat. Masalah lain adalah departemen yang satu merasa sebagai entitas yang terpisah satu dengan yang lainnya. Misalnya antara departemen produksi dan departemen pemasaran.
Gambar Departementalisasi berdasarkan fungsi
b. Pengembangan struktur organisasi berdasarkan departementalisasi menurut produk atau pasar.
Struktur organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan yang menghasilkan beragam lini produk maupun memiliki wilayah pemasaran yang tersebar luas. Masing-masing lini produk maupun wilayah pemasaran dapat dibentuk menjadi suatu divisi yang biasanya akan dipimpin oleh seorang GM.
Keuntungan penorganisasian dengan menggunakan departementalisasi berdasarkan produk atau pasar adalah seluruh aktivitas, kemampuan serta sumber daya yang dibutuhkan untuk menghasilkan serta memasarkan suatu produk berada dalam satu kendali manajer. Seluruh pekerjaan menjadi lebih mudah dikoordinasikan karena pengambilan keputusan berada pada tingkat kepala divisi. Kinerja divisi lebih mudah diukur laba/rugi divisi yang bersangkutan.
Kelemahannya adalah kemungkinan manajer divisi lebih mementingkan keuntungan jangka pendek dan mengorbankan profitabilitas perusahaan dalam jangka panjang.
Gambar Departementalisasi berdasarkan produk
Gambar Departementalisasi berdasarkan wilayah pemasaran
c. Pengembangan struktur organisasi dalam bentuk matriks (gabungan antara departementalisasi secara fungsional dengan departementalisasi menurut produk atau pasar.)
Struktur organisasi matriks banyak digunakan dalam menyelengarakan sebuah proyek. Dalam struktur ini karyawan memiliki dua atasan. Atasan pertama adalah para manajer fungsional yang ikut memberikan personelnya untuk terlibat dalam pengerjaan proyek tertentu. Sedangkan atasan kedua adalah pimpinan proyek yang mengkoordinasikan seluruh personel yang terlibat dalam organisasi yang berasal dari berbagai bidang fungsional untuk memungkinkan pelaksanaan proyek secara efektif dan efisien.
Keuntungan struktur organisasi matriks :
1. memungkinkan perusahaan membentuk kerja sama di antara para ahli dari berbagai divisi fungsional untuk menyelesaikan berbagai masalah besar dalam suatu proyek.
2. dapat menghemat biaya karena sumber daya manusia yang terlibat dalam suatu proyek disesuaikan dengan kebutuhan proyek itu sendiri.
Kelemahannya:
1. Mensyaratkan agar seluruh personel dari berbagai bidang fungsional yang terlibat memiliki kemampuan hubungan interpersonal yang baik, fleksibel dan dapat bekerjasama sebagai tim. Kekurangmampuan berbagai personel yang terlibat menimbulkan masalah koordinasi.
2. Bila pembagian hierarki kekuasaan antara manajer divisi dengan manajer proyek tidak ditetapkan secara jelas akan menimbulkan masalah koordinasi dan ketidakjelasan pertanggungjawaban proyek.
Gambar Organisasi Matriks
Profesional
Fungsional
Dalam pelaksanaannya, organisasi dapat dibedakan menjadi organisasi formal dan organisasi informal.
A. Organisasi Formal
Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Struktur formal dibuat untuk mencakup pekerjaan yang harus dilakukan dan memberikan kerangka bagi perilaku dalam mengerjakannya. Organisasi formal menawarkan bidang-bidang yang relatif tetap bagi masing-masing orang yang bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri. Pekerjaan setiap orang itu menjadi bagian dari tugas yang lebih besar yang harus diselesaikan secara keseluruhan oleh perusahaan. Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi, sedangkan organisasi informal tidak.
B. Organisasi Informal
Organisasi informal adalah jaringan hubungan pribadi dan sosial yang umumnya tidak dilakukan atas dasar aturan formal. Organisasi informal selalu ada dalam setiap organisasi, keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik yang menyangkut pekerjaan atau tidak. Organisasi informal hampir selalu terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia.
Organisasi informal pada dasarnya dapat melayani empat fungsi utama:
1. Memelihara dan memperkuat kesamaan norma diantara anggota
2. Memberi atau menyediakan kepuasan sosial, status dan rasa aman bagi anggotanya.
3. Membantu para anggotanya untuk berkomunikasi
4. Membantu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi anggotanya.
Asas-asas Organisasi
1. Perumusan tujuan dengan jelas. Bagi suatu organisasi, tujuan aktivitas itu akan berperan sebagai:
- Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa
- Landasasn bagi organisasi bersangkutan
- Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan
- Menentukan serangkaian program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplifikasi, sinkronisasi dan mekanisasi.
2. Pembagian Tugas,
Pembagian tugas merupakan keharusan untuk menghindari terjadinya tumpang tindih dalam pekerjaan. Pembagian tugas akan menghasilkan departemen-departemen dan deskripsi tugas masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi. Dengan pembagian tugas, sekaligus juga ditetapkan susunan atau struktur organisasi, tugas dan fungsi masing-masing unit dalam organisasi, hubungan-hubungan serta wewenang masing-masing unit organisasi.
3. Delegasi kekuasaan
Kepada setiap karyawan yang menduduki jabatan tertentu harus didelegasikan kekuasaan atau wewenang yang diperlukan agar yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya. Wewenang atau kekuasaan mempunyai aspek pengambilan keputusan, penggunaan peralatan, dsb.
4. Rentang Kekuasaan
Rentang kekuasaan adalah berapa jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang pemimpin, agar dia mampu memimpin, membimbing dan mengawasi secara efektif.
Dalam menetapkan jumlah bawahan yang tepat bagi seorang pemimpin, harus diperhatikan faktor-faktor sebagai berikut:
- Jelas tidaknya tugas, wewenang dan pertanggungjawaban masing-masing orang dalam suatu organisasi. Bila ketiga hal tersebut jelas, semakin banyak orang yang dapat menjadi bawahan seorang pimpinan.
- Jalinan hubungan kerja satu sama lain dari masing-masing bawahan. Makin kompleks jalinan hubungan kerja, makin sedikit jumlah bawahan dari seorang atasan atau sebaliknya.
- Kemampuan bawahan dalam organisasi. Makin mampu / terampil seorang bawahan, makin banyak orang yang dapat dikendalikan oleh seorang pimpinan.
- Keragaman pekerjaan bawahan. Apabila tidak terlalu beragam, maka semakin banyak bawahan yang dapat dikendalikan.
- Stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja. Rentang yang luas dapat diterapkan bila terdapat stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja dlaam suatu organisasi.
- Jarak dan waktu. Bila bawahan seseorang tersebar berjauhan, rentang kekuasaan harus lebih sempit dan sebaliknya. Demikian pula bila pelaksanaan suatu tugas relatif lama, rentang kekuasaan harus lebih sempit.
5. Tingkat-tingkat pengawasan
Tingkat pengawasan diusahakan sesedikit mungkin dan diusahakan organisasi sesederhana mungkin. Hal ini untuk memudahkan komunikasi dan memberi motivasi bagi setiap orang dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi pada struktur organisasi.
6. Kesatuan perintah dan tanggung jawab.
Seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan yang memberinya perintah dan menerima pertanggung jawaban tehadap pelaksanaan tugasnya.
7. Koordinasi
Adanya pembagian tugas dan bagian-bagian serta unit-unit terkecil di dalam organisasi cenderung menimbulkan kekuatan untuk memisahkan diri dari organisasi sebagai suatu keseluruhan. Untuk mencegah hal itu, harus ada usaha membalikan gerak yang cenderung memisahkan diri dengan usaha koordinasi yaitu dengan mengarahkan kegiatan unsur-unsur organisasi agar memberikan sumbangan semaksimal mungkin bagi tercapainya tujuan keseluruhan organisasi.
Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Dalam suatu organisasi terdapat hubungan diantara orang-orang yang menjalankan aktifitas. Semakin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks hubungan-hubungan yang ada. Maka perlu dibuat bagan organisasi atau struktur organisasi untuk menggambarkan hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi.
Dalam suatu organisasi, yang menjadi dasar adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility).
Macam-macam struktur organisasi:
1. Organisasi Garis
Pada organisasi ini, garis bersama dari kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada setiap tingkat pimpinan, dari teratas sampai yang terbawah. Setiap atasan mempunyai sejumlah bawahan dan masing-masing bawahan memberikan pertangungjawaban tugasnya pada atasannya. Dalam hal ini seseorang hanya bertanggung jawab pada satu atasan. Karena itu, pada organisasi garis, atasan dituntut untuk memiliki pengetahuan yang luas karena ia tidak memiliki staf (pembantu ahli). Jenis organisasi ini sesuai untuk perusahaan kecil.
Gambar Struktur Organisasi Garis
Kebaikan Organisasi Garis:
- Kesatuan dalam pimpinan dan perintah
- Pengambilan keputusan lebih cepat
- Solidaritas karyawan tinggi
- Biaya rendah
Kelemahan Organisasi Garis:
- Tergantung pada satu orang pimpinan, sehingga kalau pemimpinnya tidak mampu akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut.
- Adanya kecenderungan pimpinan untuk bertindak otokratis
- Perkembangan karyawan terbatas
2. Organisasi Garis dan Staf
Organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan besar yang daerahnya luas serta memiliki bidang tugas yang kompleks. Kesatuan perintah juga dipertahankan, atasan memiliki bawahan tertentu dan bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan. Tapi pimpinan juga mempunyai staf yang ahli dalam bidang tertentu yang bertugas memberi saran-saran sesuai dengan bidangnya kepada pimpinan dalam organisasi. Staf tidak memiliki hak untuk memerintah bawahan, sebab secara formal yang berhak memerintah hanya pimpinan saja.
Gambar Struktur Organisasi Garis dan Staf
Kebaikan Organisasi Garis dan Staf:
- Relevan untuk perusahaan besar
- Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli
- Orang yang tepat ditempatkan pada posisi yang tepat (sesuai dengan keahliannya.)
Kelemahannya:
- Organisasinya rumit karena kompleksnya susunan organisasi serta membutuhkan biaya tinggi
- Koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan
- Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak sehingga memungkinkan mereka untuk tidak lagi saling mengenal.
3. Organisasi Fungsional.
Organisasi ini didasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut, seperti fungsi produksi, keuangan, personalia, administrasi, dll. Dalam organisasi fungsional, seorang karyawan tidak bertanggung jawab pada satu atasan saja. Pimpinan berwenang pada satuan-satuan organisasi dibawahnya untuk bidang pekerjaan tertentu. Pimpinan berhak memerintah semua karyawan di semua bagian, selama masih berhubungan dengan bidang kerjanya.
Gambar Struktur Organisasi Fungsional
Kebaikan Organisasi Fungsional:
- Pembagian tugas jelas
- Spesialiasasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin
- Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya
Kelemahannya:
- Tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.
- Karyawan yang telah merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama, karena masing-masing merasa bidang spesialisasinyalah yang terpenting.
Organisasi merupakan alat manajemen untuk mencapai tujuannya. Organisasi adalah bentuk perserikatan untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan menurut Cyril Soffer, organisasi adalah persekutuan atau perkumpulan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian kerja di mana pekerjaan dipilah-pilah menjadi tugas dan dibagikan kepada para pelaksana tugas atau pemegang jabatan untuk mendapatkan kesatuan hasil.
Dalam organisasi terdapat tiga unsur penting yaitu:
1. Adanya sekelompok orang
2. Adanya hubungan dan pembagian kerja diantara mereka
3. Adanya tujuan yang ingin dicapai
Batasan Organisasi adalah sebagai berikut:
1. Dalam arti badan, organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Dalam arti bagan, organisasi adalah gambaran skematis tentang hubungan kerja sama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu badan untuk mencapai suatu tujuan.
3. Dalam arti dinamis, organisasi adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan, pembatasan tugas dan tanggung jawab, serta penetapan hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang bekerja sama secara efektif untuk mencapai tujuan.
Fungsi yang dijalankan oleh para manajer perusahaan untuk membagikan pekerjaan kepada para pelaksana tugas serta mengembangkan struktur hubungan antara pelaksana tugas yang satu dengan pelaksana tugas lainnya sehingga tugas tersebut dapat dilakukan dan menunjang tercapainya tujuan organisasi disebut Fungsi pengorganisasian (Organizing).
Desain organisasi yaitu suatu pemilihan struktur organisasi yang paling sesuai dengan tujuan, strategi, sumber daya organisasi dan tugas-tugas yang dimiliki sebuah perusahaan.
Struktur Organisasi menunjukkan bagaimana berbagai aktivitas yang terdapat di dalam organisasi dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan hubungan baik hubungan antara manajer dengan karyawan, manajer dengan manajer dan karyawan dengan karyawan.
Kegiatan utama yang harus dilakukan manajer dalam kegiatan pengorganisasian atau disebut sebagai proses pengorganisasian:
1, Membagi seluruh beban kerja menjadi tugas-tugas yang secara logis dapat dilakukan oleh individu-individu maupun kelompok dalam suatu organisasi perusahaan. Proses pembagian kerja terjadi karena adanya keterbatasan dalam segi fisik dan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan dalam jumlah yang sangat besar, seorang manajer maupun karyawan memiliki keterbatasan keahlian untuk memahami seluruh tugas organisasi perusahaan secara memadai. Dengan demikian pembagian tugas dapat merangsang terjadinya spesialisasi kerja (job spesialization), dimana para manajer maupun karyawan yang memperoleh pembagian tugas tertentu dapat mengembangkan keahlian sesuai dengan bidang tugasyang sedang dikerjakan. Contohnya, pembagian kerja telah menghasilkan sumber daya perusahaan yang memiliki spesialisasi di bidang keuangan, akuntansi, pajak, produksi, riset pemasaran, penjualan, periklanan, dll.
2. Mengelompokkan tugas-tugas dan juga sumber daya manusia yang memiliki kesamaan rumpun tugas ke dalam suatu kelompok. Proses pengelompokkan tugas-tugas yang memiliki kesamaan rumpun tugas ini disebut sebagai proses departementalisasi (departmentalization).
Dalam kaitannya dengan departementalisasi yang dilakukan sebuah perusahaan, terdapat tiga struktur organisasi utama yang dapat dikembangkan perusahaan yaitu:
a. Pengembangan struktur organisasi berdasarkan departementalisasi menurut fungsi.
Departementalisasi menurut fungsi digunakan oleh perusahaan kecil yang memiliki lini produk terbatas sehingga penggunaan sumber daya organisasi dapat dilakukan secara lebih efisien. Departementalisasi menurut fungsi akan memudahkan proses supervisi karena manajer mempunyai keahlian dalam bidang yang spesifik dan melakukan pengawasan hanya kepada bawahan yang memilki keahlian relatif sama dengan para manajer. Misalnya manajer pemasaran mengawasi supervisor penjualan yang memiliki keahlian yang sama yakni marketing.
Kendala yang ada jika perusahaan semakin berkembang, pengambilan keputusan di daerah menjadi lambat karena menunggu keputusan dari pusat. Masalah lain adalah departemen yang satu merasa sebagai entitas yang terpisah satu dengan yang lainnya. Misalnya antara departemen produksi dan departemen pemasaran.
Gambar Departementalisasi berdasarkan fungsi
b. Pengembangan struktur organisasi berdasarkan departementalisasi menurut produk atau pasar.
Struktur organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan yang menghasilkan beragam lini produk maupun memiliki wilayah pemasaran yang tersebar luas. Masing-masing lini produk maupun wilayah pemasaran dapat dibentuk menjadi suatu divisi yang biasanya akan dipimpin oleh seorang GM.
Keuntungan penorganisasian dengan menggunakan departementalisasi berdasarkan produk atau pasar adalah seluruh aktivitas, kemampuan serta sumber daya yang dibutuhkan untuk menghasilkan serta memasarkan suatu produk berada dalam satu kendali manajer. Seluruh pekerjaan menjadi lebih mudah dikoordinasikan karena pengambilan keputusan berada pada tingkat kepala divisi. Kinerja divisi lebih mudah diukur laba/rugi divisi yang bersangkutan.
Kelemahannya adalah kemungkinan manajer divisi lebih mementingkan keuntungan jangka pendek dan mengorbankan profitabilitas perusahaan dalam jangka panjang.
Gambar Departementalisasi berdasarkan produk
Gambar Departementalisasi berdasarkan wilayah pemasaran
c. Pengembangan struktur organisasi dalam bentuk matriks (gabungan antara departementalisasi secara fungsional dengan departementalisasi menurut produk atau pasar.)
Struktur organisasi matriks banyak digunakan dalam menyelengarakan sebuah proyek. Dalam struktur ini karyawan memiliki dua atasan. Atasan pertama adalah para manajer fungsional yang ikut memberikan personelnya untuk terlibat dalam pengerjaan proyek tertentu. Sedangkan atasan kedua adalah pimpinan proyek yang mengkoordinasikan seluruh personel yang terlibat dalam organisasi yang berasal dari berbagai bidang fungsional untuk memungkinkan pelaksanaan proyek secara efektif dan efisien.
Keuntungan struktur organisasi matriks :
1. memungkinkan perusahaan membentuk kerja sama di antara para ahli dari berbagai divisi fungsional untuk menyelesaikan berbagai masalah besar dalam suatu proyek.
2. dapat menghemat biaya karena sumber daya manusia yang terlibat dalam suatu proyek disesuaikan dengan kebutuhan proyek itu sendiri.
Kelemahannya:
1. Mensyaratkan agar seluruh personel dari berbagai bidang fungsional yang terlibat memiliki kemampuan hubungan interpersonal yang baik, fleksibel dan dapat bekerjasama sebagai tim. Kekurangmampuan berbagai personel yang terlibat menimbulkan masalah koordinasi.
2. Bila pembagian hierarki kekuasaan antara manajer divisi dengan manajer proyek tidak ditetapkan secara jelas akan menimbulkan masalah koordinasi dan ketidakjelasan pertanggungjawaban proyek.
Gambar Organisasi Matriks
Profesional
Fungsional
Dalam pelaksanaannya, organisasi dapat dibedakan menjadi organisasi formal dan organisasi informal.
A. Organisasi Formal
Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Struktur formal dibuat untuk mencakup pekerjaan yang harus dilakukan dan memberikan kerangka bagi perilaku dalam mengerjakannya. Organisasi formal menawarkan bidang-bidang yang relatif tetap bagi masing-masing orang yang bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri. Pekerjaan setiap orang itu menjadi bagian dari tugas yang lebih besar yang harus diselesaikan secara keseluruhan oleh perusahaan. Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi, sedangkan organisasi informal tidak.
B. Organisasi Informal
Organisasi informal adalah jaringan hubungan pribadi dan sosial yang umumnya tidak dilakukan atas dasar aturan formal. Organisasi informal selalu ada dalam setiap organisasi, keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik yang menyangkut pekerjaan atau tidak. Organisasi informal hampir selalu terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia.
Organisasi informal pada dasarnya dapat melayani empat fungsi utama:
1. Memelihara dan memperkuat kesamaan norma diantara anggota
2. Memberi atau menyediakan kepuasan sosial, status dan rasa aman bagi anggotanya.
3. Membantu para anggotanya untuk berkomunikasi
4. Membantu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi anggotanya.
Asas-asas Organisasi
1. Perumusan tujuan dengan jelas. Bagi suatu organisasi, tujuan aktivitas itu akan berperan sebagai:
- Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa
- Landasasn bagi organisasi bersangkutan
- Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan
- Menentukan serangkaian program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplifikasi, sinkronisasi dan mekanisasi.
2. Pembagian Tugas,
Pembagian tugas merupakan keharusan untuk menghindari terjadinya tumpang tindih dalam pekerjaan. Pembagian tugas akan menghasilkan departemen-departemen dan deskripsi tugas masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi. Dengan pembagian tugas, sekaligus juga ditetapkan susunan atau struktur organisasi, tugas dan fungsi masing-masing unit dalam organisasi, hubungan-hubungan serta wewenang masing-masing unit organisasi.
3. Delegasi kekuasaan
Kepada setiap karyawan yang menduduki jabatan tertentu harus didelegasikan kekuasaan atau wewenang yang diperlukan agar yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya. Wewenang atau kekuasaan mempunyai aspek pengambilan keputusan, penggunaan peralatan, dsb.
4. Rentang Kekuasaan
Rentang kekuasaan adalah berapa jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang pemimpin, agar dia mampu memimpin, membimbing dan mengawasi secara efektif.
Dalam menetapkan jumlah bawahan yang tepat bagi seorang pemimpin, harus diperhatikan faktor-faktor sebagai berikut:
- Jelas tidaknya tugas, wewenang dan pertanggungjawaban masing-masing orang dalam suatu organisasi. Bila ketiga hal tersebut jelas, semakin banyak orang yang dapat menjadi bawahan seorang pimpinan.
- Jalinan hubungan kerja satu sama lain dari masing-masing bawahan. Makin kompleks jalinan hubungan kerja, makin sedikit jumlah bawahan dari seorang atasan atau sebaliknya.
- Kemampuan bawahan dalam organisasi. Makin mampu / terampil seorang bawahan, makin banyak orang yang dapat dikendalikan oleh seorang pimpinan.
- Keragaman pekerjaan bawahan. Apabila tidak terlalu beragam, maka semakin banyak bawahan yang dapat dikendalikan.
- Stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja. Rentang yang luas dapat diterapkan bila terdapat stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja dlaam suatu organisasi.
- Jarak dan waktu. Bila bawahan seseorang tersebar berjauhan, rentang kekuasaan harus lebih sempit dan sebaliknya. Demikian pula bila pelaksanaan suatu tugas relatif lama, rentang kekuasaan harus lebih sempit.
5. Tingkat-tingkat pengawasan
Tingkat pengawasan diusahakan sesedikit mungkin dan diusahakan organisasi sesederhana mungkin. Hal ini untuk memudahkan komunikasi dan memberi motivasi bagi setiap orang dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi pada struktur organisasi.
6. Kesatuan perintah dan tanggung jawab.
Seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan yang memberinya perintah dan menerima pertanggung jawaban tehadap pelaksanaan tugasnya.
7. Koordinasi
Adanya pembagian tugas dan bagian-bagian serta unit-unit terkecil di dalam organisasi cenderung menimbulkan kekuatan untuk memisahkan diri dari organisasi sebagai suatu keseluruhan. Untuk mencegah hal itu, harus ada usaha membalikan gerak yang cenderung memisahkan diri dengan usaha koordinasi yaitu dengan mengarahkan kegiatan unsur-unsur organisasi agar memberikan sumbangan semaksimal mungkin bagi tercapainya tujuan keseluruhan organisasi.
Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Dalam suatu organisasi terdapat hubungan diantara orang-orang yang menjalankan aktifitas. Semakin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks hubungan-hubungan yang ada. Maka perlu dibuat bagan organisasi atau struktur organisasi untuk menggambarkan hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi.
Dalam suatu organisasi, yang menjadi dasar adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility).
Macam-macam struktur organisasi:
1. Organisasi Garis
Pada organisasi ini, garis bersama dari kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada setiap tingkat pimpinan, dari teratas sampai yang terbawah. Setiap atasan mempunyai sejumlah bawahan dan masing-masing bawahan memberikan pertangungjawaban tugasnya pada atasannya. Dalam hal ini seseorang hanya bertanggung jawab pada satu atasan. Karena itu, pada organisasi garis, atasan dituntut untuk memiliki pengetahuan yang luas karena ia tidak memiliki staf (pembantu ahli). Jenis organisasi ini sesuai untuk perusahaan kecil.
Gambar Struktur Organisasi Garis
Kebaikan Organisasi Garis:
- Kesatuan dalam pimpinan dan perintah
- Pengambilan keputusan lebih cepat
- Solidaritas karyawan tinggi
- Biaya rendah
Kelemahan Organisasi Garis:
- Tergantung pada satu orang pimpinan, sehingga kalau pemimpinnya tidak mampu akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut.
- Adanya kecenderungan pimpinan untuk bertindak otokratis
- Perkembangan karyawan terbatas
2. Organisasi Garis dan Staf
Organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan besar yang daerahnya luas serta memiliki bidang tugas yang kompleks. Kesatuan perintah juga dipertahankan, atasan memiliki bawahan tertentu dan bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan. Tapi pimpinan juga mempunyai staf yang ahli dalam bidang tertentu yang bertugas memberi saran-saran sesuai dengan bidangnya kepada pimpinan dalam organisasi. Staf tidak memiliki hak untuk memerintah bawahan, sebab secara formal yang berhak memerintah hanya pimpinan saja.
Gambar Struktur Organisasi Garis dan Staf
Kebaikan Organisasi Garis dan Staf:
- Relevan untuk perusahaan besar
- Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli
- Orang yang tepat ditempatkan pada posisi yang tepat (sesuai dengan keahliannya.)
Kelemahannya:
- Organisasinya rumit karena kompleksnya susunan organisasi serta membutuhkan biaya tinggi
- Koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan
- Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak sehingga memungkinkan mereka untuk tidak lagi saling mengenal.
3. Organisasi Fungsional.
Organisasi ini didasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut, seperti fungsi produksi, keuangan, personalia, administrasi, dll. Dalam organisasi fungsional, seorang karyawan tidak bertanggung jawab pada satu atasan saja. Pimpinan berwenang pada satuan-satuan organisasi dibawahnya untuk bidang pekerjaan tertentu. Pimpinan berhak memerintah semua karyawan di semua bagian, selama masih berhubungan dengan bidang kerjanya.
Gambar Struktur Organisasi Fungsional
Kebaikan Organisasi Fungsional:
- Pembagian tugas jelas
- Spesialiasasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin
- Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya
Kelemahannya:
- Tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.
- Karyawan yang telah merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama, karena masing-masing merasa bidang spesialisasinyalah yang terpenting.
Manajemen SDM
A. Lingkup fungsi SDM
Manajemen sumber daya manusia
- serangkaian aktivitas organisasi yang diarahkan ke usaha menarik, mengembangkan dan mempertahankan angkatan kerja yang efektif.
- merupakan suatu proses menganalisis dan mengelola kebutuhan organisasi terhadap sumber daya manusia sehingga dapat menjamin tercapainya sasaran strategis perusahaan.
Fungsi-fungsi SDM
1. Perencanaan sumber daya manusia
yaitu peramalan secara sistematis terhadap permintaan dan penawaran tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang
2. Rekrutmen
yaitu proses pencarian dan penarikan calon tenaga kerja yang mampu
3. Seleksi
yaitu serangkaian kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau ditolak.
4. Orientasi
memperkenalkan karyawan baru pada peranan atau kedudukan mereka dalam organisasi dan pada karyawan lain.
5. Latihan dan Pengembangan
Latihan bertujuan untuk memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan tehnik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin.
Pengembangan bertujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan kepribadian.
6. Pemeliharaan
Merupakan fungsi personalia yang berkaitan dengan pemberian kompensasi, hubungan perburuhan, pelayanan karyawan, program kesehatan dan keselamatan kerja.
7. Pemberhentian
Pemberhentian dan pemutusan hubungan kerja bisa terjadi karena karyawan mengundurkan diri, pensiun, tidak mampu / produktif, dipecat atau dikeluarkan.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan organisasi agar mempunyai tenaga kerja yang tetap produktif dan mempunyai moril tinggi antara lain:
a. Analisis dan desain pekerjaan
Analisa pekerjaan (job analysis) adalah
- Suatu analisa sitematis terhadap pekerjaan-pekerjaan di dalam suatu organisasi.
- Suatu pekerjaan adalah organisasi dari satuan kerja. Suatu pekerjaan terdiri dari sekumpulan tugas, kewajiban, penugasan dan tanggung jawab.
Analisa pekerjaan terdiri dari dua bagian yaitu:
1. Deskripsi pekerjaan (job description) merincikan tugas-tugas suatu pekerjaan, lingkungan kerja, serta alat, bahan dan perlengkapan yang digunakan dalam melakukan pekerjaan tersebut.
2. Spesifikasi pekerjaan (job spesification) merincikan ketrampilan, kemampuan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Analisis pekerjaan dibuat agar dapat :
- Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan
- Menentukan persyaratan-persyaratan untuk mengukur prestasi karyawan dan sistem penilaian kinerja yang berkaitan dengan pekerjaan
- Menetapkan tingkat kompensasi yang adil.
- Mengidentifikasi bahaya-bahaya yang potensial bagi keselamatan kerja karyawan
- Mengidenifikasi informasi dasar tentang prosedir operasional.
- Menjelaskan batas-batas wewenang dan tanggung jawab.
- Menyediakan data yang diperlukan untuk mengembangkan sistem klasifikasi pekerjaan.
b. Uraian Pekerjaan
adalah dekripsi tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh seorang dalam kaitannya dengan pekerjaan tertentu, misalnya:
- Nama pekerjaan
- Ciri-ciri yang khusus
- Tugas-tugas khusus yang harus dilaksanakan
- Hubungan pekerjaasn tersebut dengan pekerjaan lain
- Kecakapan, alat-alat dan perlengkapan yang digunakan serta bagaimana menggunakannya.
- Material dan perbekalan yang digunakan
- Kecakapan fisik dan mental yang diperlukan
- Tugas-tugas dan tanggung jawab khusus yang diberikan kepada pekerjaan tersebut
c. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menjelaskan kecakapan seseorang dan digunakan sebagai persyaratan dalam merekrut tenaga kerja, sedangkan uraian pekerjaan menjelaskan pekerjaan yang harus dilaksanakan.
Contoh spesifikasi pekerjaan
- Persyaratan fisik: kesehatan yang baik, tidak memakai kaca mata
- Pendidikan, pengetahuan dan keahlian
- Pengalaman kerja
- Bakat: harus mempunyai kemampuan untuk mempelajari dan tetap mengingat petunjuk-petunjuk.
- Ciri-ciri pribadi: harus mempunyai emosi stabil, dan mampu menyesuaikan diri pada keadaan yang berubah-ubah serta mampu bekerja secara harmonis bersama rekan kerja
d. Evaluasi Pekerjaan
adalah membandingkan suatu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain untuk menjamin bahwa pekerjaan tersebut dihargai secara adil. Evaluasi pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memberikan nilai atau bobot kepada tiap bagian, kemudian dievaluasi menurut komponen-komponennya seperti berdasarkan kecakapan kerja, tanggung jawab, upaya dan lingkungan kerja.
B. Perencanaan SDM
Perencanaan sumber daya manusia melibatkan analisa pekerjaan dan prediksi permintaan dan penawaran tenaga kerja
Meramalkan permintaan dan Penawaran SDM di masa depan dengan cara menilai trend penggunaan SDM di masa lalu, rencana organisasi di masa depan dan tren ekonomi umum. Ramalan penjualan yang baik dapat menjadi dasar perhitungan kebutuhan SDM.
Peramalan penawaran tenaga kerja terdiri dari dua tugas:
- Meramalkan penawaran internal (internal supply) : jumlah dan jenis karyawan yang akan berada di perusahaan pada satu waktu tertentu di masa mendatang
- Meramalkan penawaran eksternal (external supply) : jumlah dan jenis orang yang akan tersedia bagi proses rekrutmen dari pasar tenaga kerja manapun.
Bagan pergantian adalah daftar setiap posisi manajerial, siapa yang menduduki jabatan tersebut, berapa lama orang tersebut akan bekerja sebelum pindah ke tempat lain, dan siapa yang saat ini memenuhi syarat sebagai penggantinya.
Sistem Informasi Karyawan yaitu sistem terkomputerisasi yang mengandung informasi mengenai pendidikan, ketrampilan, pengalaman kerja dan aspirasi masing-masing karyawan.
Menyesuaikan penawaran dan permintaan SDM
Setelah membandingkan permintaan mendatang dan penawaran internal, manajer dapat membuat rencana untuk mengelola kekurangan atau surplus staf yang telah diprediksi. Bila akan terjadi kekurangan, karyawan baru dapat dipekerjakan, karyawan yang ada dilatih kembali dan dipindahkan ke pekerjaan yang kekurangan tenaga kerja. Bila surplus staf dan diperkirakan akan menimbulkan masalah, pilihan utamanya adalah memindahkan karyawan ekstra, mendukung pensiun dini dan menghentikan orang-orang.
Staffing / Penyusunan staf dalam organisasi
Penyusunan staf dari dalam maupun dari luar harus diawali dengan rekruitmen yang efektif.
Rekrutmen
adalah proses menarik orang-orang yang yang memenuhi persyaratan untuk mengajukan lamaran atas pekerjaan yang belum terisi.
Rekrutmen ada dua macam yaitu:
- Rekrutmen Internal : promosi, mutasi
- Rekrutmen Eksternal meliputi antara lain pemasangan iklan, wawancara di kampus, referensi dari karyawan yang ada, dll
Menyeleksi Sumber Daya Manusia
Setelah proses rekrutmen menarik sejumlah pelamar untuk dipekerjakan. Tujuan proses seleksi adalah untuk mengumpulkan informasi yang akan memperkirakan tingkat keberhasilan kerja para pelamar dan kemudian mempekerjakan kandidat yang dianggap berpeluang paling berhasil. Proses penentuan nilai prediktif atas informasi disebut validasi.
Formulir aplikasi
Tahap pertama dalam seleksi biasanya meminta para kandidat untuk mengisi lembar aplikasi lamaran. Formulir aplikasi merupakan metode yang efisien untuk mengumpulkan informasi mengenai pengalaman kerja pelamar, latar belakang pendidikan dan data demografis yang terkait dengan pekerjaan lainnya.
Tes
Tes terhadap kemampuan, ketrampilan, sikap atau pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu biasanya menjadi alat prediksi yang terbaik terhadap keberhasilan pekerjaan.
Wawancara
Wawancara merupakan alat seleksi yang populer, tapi mempunyai kelemahan karena dapat terjadi bias dan ada unsur subyektivitasnya.
Validitas wawancara dapat ditingkatkan dengan cara melatih para pewawancara untuk sadar akan adanya potensi bias dan dengan cara meningkatkan struktur wawancara. Dalam wawancara terstruktur, pertanyaan ditulis sebelumnya dan semua kandidat ditanya dengan daftar pertanyaan yang sama. Struktur wawancara akan menghasilkan prosedur wawancara yang konsisten dan menyebabkan organisasi dapat memvalidasi isi pertanyaannya.
Tehnik lain misalnya dengan tes obat-obatan, tes kesehatan, tes fisik, dll.
Pengembangan SDM
Sebagian besar karyawan memerlukan pelatihan tambahan supaya mereka dapat tumbuh dan berkembang dalam pekerjaannya. Proses itu dimulai dengan proses orientasi dan pemilihan metode serta tenhik pelatihan terbaik.
Orientasi Karyawan Baru
Orientasi adalah proses memperkenalkan karyawan baru kepada organisasi sehingga mereka dapat lebih cepat menjadi kontributor yang efektif.
Orientasi yang efektif dapat berperan penting bagi kepuasan kerja, kinerja, retensi / mempertahankan karyawan. Program orientasi yang efektif membantu para pendatang baru merasa menjadi bagian dari tim dengan segera memperkenalkan mereka dengan rekan sekerja, penyelia dan karyawan baru lainnya.
Tehnik dan metode pelatihan dan pengembangan antara lain :
1. Program atas dasar pekerjaan yaitu Tehnik pelatihan yang menghubungkan aktivitas pelatihan dan pengembangan langsung kepada kinerja tugas-tugas.
Metode pelatihan berdasarkan pekerjaan antara lain :
a. Pelatihan pada saat bekerja (on the job training) yaitu program pelatihan pada waktu karyawan bekerja dalam situasi kerja aktual dan diperlihatkan cara melakukan tugas secara lebih efektif oleh penyelia atau karyawan yang berpengalaman.
b. Pelatihan kokpit yaitu pelatihan yang meliputi simulasi pelaksanaan pekerjaan di bawah kondisi yang hampir menyerupai lingkungan kerja yang sebenarnya.
c. Rotasi dan transfer kerja sistematis yaitu pelatihan karyawan dengan cara memindahkan karyawan secara sistematis dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain sehingga mereka dapat mempelajari berbagai macam tugas dan ketrampilan.
2. Program atas dasar instruksional yaitu program pelatihan yang dirancang untuk memberikan pengetahuan dan informasi baru.
Program yang paling sering digunakan adalah
a. Pendekatan kuliah atau diskusi yaitu pelatihan atas dasar instruksional yang menyajikan pengetahuan dan informasi secara deskriptif.
b. Instruksi dengan bantuan komputer, pelatihan yang menyajikan pengetahuan informasi melalui komputer. Keuntungannya adalah pelatihan dapat dilaksanakan dalam tingkat belajar yang dapat diatur sendiri dan dapat langsung memberikan umpan balik.
Teknologi pelatihan:
- Dulu: pelatihan menggunakan kertas dan pensil, instruksi individu dan reproduksi tugas secara mekanis.
- Sekarang: komputer, video telekonferen, video interaktif
- Pelatihan pembentukan tim dan pelatihan berdasarkan kelompok : Outward bond.
Evaluasi Kinerja Karyawan
Bagian penting dalam manajemen sumber daya manusia adalah penilaian kinerja (performance appraisal) yaitu evaluasi yang dilakukan secara khusus dan formal untuk menentukan tingkat keefektifan pelaksanaan pekerjaan seorang karyawan.
Tujuan evaluasi penilaian adalah
- Menjadi pembanding dalam menilai secara lebih baik proses rekrutmen dan seleksi.
- Membantu manajer menilai apakah telah merekrut dan memilih karyawan terbaik.
- Menjadi acuan untuk pelatihan, pengembangan dan pemberian kompensasi yang efektif.
Proses Penilaian Kinerja
1. Melaksanakan Penilaian Kinerja
Penyelia seorang karyawan adalah orang yang melakukan penilaian kinerja langsung terhadap karyawan karena ia memiliki pengetahuan yang terbanyak mengenai persayaratan pekerjaan dan berpeluang mengamati karyawan yang melakukan pekerjaannya serta bertanggung jawab atas kinerja bawahannya.
2. Memberikan Umpan Balik Kinerja
Kinerja karyawan baik atau buruk harus diberitahukan kepada karyawan tersebut serta diberikan pelatihan dan konsultasi.
Metode Penilaian Kinerja
1. Metode Pengurutan Sederhana (Simple Ranking Method) yaitu metode penilaian kinerja yang memberikan peringkat para karyawan dari yang terbaik sampai yang terburuk pada setiap kelompok kerja atau departemen.
2. Metode Distribusi Dipaksakan (Force Distribution Method) yaitu metode penilaian kinerja yang mengelompokkan karyawan ke dalam berbagai kategori kinerja berdasarkan pada distribusi yang telah ditentukan sebelumnya dan ditetepkan oleh penilai.
3. Metode Pemeringkatan Grafis (Graphic Rating Scale) yaitu metode penilaian kinerja yang menggunakan skala mengurutkan angka untuk menilai serangkaian dimensi kinerja karyawan. Skala yang digunakan antara lain skala likert bisa skala 3-9. Untuk mengembangkan pengukuran kinerja, manajer hanya perlu untuk menambahkan nilai-nilai bagi tanggapan seorang untuk mendapat indeks kinerja secara keseluruhan.
4. Metode Kejadian Kritis yaitu metode penilaian kinerja berdasarkan contoh-contoh yang mencerminkan kinerja yang baik ataupun yang buruk dari para karyawan.
Pemberian Kompensasi dan Tunjangan
Kompensasi adalah serangkaian penghargaan yang diberikan oleh suatu organisasi kepada karyawannya atas imbalan atas keinginan mereka melakukan berbagai pekerjaan dan tugas. Kompensasi dapat berupa gaji pokok, insentif, bonus, tunjangan dan hadiah-hadiah lain.
Untuk menentukan besarnya nilai kompensasi dasar digunakan cara antara lain:
a. Survey Upah yaitu survey kompensasi yang dibayarkan kepada karyawan oleh organisasi lain dalam satu wilayah geografis, industri atau kelompok jabatan tertentu.
b. Evaluasi pekerjaan adalah metode untuk menentukan nilai atau harga relatif suatu pekerjaan bagi organisasi sehingga seseorang yang melakukan pekerjaan tersebut dapat diberi kompensasi secara lebih tepat.
c. Menetapkan stuktur upah yaitu kompensasi untuk berbagai pekerjaan didasarkan pada penilaian nilai relatif masing-masing kelas pekerjaan bagi organisasi, dapat juga berdasarkan senioritas atau gabungan keduanya.
A. Lingkup fungsi SDM
Manajemen sumber daya manusia
- serangkaian aktivitas organisasi yang diarahkan ke usaha menarik, mengembangkan dan mempertahankan angkatan kerja yang efektif.
- merupakan suatu proses menganalisis dan mengelola kebutuhan organisasi terhadap sumber daya manusia sehingga dapat menjamin tercapainya sasaran strategis perusahaan.
Fungsi-fungsi SDM
1. Perencanaan sumber daya manusia
yaitu peramalan secara sistematis terhadap permintaan dan penawaran tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang
2. Rekrutmen
yaitu proses pencarian dan penarikan calon tenaga kerja yang mampu
3. Seleksi
yaitu serangkaian kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau ditolak.
4. Orientasi
memperkenalkan karyawan baru pada peranan atau kedudukan mereka dalam organisasi dan pada karyawan lain.
5. Latihan dan Pengembangan
Latihan bertujuan untuk memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan tehnik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin.
Pengembangan bertujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan kepribadian.
6. Pemeliharaan
Merupakan fungsi personalia yang berkaitan dengan pemberian kompensasi, hubungan perburuhan, pelayanan karyawan, program kesehatan dan keselamatan kerja.
7. Pemberhentian
Pemberhentian dan pemutusan hubungan kerja bisa terjadi karena karyawan mengundurkan diri, pensiun, tidak mampu / produktif, dipecat atau dikeluarkan.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan organisasi agar mempunyai tenaga kerja yang tetap produktif dan mempunyai moril tinggi antara lain:
a. Analisis dan desain pekerjaan
Analisa pekerjaan (job analysis) adalah
- Suatu analisa sitematis terhadap pekerjaan-pekerjaan di dalam suatu organisasi.
- Suatu pekerjaan adalah organisasi dari satuan kerja. Suatu pekerjaan terdiri dari sekumpulan tugas, kewajiban, penugasan dan tanggung jawab.
Analisa pekerjaan terdiri dari dua bagian yaitu:
1. Deskripsi pekerjaan (job description) merincikan tugas-tugas suatu pekerjaan, lingkungan kerja, serta alat, bahan dan perlengkapan yang digunakan dalam melakukan pekerjaan tersebut.
2. Spesifikasi pekerjaan (job spesification) merincikan ketrampilan, kemampuan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Analisis pekerjaan dibuat agar dapat :
- Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan
- Menentukan persyaratan-persyaratan untuk mengukur prestasi karyawan dan sistem penilaian kinerja yang berkaitan dengan pekerjaan
- Menetapkan tingkat kompensasi yang adil.
- Mengidentifikasi bahaya-bahaya yang potensial bagi keselamatan kerja karyawan
- Mengidenifikasi informasi dasar tentang prosedir operasional.
- Menjelaskan batas-batas wewenang dan tanggung jawab.
- Menyediakan data yang diperlukan untuk mengembangkan sistem klasifikasi pekerjaan.
b. Uraian Pekerjaan
adalah dekripsi tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh seorang dalam kaitannya dengan pekerjaan tertentu, misalnya:
- Nama pekerjaan
- Ciri-ciri yang khusus
- Tugas-tugas khusus yang harus dilaksanakan
- Hubungan pekerjaasn tersebut dengan pekerjaan lain
- Kecakapan, alat-alat dan perlengkapan yang digunakan serta bagaimana menggunakannya.
- Material dan perbekalan yang digunakan
- Kecakapan fisik dan mental yang diperlukan
- Tugas-tugas dan tanggung jawab khusus yang diberikan kepada pekerjaan tersebut
c. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menjelaskan kecakapan seseorang dan digunakan sebagai persyaratan dalam merekrut tenaga kerja, sedangkan uraian pekerjaan menjelaskan pekerjaan yang harus dilaksanakan.
Contoh spesifikasi pekerjaan
- Persyaratan fisik: kesehatan yang baik, tidak memakai kaca mata
- Pendidikan, pengetahuan dan keahlian
- Pengalaman kerja
- Bakat: harus mempunyai kemampuan untuk mempelajari dan tetap mengingat petunjuk-petunjuk.
- Ciri-ciri pribadi: harus mempunyai emosi stabil, dan mampu menyesuaikan diri pada keadaan yang berubah-ubah serta mampu bekerja secara harmonis bersama rekan kerja
d. Evaluasi Pekerjaan
adalah membandingkan suatu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain untuk menjamin bahwa pekerjaan tersebut dihargai secara adil. Evaluasi pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memberikan nilai atau bobot kepada tiap bagian, kemudian dievaluasi menurut komponen-komponennya seperti berdasarkan kecakapan kerja, tanggung jawab, upaya dan lingkungan kerja.
B. Perencanaan SDM
Perencanaan sumber daya manusia melibatkan analisa pekerjaan dan prediksi permintaan dan penawaran tenaga kerja
Meramalkan permintaan dan Penawaran SDM di masa depan dengan cara menilai trend penggunaan SDM di masa lalu, rencana organisasi di masa depan dan tren ekonomi umum. Ramalan penjualan yang baik dapat menjadi dasar perhitungan kebutuhan SDM.
Peramalan penawaran tenaga kerja terdiri dari dua tugas:
- Meramalkan penawaran internal (internal supply) : jumlah dan jenis karyawan yang akan berada di perusahaan pada satu waktu tertentu di masa mendatang
- Meramalkan penawaran eksternal (external supply) : jumlah dan jenis orang yang akan tersedia bagi proses rekrutmen dari pasar tenaga kerja manapun.
Bagan pergantian adalah daftar setiap posisi manajerial, siapa yang menduduki jabatan tersebut, berapa lama orang tersebut akan bekerja sebelum pindah ke tempat lain, dan siapa yang saat ini memenuhi syarat sebagai penggantinya.
Sistem Informasi Karyawan yaitu sistem terkomputerisasi yang mengandung informasi mengenai pendidikan, ketrampilan, pengalaman kerja dan aspirasi masing-masing karyawan.
Menyesuaikan penawaran dan permintaan SDM
Setelah membandingkan permintaan mendatang dan penawaran internal, manajer dapat membuat rencana untuk mengelola kekurangan atau surplus staf yang telah diprediksi. Bila akan terjadi kekurangan, karyawan baru dapat dipekerjakan, karyawan yang ada dilatih kembali dan dipindahkan ke pekerjaan yang kekurangan tenaga kerja. Bila surplus staf dan diperkirakan akan menimbulkan masalah, pilihan utamanya adalah memindahkan karyawan ekstra, mendukung pensiun dini dan menghentikan orang-orang.
Staffing / Penyusunan staf dalam organisasi
Penyusunan staf dari dalam maupun dari luar harus diawali dengan rekruitmen yang efektif.
Rekrutmen
adalah proses menarik orang-orang yang yang memenuhi persyaratan untuk mengajukan lamaran atas pekerjaan yang belum terisi.
Rekrutmen ada dua macam yaitu:
- Rekrutmen Internal : promosi, mutasi
- Rekrutmen Eksternal meliputi antara lain pemasangan iklan, wawancara di kampus, referensi dari karyawan yang ada, dll
Menyeleksi Sumber Daya Manusia
Setelah proses rekrutmen menarik sejumlah pelamar untuk dipekerjakan. Tujuan proses seleksi adalah untuk mengumpulkan informasi yang akan memperkirakan tingkat keberhasilan kerja para pelamar dan kemudian mempekerjakan kandidat yang dianggap berpeluang paling berhasil. Proses penentuan nilai prediktif atas informasi disebut validasi.
Formulir aplikasi
Tahap pertama dalam seleksi biasanya meminta para kandidat untuk mengisi lembar aplikasi lamaran. Formulir aplikasi merupakan metode yang efisien untuk mengumpulkan informasi mengenai pengalaman kerja pelamar, latar belakang pendidikan dan data demografis yang terkait dengan pekerjaan lainnya.
Tes
Tes terhadap kemampuan, ketrampilan, sikap atau pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu biasanya menjadi alat prediksi yang terbaik terhadap keberhasilan pekerjaan.
Wawancara
Wawancara merupakan alat seleksi yang populer, tapi mempunyai kelemahan karena dapat terjadi bias dan ada unsur subyektivitasnya.
Validitas wawancara dapat ditingkatkan dengan cara melatih para pewawancara untuk sadar akan adanya potensi bias dan dengan cara meningkatkan struktur wawancara. Dalam wawancara terstruktur, pertanyaan ditulis sebelumnya dan semua kandidat ditanya dengan daftar pertanyaan yang sama. Struktur wawancara akan menghasilkan prosedur wawancara yang konsisten dan menyebabkan organisasi dapat memvalidasi isi pertanyaannya.
Tehnik lain misalnya dengan tes obat-obatan, tes kesehatan, tes fisik, dll.
Pengembangan SDM
Sebagian besar karyawan memerlukan pelatihan tambahan supaya mereka dapat tumbuh dan berkembang dalam pekerjaannya. Proses itu dimulai dengan proses orientasi dan pemilihan metode serta tenhik pelatihan terbaik.
Orientasi Karyawan Baru
Orientasi adalah proses memperkenalkan karyawan baru kepada organisasi sehingga mereka dapat lebih cepat menjadi kontributor yang efektif.
Orientasi yang efektif dapat berperan penting bagi kepuasan kerja, kinerja, retensi / mempertahankan karyawan. Program orientasi yang efektif membantu para pendatang baru merasa menjadi bagian dari tim dengan segera memperkenalkan mereka dengan rekan sekerja, penyelia dan karyawan baru lainnya.
Tehnik dan metode pelatihan dan pengembangan antara lain :
1. Program atas dasar pekerjaan yaitu Tehnik pelatihan yang menghubungkan aktivitas pelatihan dan pengembangan langsung kepada kinerja tugas-tugas.
Metode pelatihan berdasarkan pekerjaan antara lain :
a. Pelatihan pada saat bekerja (on the job training) yaitu program pelatihan pada waktu karyawan bekerja dalam situasi kerja aktual dan diperlihatkan cara melakukan tugas secara lebih efektif oleh penyelia atau karyawan yang berpengalaman.
b. Pelatihan kokpit yaitu pelatihan yang meliputi simulasi pelaksanaan pekerjaan di bawah kondisi yang hampir menyerupai lingkungan kerja yang sebenarnya.
c. Rotasi dan transfer kerja sistematis yaitu pelatihan karyawan dengan cara memindahkan karyawan secara sistematis dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain sehingga mereka dapat mempelajari berbagai macam tugas dan ketrampilan.
2. Program atas dasar instruksional yaitu program pelatihan yang dirancang untuk memberikan pengetahuan dan informasi baru.
Program yang paling sering digunakan adalah
a. Pendekatan kuliah atau diskusi yaitu pelatihan atas dasar instruksional yang menyajikan pengetahuan dan informasi secara deskriptif.
b. Instruksi dengan bantuan komputer, pelatihan yang menyajikan pengetahuan informasi melalui komputer. Keuntungannya adalah pelatihan dapat dilaksanakan dalam tingkat belajar yang dapat diatur sendiri dan dapat langsung memberikan umpan balik.
Teknologi pelatihan:
- Dulu: pelatihan menggunakan kertas dan pensil, instruksi individu dan reproduksi tugas secara mekanis.
- Sekarang: komputer, video telekonferen, video interaktif
- Pelatihan pembentukan tim dan pelatihan berdasarkan kelompok : Outward bond.
Evaluasi Kinerja Karyawan
Bagian penting dalam manajemen sumber daya manusia adalah penilaian kinerja (performance appraisal) yaitu evaluasi yang dilakukan secara khusus dan formal untuk menentukan tingkat keefektifan pelaksanaan pekerjaan seorang karyawan.
Tujuan evaluasi penilaian adalah
- Menjadi pembanding dalam menilai secara lebih baik proses rekrutmen dan seleksi.
- Membantu manajer menilai apakah telah merekrut dan memilih karyawan terbaik.
- Menjadi acuan untuk pelatihan, pengembangan dan pemberian kompensasi yang efektif.
Proses Penilaian Kinerja
1. Melaksanakan Penilaian Kinerja
Penyelia seorang karyawan adalah orang yang melakukan penilaian kinerja langsung terhadap karyawan karena ia memiliki pengetahuan yang terbanyak mengenai persayaratan pekerjaan dan berpeluang mengamati karyawan yang melakukan pekerjaannya serta bertanggung jawab atas kinerja bawahannya.
2. Memberikan Umpan Balik Kinerja
Kinerja karyawan baik atau buruk harus diberitahukan kepada karyawan tersebut serta diberikan pelatihan dan konsultasi.
Metode Penilaian Kinerja
1. Metode Pengurutan Sederhana (Simple Ranking Method) yaitu metode penilaian kinerja yang memberikan peringkat para karyawan dari yang terbaik sampai yang terburuk pada setiap kelompok kerja atau departemen.
2. Metode Distribusi Dipaksakan (Force Distribution Method) yaitu metode penilaian kinerja yang mengelompokkan karyawan ke dalam berbagai kategori kinerja berdasarkan pada distribusi yang telah ditentukan sebelumnya dan ditetepkan oleh penilai.
3. Metode Pemeringkatan Grafis (Graphic Rating Scale) yaitu metode penilaian kinerja yang menggunakan skala mengurutkan angka untuk menilai serangkaian dimensi kinerja karyawan. Skala yang digunakan antara lain skala likert bisa skala 3-9. Untuk mengembangkan pengukuran kinerja, manajer hanya perlu untuk menambahkan nilai-nilai bagi tanggapan seorang untuk mendapat indeks kinerja secara keseluruhan.
4. Metode Kejadian Kritis yaitu metode penilaian kinerja berdasarkan contoh-contoh yang mencerminkan kinerja yang baik ataupun yang buruk dari para karyawan.
Pemberian Kompensasi dan Tunjangan
Kompensasi adalah serangkaian penghargaan yang diberikan oleh suatu organisasi kepada karyawannya atas imbalan atas keinginan mereka melakukan berbagai pekerjaan dan tugas. Kompensasi dapat berupa gaji pokok, insentif, bonus, tunjangan dan hadiah-hadiah lain.
Untuk menentukan besarnya nilai kompensasi dasar digunakan cara antara lain:
a. Survey Upah yaitu survey kompensasi yang dibayarkan kepada karyawan oleh organisasi lain dalam satu wilayah geografis, industri atau kelompok jabatan tertentu.
b. Evaluasi pekerjaan adalah metode untuk menentukan nilai atau harga relatif suatu pekerjaan bagi organisasi sehingga seseorang yang melakukan pekerjaan tersebut dapat diberi kompensasi secara lebih tepat.
c. Menetapkan stuktur upah yaitu kompensasi untuk berbagai pekerjaan didasarkan pada penilaian nilai relatif masing-masing kelas pekerjaan bagi organisasi, dapat juga berdasarkan senioritas atau gabungan keduanya.
Pengelolaan Organisasi Bisnis
Langkah awal dalam manajemen yang efektif adalah menetapkan sasaran (goal) – tujuan (objective) yang diharapkan dan direncanakan untuk dicapai suatu bisnis.
Sasaran adalah tujuan yang diharapkan dan direncanakan untuk dicapai suatu bisnis. Strategi adalah program perusahaan untuk mencapai sasaran dan tujuan perusahaan yang sudah ditetapkan.
Pernyataan Misi adalah pernyataan suatu organisasi mengenai bagaimana organisasi itu akan mencapai maksudnya dalam lingkungan bisnis itu dijalankan.
Maksud penetapan sasaran adalah
1. Memberikan arah dan panduan bagi para manager di semua tingkatan.
2. Membantu perusahaan mengalokasikan sumber dayanya.
3. Membantu menetapkan budaya korporasi.
4. Membantu manager menilai kinerjanya.
Macam-macam sasaran:
1. Sasaran jangka panjang, adalah sasaran yang ditetapkan untuk periode waktu yang lama, umumnya lima tahun mendatang atau lebih.
2. Sasaran jangka menengah adalah sasaran yang ditetapkan selama jangka waktu satu sampai lima tahun mendatang.
3. Sasaran jangka pendek adalah sasaran yang ditetapkan untuk waktu yang dekat biasanya kurang dari satu tahun.
Perumusan strategi adalah penciptaan program yang luas untuk menetapkan dan memenuhi suatu tujuan organisasi.
Tahapan yang dilakukan dalam merumuskan strategi adalah
1. Menetapkan sasaran stategis, merupakan sasaran jangka panjang yang langsung berasal dari pernyataan misi suatu perusahaan.
2. Menganalisa organisasi dan lingkungannya, yaitu melakukan pengamatan dan penilaian lingkungan terhadap ancaman dan kesempatan (Analisa SWOT).
3. Menyesuaikan organisasi dengan lingkungannya
Tujuan analisa organisasi adalah untuk lebih mengerti kekuatan dan kelemahan suatu perusahaan dan memanfaatkannya untuk mengatasi ancaman dan memanfaatkan kesempatan. Menyesuaikan perusahaan dengan lingkungannya merupakan dasar bagi keberhasilan perencanaan dan pelaksanaan bisnis.
Analisa lingkungan adalah proses pemindaian lingkungan bisnis terhadap ancaman dan peluang. Analisa Organisasioal adalah proses menganalisa kekuatan dan kelemahan suatu perusahaan.
Hierarki Perencanaan dapat dilihat pada tiga tingkatan yaitu :strategis, taktis dan operasional. Tanggung jawab manajerial ditetapkan pada masing-masing tingkatan. Tingkatan itu membentuk suatu hierarki karena pengimplementasian rencana-rencana hanya dapat dijalankan bila ada alur logika dari suatu tingkatan ke tingkatan berikutnya.
1. Rencana Strategis adalah Rencana yang mencerminkan keputusan mengenai alokasi sumber daya, prioritas perusahaan dan tahap-tahap yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan strategis. Rencana-rencana tersebut selalu ditetapkan oleh dewan direksi dan manajemen puncak.
2. Rencana Taktis adalah rencana jangka pendek yang berhubungan dengan penerapkan aspek-aspek khusus dari suatu rencana strategis perusahaan.
3. Rencana Operasional, adalah rencana yang menetapkan target jangka pendek untuk kinerja harian, mingguan atau bulanan dan disusun oleh manager tingkat menengah dan tingkatan yang lebih rendah.
Karena lingkungan bisnis terkadang sukar diprediksi dan karena kejadian yang tidak diharapkan dapat menimbulkan masalah besar, maka untuk mengatasi hal-hal tersebut diperlukan rencana alternatif yaitu rencana kontigensi dan manajemen kritis.
Rencana Kontingensi adalah perencanaan terhadap perubahan dimana rencana itu perusahaan mengidentifikasi dari awal aspek-aspek penting bagi bisnis atau pasarnya yang mungkin berubah dan mengidentifikasikan cara-cara yang akan digunakan perusahaan menanggapi perubahan yang terjadi.
Manajemen Krisis.
Krisis adalah keadaan darurat yang tidak diharapkan yang memerlukan tanggapan secepatnya. Manajemen krisis adalah suatu metode perusahaan dalam menghadapi keadaan darurat. Manajemen kristis dirancang untuk membantu karyawan dalam mengatasi kondisi yang ekstrim atau tidak dapat diramalkan, rencana kritis yang baik umumnya menguraikan siapa yang akan bertanggung jawab dalam situasi yang berbeda-beda, bagaimana menanggapi krisis tersebut, dsb.
Proses Manajemen
Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sumber daya finansial, manusia dan informasi suatu organisasi untuk mencapai sasarannya.
Perencanaan adalah proses manajemen yang menetapkan apa yang harus dilakukan suatu organisasi dan bagaimana sebaiknya melakukannya.
Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi manajemen. Perencanaan yang baik dapat memberikan keuntungan antara lain:
1. dapat mengidentifikasi peluang masa depan.
2. mengantisipasi dan permasalahan di masa depan
3. mengembangkan rangkaian langkah strategik dan taktis
Perencanaan mempunyai bentuk-bentuk sebagai berikut:
a. Tujuan (objective)
Tujuan merupakan suatu sasaran kegiatan yang sedapat mungkin dalam jangka waktu tertentu. Misalnya bila tujuan perusahaan adalah kenaikan laba sebesar 30% dalam kurun waktu satu tahun mendatang, maka semua kegiatan akan diarahkan ke sana.
b. Kebijakan (policy) adalah suatu pernyataan atau pengertian yang digunakan untuk mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan yang dijalani untuk mencapai tujuan.
c. Strategi merupakan program yang dirancang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan yaitu bilamana perusahaan akan melaksanakan misinya. Strategi akan menetapkan alokasi sumber daya yang diperlukan. Kecepatan waktu pelaksanaan merupakan faktor utama yang perlu diperhatikan dalam menentukan strategi.
d. Prosedur
Prosedur merupakan serangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.
e. Aturan
Aturan merupakan bagian dari prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik. Beberapa aturan sejenis dapat dikelompokan menjadi prosedur.
f. Program
Program merupakan kombinasi dari kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai anggaran atau budget.
Dalam pelaksanaannya, perencanaan dapat dibedakan menjadi perencanaan strategis dan perencanaan taktis.
Perencanaan strategis merupakan suatu proses untuk menganalisa dan mengambil keputusan yang berkenaan dengan:
- Misi atau alasan keberadaan suatu organisasi
- Sasaran atau hasil yang harus dicapai oleh suatu organisasi
- Strategi, upaya untuk mencapai sasaran yang diinginkan
- Alokasi sumber daya, mendistribusikan sumber daya pada aktifitas yang tepat untuk mencapai sasaran.
Perencanaan taktis merupakan langkah-langkah untuk mencapai tujuan perencanaan strategis jangka pendek yang mencakup:
- Apa yang harus dilakukan
- Siapa yang melakukan
- Bagaimana melakukannya
Perencanaan taktis mencakup kegiatan antara lain:
- Membuat anggaran tahunan (divisi, departemen, proyek, dll)
- Memilih metode atau prosedur spesifik guna mengimplementasikan strategi perusahaan
- Menetapkan serangkaian tindakan tertentu yang diperlukan guna memperbaiki dan meningkatkan kinerja operasional perusahaan.
Pengorganisasian
Adalah proses manajemen yang menetapkan cara terbaik dalam mengatur sumber daya dan aktivitas suatu organisasi menjadi suatu struktur yang logis.
Pengorganisasian mencakup kegiatan-kegiatan :
- Membagi pekerjaan
- Mengelompokan pekerjaan
- Mendelegasikan wewenang
- Mengembangkan mekanisme koordinasi
Pengorganisasian yang baik memberikan beberapa keuntungan antara lain:
- dapat terbina hubungan yang baik antar anggota organisasi, maupun antar organisasi sehingga akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
- Setiap anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban serta tanggung jawabnya.
Pengarahan
Adalah proses manajemen dalam memandu dan memotivasi karyawan-karyawan untuk memenuhi sasaran suatu organisasi.
Dalam hal ini manajer atau pimpinan dituntut untuk dapat berkomunikasi, memberikan petunjuk, berpikir kreatif, berinisiatif, meningkatkan kualitas, serta memberikan stimulasi kepada karyawan. Kegiatan pengarahan ini menyangkut masalah pemberian motivasi kepada bawahan, masalah kepemimpinan, serta masalah pengembangan komunikasi.
Motivasi
Adalah proses pemberian motif (penggerak) kepada karyawan untuk dapat bekerja sedemikian rupa sehingga tujuan sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien an efektif. Dalam memberikan motivasi, manajer harus mempengaruhi sikap bawahan agar mereka bersedia menjalankan tugas-tugasnya selaras dengan tujuan organisasi.
Faktor-faktor penting yang mempengaruhi motivasi adalah
- Kebutuhan pribadi
- Tujuan dan persepsi individu atau kelompok
- Cara untuk mewujudkan kebutuhan, tujuan dan persepsi tersebut.
Ada dua jenis motivasi yang dapat ditanamkan ke bawahan yaitu:
- Motivasi positif, yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan memberikan tambahan tingkat kepuasan tertentu, misalnya memberikan promosi, tambahan penghasilan, menciptakan kondisi kerja yang nyaman, dsb.
- Motivasi negatif, yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan memberikan ancaman atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu dengan terpaksa. Misalnya memberikan ancaman dengan penurunan pangkat, pemotongan gaji atau dipecat dari jabatannya.
HIRARKI KEBUTUHAN ABRAHAM MASLOW
Kebutuhan untuk aktualisasi diri
Kebutuhan untuk dihargai
Kebutuhan untuk dicintai dan disayangi
Kebutuhan akan rasa aman dan tentram
Kebutuhan fisiologis dasar
Dalam perusahaan kebutuhan-kebutuhan tersebut diatas diterjemahkan sebagai berikut:
Kebutuhan fisiologis dasar: gaji, makanan, pakaian, perumahan dan fasilitas-fasilitas dasar lainnya yang berguna untuk kelangsungan hidup pekerja
Kebutuhan akan rasa aman: lingkungan kerja yang bebas dari segala bentuk ancaman, keamanan jabatan/posisi, status kerja yang jelas, keamanan alat yang dipergunakan.
Kebutuhan untuk dicintai dan disayangi: interaksi dengan rekan kerja, kebebasan melakukan aktivitas sosial, kesempatan yang diberikan untuk menjalin hubungan yang akrab dengan orang lain
Kebutuhan untuk dihargai: pemberian penghargaan atau reward, mengakui hasil karya individu
Kebutuhan aktualisasi diri: kesempatan dan kebebasan untuk merealisasikan cita-cita atau harapan individu, kebebasan untuk mengembangkan bakat atau talenta yang dimiliki.
Komunikasi
Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima sehingga informasinya dapat dipahami oleh penerima.
Dalam pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi, terdapat bermacam-macam komunikasi, yaitu:
1. Komunikasi ke bawah (Downward Communication)
Yaitu komunikasi yang disampaikan oleh pimpinan kepada bawahan. Misalnya: instruksi atau petunjuk, uraian kerja / job description, keterangan umum, perintah, teguran atau pujian.
2. Komunikasi ke atas (Upward Communication)
Yaitu komunikasi yang disampaikan bawahan kepada atasan. Misalnya laporan atau keluhan, pendapat, ataupun saran-saran.
3. Komunikasi Horisontal (Horisontal Communication)
Komunikasi ini disampaikan oleh dan untuk para anggota organisasi. Bisa saja dalam bentuk pemeriksaan ulang bersama untuk memperoleh persetujuan.
4. Lateral Comunication
Yaitu komunikasi yang terjadi antara personal dalam satu jenjang manajemen tapi berasal dari departemen yang berbeda. Misalnya manajer pemasaran melakukan komunikasi lateral dengan manajer produksi pada saat mereka merumuskan cara-cara meningkatkan citra produk perusahaan dengan cara memperbaiki mutu dan ciri-ciri produk.
5. Diagonal Communication
Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh personel-personel yang memiliki jenjang manajemen yang berbeda serta berasal dari departemen yang berbeda. Contoh manajer pemasaran dapat melakukan komunikasi dengan personel HRD untuk meminta tambahan karyawan.
Pengawasan atau pengendalian
Adalah proses manajemen dalam memonitor kinerja suatu organisasi untuk menjamin bahwa sasarannya dapat tercapai.
Pengawasan merupakan aktifitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Pada setiap tahap kegiatan perlu dilakukan pengawasan, agar bisa segera dilakukan koreksi bila terjadi penyimpangan.
Langkah-langkah dalam proses pengawasan adalah
1. Menetapkan standar dan metode
Langkah ini untuk mengukur prestasi, misalnya berapa target produksi dan penjualan yang ingin dipakai.
2. Mengukur prestasi kerja
Pelaksanaan ini merupakan proses yang berkesinambungan serta berulang-ulang dan frekuensinya tergantung dari jenis aktifitasnya.
3. Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar
Merupakan tindak lanjut yaitu dengan membandingkan antara langkah pertama dan kedua.
4. Mengambil tindakan koreksi
Tindakan koreksi diperlukan bila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan, misalnya mengadakan beberapa perubahan terhadap aktifitas organisasi atau standard kerja yang ada.
Tipe-tipe Manajer
Walaupun seluruh manajer melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, tetapi tidak seluruh manajer mempunyai tanggung jawab yang sama untuk aktivitas itu. Jadi perlu mengelompokkan manjer sesuai dengan tingkatan dan bidang tanggung jawab.
Tiga tingkatan dasar manajemen adalah manajer puncak, manajer menengah dan manajer lini pertama.
Manajer puncak adalah Manajer yang bertanggung jawab kepada dewan direksi dan pemegang saham atas keseluruhan kinerja dan efektifitas suatu perusahaan. Mereka menetapkan kebijakan umum, merumuskan strategi, menyetujui seluruh keputusan dan mewakili perusahaan dalam menghadapi perusahaan lain dan badan-badan pemerintahan. Contoh: presiden, wakil presiden, CEO, CFO, dll
Manajer Menengah adalah manajer yang bertanggung jawab dalam mengimplementasikan strategi, kebijaksanaan dan keputusan yang dibuat oleh manajer puncak. Contoh manajer pabrik, manajer operasional, manajer divisi, dll.
Manajer Lini Pertama adalah manajer yang bertanggungjawab dalam menyelia pekerjaan karyawan. Contoh manajer toko, manajer proyek, dll.
Bidang-bidang manajemen antara lain:
a. Manajer Sumber Daya Manusia
- Untuk menerima dan melatih karyawan
- Untuk mengevaluasi kinerja
- Menentukan besarnya kompensasi.
b. Manajer Operasi bertanggungjawab pada produksi, inventori dan pengawasan kualitas.
c. Manajer Pemasaran bertanggungjawab menyampaikan produk-produk dari produsen ke konsumen antara lain pengembangan, penetapan harga, promosi, dan distribusi barang dan jasa.
d. Manajer Informasi yang bertugas merancang dan menerapkan sistem untuk menggabungkan, mengorganisasi dan mendistribusikan informasi.
e. Manajer Keuangan untuk merencanakan dan mengawasi fungsi akuntasi dan sumber-sumber keuangannya.
Dasar Ketrampilan Manajemen
Manajer yang efektif harus mengembangkan ketrampilan teknis, hubungan manusia, konseptual, pengambilan keputusan dan manajemen waktu.
a. Ketrampilan Teknis adalah ketrampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas khusus. Contoh; kemampuan akuntan untuk mengaudit laporan perusahaan. Orang mengembangkan ketrampilan teknis melalui kombinasi antara pendidikan dan pengalaman. Ketrampilan teknis banyak berguna bagi manajer lini pertama.
b. Ketrampilan Hubungan Manusia.
Yaitu ketrampilan untuk memahami dan menyesuaikan orang lain serta bekerja sama dengan orang lain. Ketrampilan hubungan manusia paling penting bagi manajer menengah yang sering bertindak sebagai penghubung antara manajer puncak, manajer lini pertama dan manajer bidang-bidang lain di organisasi. Para manjer harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
c. Ketrampilan Konseptual
adalah kemampuan seseorang untuk berpikir pada hal yang abstrak, untuk mendiagnosa dan menganalisa situasi yang berbeda dan melihat situasi di masa mendatang.
Ketrampilan konseptual membantu para manajer untuk
- mengetahui peluang dan ancaman pasar yang baru
- membantu menganalisa kemungkinan hasil dari keputusan mereka
Para manajer puncak paling banyak bergantung pada ketrampilan konseptual sedangkan manajer lini pertama paling sedikit menggunakannya.
d. Ketrampilan Pembuatan Keputusan
adalah ketrampilan dalam menentukan masalah dan memilih tindakan yang terbaik.
Langkah-langkah dasar dalam pengambilan keputusan:
1. Menetapkan masalah, mengumpulkan fakta-fakta dan mengidentifikasi alternatif penyelesaian.
2. Mengevaluasi masing-masing alternatif dan menyeleksi alternatif yang terbaik.
3. Mengimplementasikan alternatif yang dipilih, meninjaunya secara periodik dan mengevaluasi efektifitas pilihan tersebut.
e. Ketrampilan Pengelolaan waktu
adalah ketrampilan yang berkaitan dengan produktifitas atas waktu yang dimiliki seseorang.
Untuk mengelola waktu secara efektif, para manajer harus memperhatikan empat penyebab utama pemborosan waktu yaitu:
• Administrasi, beberapa manajer menggunakan terlalu banyak waktu untuk memutuskan apa yang harus dilakukan terkait dengan surat atau laporan.
• Telepon, diperlukan seketaris untuk menyaring telepon masuk dan menentukan waktu tertentu untuk membalas telepon masuk yang penting.
• Rapat, untuk membantu produktifitas waktu, maka orang yang memimpin rapat harus merincikan agenda yang jelas, mulai tepat waktu, menjaga setiap orang terfokus pada agenda tersebut dan mengakhiri tepat waktu.
• E-mail
f. Manajemen Global
Sekarang ini manajer dituntut untuk melengkapi diri dengan alat-alat, teknik dan ketrampilan khusus yang diperlukan untuk bersaing di lingkungan global. Mereka perlu membangun wawasan terhadap pasar asing, perbedaan budaya, serta motif dan praktek persaingan dari luar negeri.
g. Ketrampilan Manajemen dan Teknologi
Teknologi mengubah para manajer berinteraksi dalam membentuk struktur korporasi. Sistem jaringan komputer, email, telekonferensi dan bentuk-bentuk komunikasi lainnya akan meniadakan waktu, jarak dan batasan korporasi (misalnya departemen dan divisi) tidak dapat lagi menghalangi orang-orang untuk bekerja lebih dekat satu dengan yang lainnya. Akibatnya birokrasi menjadi berkurang, sementara perencanaan, pengambilan keputusan, dll dapat mengambil manfaat dari pembentukan grup dan kelompok kerja.
Langkah awal dalam manajemen yang efektif adalah menetapkan sasaran (goal) – tujuan (objective) yang diharapkan dan direncanakan untuk dicapai suatu bisnis.
Sasaran adalah tujuan yang diharapkan dan direncanakan untuk dicapai suatu bisnis. Strategi adalah program perusahaan untuk mencapai sasaran dan tujuan perusahaan yang sudah ditetapkan.
Pernyataan Misi adalah pernyataan suatu organisasi mengenai bagaimana organisasi itu akan mencapai maksudnya dalam lingkungan bisnis itu dijalankan.
Maksud penetapan sasaran adalah
1. Memberikan arah dan panduan bagi para manager di semua tingkatan.
2. Membantu perusahaan mengalokasikan sumber dayanya.
3. Membantu menetapkan budaya korporasi.
4. Membantu manager menilai kinerjanya.
Macam-macam sasaran:
1. Sasaran jangka panjang, adalah sasaran yang ditetapkan untuk periode waktu yang lama, umumnya lima tahun mendatang atau lebih.
2. Sasaran jangka menengah adalah sasaran yang ditetapkan selama jangka waktu satu sampai lima tahun mendatang.
3. Sasaran jangka pendek adalah sasaran yang ditetapkan untuk waktu yang dekat biasanya kurang dari satu tahun.
Perumusan strategi adalah penciptaan program yang luas untuk menetapkan dan memenuhi suatu tujuan organisasi.
Tahapan yang dilakukan dalam merumuskan strategi adalah
1. Menetapkan sasaran stategis, merupakan sasaran jangka panjang yang langsung berasal dari pernyataan misi suatu perusahaan.
2. Menganalisa organisasi dan lingkungannya, yaitu melakukan pengamatan dan penilaian lingkungan terhadap ancaman dan kesempatan (Analisa SWOT).
3. Menyesuaikan organisasi dengan lingkungannya
Tujuan analisa organisasi adalah untuk lebih mengerti kekuatan dan kelemahan suatu perusahaan dan memanfaatkannya untuk mengatasi ancaman dan memanfaatkan kesempatan. Menyesuaikan perusahaan dengan lingkungannya merupakan dasar bagi keberhasilan perencanaan dan pelaksanaan bisnis.
Analisa lingkungan adalah proses pemindaian lingkungan bisnis terhadap ancaman dan peluang. Analisa Organisasioal adalah proses menganalisa kekuatan dan kelemahan suatu perusahaan.
Hierarki Perencanaan dapat dilihat pada tiga tingkatan yaitu :strategis, taktis dan operasional. Tanggung jawab manajerial ditetapkan pada masing-masing tingkatan. Tingkatan itu membentuk suatu hierarki karena pengimplementasian rencana-rencana hanya dapat dijalankan bila ada alur logika dari suatu tingkatan ke tingkatan berikutnya.
1. Rencana Strategis adalah Rencana yang mencerminkan keputusan mengenai alokasi sumber daya, prioritas perusahaan dan tahap-tahap yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan strategis. Rencana-rencana tersebut selalu ditetapkan oleh dewan direksi dan manajemen puncak.
2. Rencana Taktis adalah rencana jangka pendek yang berhubungan dengan penerapkan aspek-aspek khusus dari suatu rencana strategis perusahaan.
3. Rencana Operasional, adalah rencana yang menetapkan target jangka pendek untuk kinerja harian, mingguan atau bulanan dan disusun oleh manager tingkat menengah dan tingkatan yang lebih rendah.
Karena lingkungan bisnis terkadang sukar diprediksi dan karena kejadian yang tidak diharapkan dapat menimbulkan masalah besar, maka untuk mengatasi hal-hal tersebut diperlukan rencana alternatif yaitu rencana kontigensi dan manajemen kritis.
Rencana Kontingensi adalah perencanaan terhadap perubahan dimana rencana itu perusahaan mengidentifikasi dari awal aspek-aspek penting bagi bisnis atau pasarnya yang mungkin berubah dan mengidentifikasikan cara-cara yang akan digunakan perusahaan menanggapi perubahan yang terjadi.
Manajemen Krisis.
Krisis adalah keadaan darurat yang tidak diharapkan yang memerlukan tanggapan secepatnya. Manajemen krisis adalah suatu metode perusahaan dalam menghadapi keadaan darurat. Manajemen kristis dirancang untuk membantu karyawan dalam mengatasi kondisi yang ekstrim atau tidak dapat diramalkan, rencana kritis yang baik umumnya menguraikan siapa yang akan bertanggung jawab dalam situasi yang berbeda-beda, bagaimana menanggapi krisis tersebut, dsb.
Proses Manajemen
Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sumber daya finansial, manusia dan informasi suatu organisasi untuk mencapai sasarannya.
Perencanaan adalah proses manajemen yang menetapkan apa yang harus dilakukan suatu organisasi dan bagaimana sebaiknya melakukannya.
Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi manajemen. Perencanaan yang baik dapat memberikan keuntungan antara lain:
1. dapat mengidentifikasi peluang masa depan.
2. mengantisipasi dan permasalahan di masa depan
3. mengembangkan rangkaian langkah strategik dan taktis
Perencanaan mempunyai bentuk-bentuk sebagai berikut:
a. Tujuan (objective)
Tujuan merupakan suatu sasaran kegiatan yang sedapat mungkin dalam jangka waktu tertentu. Misalnya bila tujuan perusahaan adalah kenaikan laba sebesar 30% dalam kurun waktu satu tahun mendatang, maka semua kegiatan akan diarahkan ke sana.
b. Kebijakan (policy) adalah suatu pernyataan atau pengertian yang digunakan untuk mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan yang dijalani untuk mencapai tujuan.
c. Strategi merupakan program yang dirancang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan yaitu bilamana perusahaan akan melaksanakan misinya. Strategi akan menetapkan alokasi sumber daya yang diperlukan. Kecepatan waktu pelaksanaan merupakan faktor utama yang perlu diperhatikan dalam menentukan strategi.
d. Prosedur
Prosedur merupakan serangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.
e. Aturan
Aturan merupakan bagian dari prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik. Beberapa aturan sejenis dapat dikelompokan menjadi prosedur.
f. Program
Program merupakan kombinasi dari kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai anggaran atau budget.
Dalam pelaksanaannya, perencanaan dapat dibedakan menjadi perencanaan strategis dan perencanaan taktis.
Perencanaan strategis merupakan suatu proses untuk menganalisa dan mengambil keputusan yang berkenaan dengan:
- Misi atau alasan keberadaan suatu organisasi
- Sasaran atau hasil yang harus dicapai oleh suatu organisasi
- Strategi, upaya untuk mencapai sasaran yang diinginkan
- Alokasi sumber daya, mendistribusikan sumber daya pada aktifitas yang tepat untuk mencapai sasaran.
Perencanaan taktis merupakan langkah-langkah untuk mencapai tujuan perencanaan strategis jangka pendek yang mencakup:
- Apa yang harus dilakukan
- Siapa yang melakukan
- Bagaimana melakukannya
Perencanaan taktis mencakup kegiatan antara lain:
- Membuat anggaran tahunan (divisi, departemen, proyek, dll)
- Memilih metode atau prosedur spesifik guna mengimplementasikan strategi perusahaan
- Menetapkan serangkaian tindakan tertentu yang diperlukan guna memperbaiki dan meningkatkan kinerja operasional perusahaan.
Pengorganisasian
Adalah proses manajemen yang menetapkan cara terbaik dalam mengatur sumber daya dan aktivitas suatu organisasi menjadi suatu struktur yang logis.
Pengorganisasian mencakup kegiatan-kegiatan :
- Membagi pekerjaan
- Mengelompokan pekerjaan
- Mendelegasikan wewenang
- Mengembangkan mekanisme koordinasi
Pengorganisasian yang baik memberikan beberapa keuntungan antara lain:
- dapat terbina hubungan yang baik antar anggota organisasi, maupun antar organisasi sehingga akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
- Setiap anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban serta tanggung jawabnya.
Pengarahan
Adalah proses manajemen dalam memandu dan memotivasi karyawan-karyawan untuk memenuhi sasaran suatu organisasi.
Dalam hal ini manajer atau pimpinan dituntut untuk dapat berkomunikasi, memberikan petunjuk, berpikir kreatif, berinisiatif, meningkatkan kualitas, serta memberikan stimulasi kepada karyawan. Kegiatan pengarahan ini menyangkut masalah pemberian motivasi kepada bawahan, masalah kepemimpinan, serta masalah pengembangan komunikasi.
Motivasi
Adalah proses pemberian motif (penggerak) kepada karyawan untuk dapat bekerja sedemikian rupa sehingga tujuan sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien an efektif. Dalam memberikan motivasi, manajer harus mempengaruhi sikap bawahan agar mereka bersedia menjalankan tugas-tugasnya selaras dengan tujuan organisasi.
Faktor-faktor penting yang mempengaruhi motivasi adalah
- Kebutuhan pribadi
- Tujuan dan persepsi individu atau kelompok
- Cara untuk mewujudkan kebutuhan, tujuan dan persepsi tersebut.
Ada dua jenis motivasi yang dapat ditanamkan ke bawahan yaitu:
- Motivasi positif, yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan memberikan tambahan tingkat kepuasan tertentu, misalnya memberikan promosi, tambahan penghasilan, menciptakan kondisi kerja yang nyaman, dsb.
- Motivasi negatif, yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan memberikan ancaman atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu dengan terpaksa. Misalnya memberikan ancaman dengan penurunan pangkat, pemotongan gaji atau dipecat dari jabatannya.
HIRARKI KEBUTUHAN ABRAHAM MASLOW
Kebutuhan untuk aktualisasi diri
Kebutuhan untuk dihargai
Kebutuhan untuk dicintai dan disayangi
Kebutuhan akan rasa aman dan tentram
Kebutuhan fisiologis dasar
Dalam perusahaan kebutuhan-kebutuhan tersebut diatas diterjemahkan sebagai berikut:
Kebutuhan fisiologis dasar: gaji, makanan, pakaian, perumahan dan fasilitas-fasilitas dasar lainnya yang berguna untuk kelangsungan hidup pekerja
Kebutuhan akan rasa aman: lingkungan kerja yang bebas dari segala bentuk ancaman, keamanan jabatan/posisi, status kerja yang jelas, keamanan alat yang dipergunakan.
Kebutuhan untuk dicintai dan disayangi: interaksi dengan rekan kerja, kebebasan melakukan aktivitas sosial, kesempatan yang diberikan untuk menjalin hubungan yang akrab dengan orang lain
Kebutuhan untuk dihargai: pemberian penghargaan atau reward, mengakui hasil karya individu
Kebutuhan aktualisasi diri: kesempatan dan kebebasan untuk merealisasikan cita-cita atau harapan individu, kebebasan untuk mengembangkan bakat atau talenta yang dimiliki.
Komunikasi
Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima sehingga informasinya dapat dipahami oleh penerima.
Dalam pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi, terdapat bermacam-macam komunikasi, yaitu:
1. Komunikasi ke bawah (Downward Communication)
Yaitu komunikasi yang disampaikan oleh pimpinan kepada bawahan. Misalnya: instruksi atau petunjuk, uraian kerja / job description, keterangan umum, perintah, teguran atau pujian.
2. Komunikasi ke atas (Upward Communication)
Yaitu komunikasi yang disampaikan bawahan kepada atasan. Misalnya laporan atau keluhan, pendapat, ataupun saran-saran.
3. Komunikasi Horisontal (Horisontal Communication)
Komunikasi ini disampaikan oleh dan untuk para anggota organisasi. Bisa saja dalam bentuk pemeriksaan ulang bersama untuk memperoleh persetujuan.
4. Lateral Comunication
Yaitu komunikasi yang terjadi antara personal dalam satu jenjang manajemen tapi berasal dari departemen yang berbeda. Misalnya manajer pemasaran melakukan komunikasi lateral dengan manajer produksi pada saat mereka merumuskan cara-cara meningkatkan citra produk perusahaan dengan cara memperbaiki mutu dan ciri-ciri produk.
5. Diagonal Communication
Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh personel-personel yang memiliki jenjang manajemen yang berbeda serta berasal dari departemen yang berbeda. Contoh manajer pemasaran dapat melakukan komunikasi dengan personel HRD untuk meminta tambahan karyawan.
Pengawasan atau pengendalian
Adalah proses manajemen dalam memonitor kinerja suatu organisasi untuk menjamin bahwa sasarannya dapat tercapai.
Pengawasan merupakan aktifitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Pada setiap tahap kegiatan perlu dilakukan pengawasan, agar bisa segera dilakukan koreksi bila terjadi penyimpangan.
Langkah-langkah dalam proses pengawasan adalah
1. Menetapkan standar dan metode
Langkah ini untuk mengukur prestasi, misalnya berapa target produksi dan penjualan yang ingin dipakai.
2. Mengukur prestasi kerja
Pelaksanaan ini merupakan proses yang berkesinambungan serta berulang-ulang dan frekuensinya tergantung dari jenis aktifitasnya.
3. Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar
Merupakan tindak lanjut yaitu dengan membandingkan antara langkah pertama dan kedua.
4. Mengambil tindakan koreksi
Tindakan koreksi diperlukan bila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan, misalnya mengadakan beberapa perubahan terhadap aktifitas organisasi atau standard kerja yang ada.
Tipe-tipe Manajer
Walaupun seluruh manajer melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, tetapi tidak seluruh manajer mempunyai tanggung jawab yang sama untuk aktivitas itu. Jadi perlu mengelompokkan manjer sesuai dengan tingkatan dan bidang tanggung jawab.
Tiga tingkatan dasar manajemen adalah manajer puncak, manajer menengah dan manajer lini pertama.
Manajer puncak adalah Manajer yang bertanggung jawab kepada dewan direksi dan pemegang saham atas keseluruhan kinerja dan efektifitas suatu perusahaan. Mereka menetapkan kebijakan umum, merumuskan strategi, menyetujui seluruh keputusan dan mewakili perusahaan dalam menghadapi perusahaan lain dan badan-badan pemerintahan. Contoh: presiden, wakil presiden, CEO, CFO, dll
Manajer Menengah adalah manajer yang bertanggung jawab dalam mengimplementasikan strategi, kebijaksanaan dan keputusan yang dibuat oleh manajer puncak. Contoh manajer pabrik, manajer operasional, manajer divisi, dll.
Manajer Lini Pertama adalah manajer yang bertanggungjawab dalam menyelia pekerjaan karyawan. Contoh manajer toko, manajer proyek, dll.
Bidang-bidang manajemen antara lain:
a. Manajer Sumber Daya Manusia
- Untuk menerima dan melatih karyawan
- Untuk mengevaluasi kinerja
- Menentukan besarnya kompensasi.
b. Manajer Operasi bertanggungjawab pada produksi, inventori dan pengawasan kualitas.
c. Manajer Pemasaran bertanggungjawab menyampaikan produk-produk dari produsen ke konsumen antara lain pengembangan, penetapan harga, promosi, dan distribusi barang dan jasa.
d. Manajer Informasi yang bertugas merancang dan menerapkan sistem untuk menggabungkan, mengorganisasi dan mendistribusikan informasi.
e. Manajer Keuangan untuk merencanakan dan mengawasi fungsi akuntasi dan sumber-sumber keuangannya.
Dasar Ketrampilan Manajemen
Manajer yang efektif harus mengembangkan ketrampilan teknis, hubungan manusia, konseptual, pengambilan keputusan dan manajemen waktu.
a. Ketrampilan Teknis adalah ketrampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas khusus. Contoh; kemampuan akuntan untuk mengaudit laporan perusahaan. Orang mengembangkan ketrampilan teknis melalui kombinasi antara pendidikan dan pengalaman. Ketrampilan teknis banyak berguna bagi manajer lini pertama.
b. Ketrampilan Hubungan Manusia.
Yaitu ketrampilan untuk memahami dan menyesuaikan orang lain serta bekerja sama dengan orang lain. Ketrampilan hubungan manusia paling penting bagi manajer menengah yang sering bertindak sebagai penghubung antara manajer puncak, manajer lini pertama dan manajer bidang-bidang lain di organisasi. Para manjer harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
c. Ketrampilan Konseptual
adalah kemampuan seseorang untuk berpikir pada hal yang abstrak, untuk mendiagnosa dan menganalisa situasi yang berbeda dan melihat situasi di masa mendatang.
Ketrampilan konseptual membantu para manajer untuk
- mengetahui peluang dan ancaman pasar yang baru
- membantu menganalisa kemungkinan hasil dari keputusan mereka
Para manajer puncak paling banyak bergantung pada ketrampilan konseptual sedangkan manajer lini pertama paling sedikit menggunakannya.
d. Ketrampilan Pembuatan Keputusan
adalah ketrampilan dalam menentukan masalah dan memilih tindakan yang terbaik.
Langkah-langkah dasar dalam pengambilan keputusan:
1. Menetapkan masalah, mengumpulkan fakta-fakta dan mengidentifikasi alternatif penyelesaian.
2. Mengevaluasi masing-masing alternatif dan menyeleksi alternatif yang terbaik.
3. Mengimplementasikan alternatif yang dipilih, meninjaunya secara periodik dan mengevaluasi efektifitas pilihan tersebut.
e. Ketrampilan Pengelolaan waktu
adalah ketrampilan yang berkaitan dengan produktifitas atas waktu yang dimiliki seseorang.
Untuk mengelola waktu secara efektif, para manajer harus memperhatikan empat penyebab utama pemborosan waktu yaitu:
• Administrasi, beberapa manajer menggunakan terlalu banyak waktu untuk memutuskan apa yang harus dilakukan terkait dengan surat atau laporan.
• Telepon, diperlukan seketaris untuk menyaring telepon masuk dan menentukan waktu tertentu untuk membalas telepon masuk yang penting.
• Rapat, untuk membantu produktifitas waktu, maka orang yang memimpin rapat harus merincikan agenda yang jelas, mulai tepat waktu, menjaga setiap orang terfokus pada agenda tersebut dan mengakhiri tepat waktu.
f. Manajemen Global
Sekarang ini manajer dituntut untuk melengkapi diri dengan alat-alat, teknik dan ketrampilan khusus yang diperlukan untuk bersaing di lingkungan global. Mereka perlu membangun wawasan terhadap pasar asing, perbedaan budaya, serta motif dan praktek persaingan dari luar negeri.
g. Ketrampilan Manajemen dan Teknologi
Teknologi mengubah para manajer berinteraksi dalam membentuk struktur korporasi. Sistem jaringan komputer, email, telekonferensi dan bentuk-bentuk komunikasi lainnya akan meniadakan waktu, jarak dan batasan korporasi (misalnya departemen dan divisi) tidak dapat lagi menghalangi orang-orang untuk bekerja lebih dekat satu dengan yang lainnya. Akibatnya birokrasi menjadi berkurang, sementara perencanaan, pengambilan keputusan, dll dapat mengambil manfaat dari pembentukan grup dan kelompok kerja.
